Loonheffingen 2026 raken iedere mkb-ondernemer met personeel. Niet pas volgend jaar, maar nu. Wat je in december vastlegt aan contracten, vergoedingen en payrollinstellingen bepaalt of je 2026 start met rust of met herstelwerk.
De Belastingdienst publiceerde de Nieuwsbrief Loonheffingen 2026. Daarin staan wijzigingen die per 1 januari direct doorwerken in je loonadministratie. Denk aan vergoedingen die anders worden beoordeeld, regelingen die strakker worden toegepast en voordelen die alleen gelden als timing en vastlegging kloppen.
Voor jou betekent dit drie dingen. Eén: vaste afspraken worden sneller belast loon als de onderbouwing niet klopt. Twee: loonkostenvoordelen vragen meer discipline in aanvraag en dossiervorming. Drie: internationale en flexibele afspraken staan nadrukkelijker onder toezicht.
Voor dga’s komt daar nog iets bij. Veel afspraken lopen via jou, soms informeel. Juist dan wil je vooraf zeker weten dat wat logisch voelt, administratief ook standhoudt.
Inhoudsopgave
Wat er speelt bij loonheffingen 2026
De Nieuwsbrief Loonheffingen 2026 is het startpunt voor het nieuwe loonjaar. Het document wordt later nog aangevuld, maar de richting is duidelijk. De Belastingdienst scherpt regels aan en legt accenten op onderdelen die in de praktijk vaak fout gaan.
Het gaat onder meer om wijzigingen rond de RVU-regeling, de fietsregeling, extraterritoriale kosten en loonkostenvoordelen. Dat zijn geen details. Het zijn precies de plekken waar afspraken, payroll en administratie uit elkaar kunnen lopen.
Dat gebeurt zelden bewust. Meestal ontstaan fouten omdat personeelsafspraken logisch voelen, maar administratief anders moeten worden vastgelegd.
Loonkosten blijven bewegen
Tegelijkertijd blijft de loonsom onder druk staan. Cao-lonen zijn in 2025 opnieuw gestegen en ook het minimumloon gaat per 1 januari 2026 omhoog.
Die beweging werkt door in salarisschalen, toeslagen en onderhandelingen. Ook als je boven het minimum betaalt. Voor veel mkb-ondernemers betekent dit dat loonkosten structureel een grotere rol spelen in de marge.
Waarom dit belangrijk is voor mkb-ondernemers
Afspraken worden cijfers
In het mkb worden personeelsafspraken vaak pragmatisch gemaakt. Snel schakelen, maatwerk leveren, vertrouwen op de relatie.
Maar elke afspraak eindigt uiteindelijk als een cijfer in de loonadministratie. En dat cijfer moet kloppen volgens de regels van de loonheffingen. Als HR-afspraken niet goed zijn vertaald naar payroll, ontstaat er risico. Dat zie je meestal niet direct, maar wel bij een correctie of controle.
Loonkostenvoordelen vragen timing
Regelingen zoals het loonkostenvoordeel laten zien hoe belangrijk timing is. Instroomdatum, doelgroep en aanvraagmoment moeten precies kloppen. Een kleine afwijking kan betekenen dat het voordeel vervalt, terwijl je er wel op rekende.
Internationale medewerkers vragen onderbouwing
Bij extraterritoriale kosten en expatafspraken kijkt de Belastingdienst nadrukkelijk naar de onderbouwing. Niet alleen wat je vergoedt, maar waarom je dat doet en hoe dit is vastgelegd.
Zonder goed dossier moet je achteraf reconstrueren. Dat kost tijd, leidt tot discussie en zorgt zelden voor een beter resultaat.
Wat je nu kunt doen
Maak het concreet. Dit zijn stappen die je als ondernemer deze maand al kunt zetten.
Begin met een overzicht van alle personeelsafspraken die doorlopen naar 2026. Pak arbeidscontracten, vaste vergoedingen en aanvullende afspraken erbij en leg ze naast de payrollinstellingen. Klopt wat is afgesproken ook met wat wordt verloond?
Kijk daarna specifiek naar vaste vergoedingen. Vraag jezelf per vergoeding af waarom deze wordt uitgekeerd en waar de onderbouwing ligt. Is die nog actueel, of gebaseerd op aannames van een paar jaar geleden?
Bepaal vervolgens wie binnen je organisatie verantwoordelijk is voor wijzigingen. Niet alleen voor het afspreken ervan, maar ook voor de verwerking. Eén eigenaar voorkomt dat HR, payroll en administratie langs elkaar heen werken.
Sluit af met een korte check op regelingen en voordelen die in 2026 wijzigen. Welke medewerkers vallen hieronder en wat betekent dat financieel? Dan weet je vooraf waar bijsturen nodig is, in plaats van achteraf corrigeren.
Zo start je 2026 met rust in je loonadministratie
Wij kijken niet alleen naar de loonstrook, maar juist naar de afspraken erachter. Daar ontstaat het verschil tussen een soepele verwerking en herstelwerk achteraf.
Samen met JiglerHR zorgen we dat HR-afspraken en administratie direct op elkaar aansluiten. JiglerHR borgt contracten, personeelsdossiers en HR-afspraken. Wij vertalen die afspraken naar correcte loonheffingen en een sluitende administratie.
De Nieuwsbrief Loonheffingen 2026 is geen document om te bewaren voor later. Het is een signaal om nu te controleren of alles nog klopt. Wie dit in december goed regelt, start 2026 met rust. En met cijfers die doen wat ze moeten doen.