Kassasysteem horeca – eisen voor administratie

Dit artikel is voor alle ondernemers die gebruik maken van een kassasysteem, of van plan zijn een kassa aan te schaffen. Als u een kassasysteem gebruikt, moet u zich realiseren dat dit een onderdeel is van uw administratie en dat u deze volgens wettelijke bepalingen moet inrichten en bewaren. Als u deze verplichtingen niet nakomt, kunnen er problemen ontstaan, bijvoorbeeld wanneer u een belastingcontrole krijgt.

Kassasysteem in uw bedrijf

Een kassa registreert uw verkopen en zorgt voor een aankoopbewijs voor uw klanten. Kassasystemen krijgen steeds meer functies die u goed kunt gebruiken in uw bedrijfsvoering. Bijvoorbeeld bij uw voorraad- en inkoopadministratie, voor uw klantinformatie en voor controle als u werkt met personeel. Als u goed nadenkt over welke kassa geschikt is voor uw bedrijf, kunt u een goede basis leggen voor uw bedrijfsvoering. Een kassa die voldoet aan de wettelijke eisen zorgt voor meer zekerheid en voor minder gedoe bij een controle van de Belastingdienst.

Keurmerk kassasysteem

Leveranciers van kassasystemen hebben een keurmerk ontwikkeld ‘Het betrouwbare afrekensysteem’. Sinds januari 2013 brengen verschillende leveranciers kassasystemen met dit keurmerk op de markt. Dit keurmerk garandeert dat de transacties goed worden vastgelegd en bewaard. Zo’n kassasysteem bevordert het vertrouwen van uw bank, uw adviseur en de Belastingdienst in uw verkoopgegevens. In het toezicht van de Belastingdienst kan dit tijdwinst opleveren.

Eisen aan uw administratie

Als ondernemer hebt u te maken met vastgestelde fiscale regelgeving. In de wet AWR art52 lid1 staat:

“Administratieplichtigen zijn gehouden van hun vermogenstoestand en van alles betreffende hun bedrijf, naar de eisen van dat bedrijf, op zodanige wijze een administratie te voeren en de daarbij behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren, dat te allen tijde hun rechten en verplichtingen alsmede de voor de heffing van belasting overigens van belang zijnde gegevens hieruit duidelijk blijken.”

De bewaartermijn voor uw administratie is zeven jaar, binnen deze periode kan de Belastingdienst uw administratie nog controleren.

U bent vrij om te kiezen hoe u uw administratie inricht, maar de wet heeft wel grenzen gesteld. De aard en omvang van uw bedrijf zijn medebepalend voor de inrichting van uw administratie. Hoe complexer en omvangrijker uw bedrijf is, hoe hoger de eisen aan de inrichting van uw administratie worden.
De gegevens die uw kassasysteem vastlegt, maken deel uit van uw administratie. Dit betekent dat de fiscale eisen die de Belastingdienst aan een administratie stellen, ook van toepassing zijn op uw kassasysteem. Kasverkeer vraagt daarom om een betrouwbare kasadministratie en een daarbij passend kassasysteem. U administreert op een manier waaruit altijd uw fiscale rechten en verplichtingen blijken. Dit is ook voor uw eigen bedrijfsvoering van belang.

Eisen kassasysteem

Als u een keurmerkkassa hebt, mag u er van uitgaan dat uw administratie op onderstaande punten aan de eisen voldoet:
• U bewaart uw transactiegegevens. U moet alle transacties bewaren. Hiervoor is in kassa’s een elektronisch journaal aanwezig die alle handelingen vastlegt. Een (papieren) controlerol geeft geen goed toegankelijke informatie voor de controle en past daarom vaak niet bij een onderneming van middelgrote omvang.
• U kunt de transactiegegevens (re)produceren. Als de gegevens digitaal zijn vastgelegd, bewaart u deze ook digitaal en kunt u deze gegevens binnen redelijke termijn (re)produceren. Als het geheugen van een kassa niet groot genoeg is om alle gegevens te bewaren, maakt u regelmatig een back-up op een ander medium.
• Uw transactiegegevens zijn controleerbaar. De registratie van een transactie inclusief de gegevens die daarbij horen, zoals tijdstip en nummering, zijn binnen uw administratie te volgen. Deze gegevens vallen onder het begrip audittrail (controlespoor). Zo maakt u bijvoorbeeld gebruik van een doorlopende nummering, dus alle transacties staan in een
on onderbroken volgorde. Met een doorlopende nummering kan worden vastgesteld of er een transactie ontbreekt en kunnen transacties gemakkelijk worden teruggevonden. Bijzondere registraties legt u vast en worden bewaard. Voorbeelden hiervan zijn: het corrigeren van al geregistreerde transacties, het opleiden van personeel (‘trainingsstand’), de ‘geldlade open zonder verkopen’ en het inloggen van personeel.
• U geeft inzicht in de instellingen van uw kassasysteem. De leverancier stelt een kassa bij aflevering meestal zo in, dat deze voldoet aan de (informatie)behoefte van de ondernemer. Bij een belastingcontrole geeft u inzicht in de toegepaste instellingen. Als u later de instellingen verandert, dan bewaart u deze wijzigingen ook. Dit geldt onder meer voor wijzigingen van prijzen en het btw-percentage.
• U beveiligt de transactiegegevens. Met de juiste beveiliging zorgt een goed kassasysteem ervoor dat gegevens achteraf niet verloren gaan of te manipuleren zijn. Bij twijfel adviseren wij u contact op te nemen met uw leverancier
van het kassasysteem.
• U kunt gegevens aanleveren bij controle. De transactiegegevens kunt u in een leesbaar formaat, op afroep
en binnen een redelijke termijn aan ons ter beschikking stellen.

bron: De Belastingdienst (PDF)

De CijferWijzer

Ontvang onze wekelijkse nieuwsbrief met het laatste nieuws
op het gebied van ondernemen, financiële zaken en administratie.

Something went wrong. Please check your entries and try again.