Je bent starter. De financiële positie van je onderneming kennen, is belangrijk. Een goede administratie geeft je daarbij doorlopend inzicht. Het is daarnaast een middel om je onderneming te sturen. Stijgen je inkomsten of juist de uitgaven? Welke klanten hebben nog niet betaald? Je bent bovendien ook wettelijk verplicht een bedrijfsadministratie bij te houden en te bewaren. Dit is boekhouden voor starters.

Eisen voor je administratie

De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie en boekhouding. Deze zaken moet je in je administratie opnemen:

• facturen: ontvangen facturen en kopieën van uitgaande facturen (voorbeeld bekijken)
• transactieoverzichten
• kasadministratie
• contracten en correspondentie met opdrachtgevers en leveranciers
• urenadministratie
• reisadministratie voor auto en/of openbaar vervoer
• belastingen, zowel btw als inkomstenbelasting
• modelovereenkomst (voorheen VAR)
• bedrijfscorrespondentie zoals brieven, e-mails, offertes (voorbeeld bekijken), contracten, brochures en faxberichten

Bewaar administratie 7 tot 10 jaar

De bewaartermijn voor gegevens over onroerende zaken en rechten op onroerende zaken is minimaal 10 jaar. De basisgegevens van je administratie moet je minimaal 7 jaar bewaren. Deze basisgegevens zijn in ieder geval:

• debiteuren- en crediteurenadministratie
• in- en verkoopadministratie
• grootboek
• voorraadadministratie
• loonadministratie

Bewaar je de gegevens digitaal? Zorg er in dat geval voor dat je tijdens de bewaartermijn bij alle gebruikte programma’s en opgeslagen informatie kunt. Dat betekent ook dat je toegang moet houden tot (mogelijk betaalde) programma’s die je op dit moment niet meer gebruikt. Houd daar rekening mee.

Afspraken met de Belastingdienst

Met de Belastingdienst kun je afspraken maken over de manier waarop je de gegevens van je administratie bewaart. Bewaren kan in de vorm van een digitale boekhouding of op papier. Bekijk hoeveel details je moet bewaren. Bewaar je bijvoorbeeld wel of geen dagstaten of telstroken van de kassa? De Belastingdienst legt jullie afspraken schriftelijk vast.

Boekhouden voor starters: zelf doen of uitbesteden?

Je kunt je financiële administratie zelf doen of uitbesteden. Uitbesteden van je boekhouding kan aan een boekhouder of accountant. Deze financiële specialisten helpen met het opzetten van je administratie. Ze geven ook advies en zijn op de hoogte van verschillende fiscale voordelen. Een goede boekhouder of accountant betaalt zichzelf vaak terug in bijvoorbeeld belastingvoordelen of besparingen. Bekijk de video ‘Een goede boekhouder is cruciaal’.

Tips 

• Laat je de boekhouding doen? Let op de prijs, kwaliteit en de service die een boekhouder of accountant moet leveren.
• Vraag meerdere offertes op, geef je verwachtingen aan en maak heldere afspraken.
• Kijk aan het eind van elke periode wat de uitbesteding heeft opgeleverd aan bijvoorbeeld belastingvoordeel of besparingen. Tel hierbij ook de uren mee die je anders zelf aan administratie en boekhouden had moeten besteden. Want tijd is ook geld.
• Ga je zelf de boekhouding doen? Overweeg dan een digitale boekhouding en het gebruik van een (online) boekhoudpakket.

Handboek Ondernemen

Gebruik het gratis ‘Handboek Ondernemen’ van de Belastingdienst. Het maakt je wegwijs in je fiscale rechten en plichten. Het legt bijvoorbeeld tot in detail uit welke eisen de Belastingdienst aan de administratie van je bedrijf stelt.

Bron: Kamer van Koophandel (KvK)