Als je omzet daalt heb je minder geld beschikbaar voor je bedrijf. Een dalende omzet kan allerlei oorzaken hebben. Bijvoorbeeld inflatie, gebrek aan personeel of minder business door de coronacrisis. Je kunt geld lenen en hiermee goederen en diensten betalen. Of je bedenkt een creatievere oplossing. Zoals zakelijk ruilen, waardoor je geen geld uitgeeft. Welke afspraken je hierbij maakt en hoe het werkt met belasting lees je in dit artikel.

Zakelijk ruilen kan voor jou een interessante optie zijn. Leg dan wel de afspraken vast in een contract, zorg dat beide partijen een goed gevoel hebben over de waarde van de ruil en zorg dat je de factuur met btw goed regelt. Je houdt cash in je bedrijf, gaat nieuwe samenwerkingen aan en kunt verder met ondernemen.

Wat houdt ruilen in?

Zakelijk ruilen betekent het leveren van producten of diensten met gesloten beurs. Dus zonder dat jij of je ruilpartner geld betaalt. De waarde van de diensten of producten bepaal je in onderling overleg en is gelijk aan elkaar.

Voorbeelden van ruilhandel

Als je door de coronacrisis minder geld beschikbaar hebt, biedt zakelijk ruilen kansen. Wat kun je allemaal zakelijk ruilen? Hier een aantal voorbeelden:

• Een influencer laat producten zien via YouTube, Instagram of een ander social media kanaal en ontvangt in ruil daarvoor producten.
• Een hotel betaalt de voedsel- of drankleveranciers in hotelovernachtingen of vergaderarrangementen.
• Een tekstschrijver maakt een tekst voor een websitebouwer en de websitebouwer maakt een website voor de tekstschrijver.
• Een stukadoor doet een klus voor een garagebedrijf en het garagebedrijf verzorgt het onderhoud van zijn bestelbus.
• Een blogger mag van een wellness-arrangement of driegangendiner gebruikmaken en beschrijft in ruil daarvoor zijn ervaring op zijn blog.
• Een sportwinkel levert via sponsoring kleding aan de plaatselijke voetbalclub. In ruil daarvoor zet de club de naam van het bedrijf op de kleding en zorgen voor een reclamebord langs het veld.

Voordelen

Bij zakelijk ruilen is er geen financiële transactie, omdat je geen geld overmaakt. Je houdt geld op je bankrekening zodat je geld bespaart. Daarmee kun je in je bedrijf investeren of kosten betalen. Ook groeit je netwerk als je ruilhandel toepast. Je gaat samenwerkingen aan met bekende en nieuwe partners.

Nadelen

Ruilhandel kost geen geld, maar je ontvangt ook geen geld voor je diensten of goederen. Daarnaast moet je de waarde en kwaliteit van de tegenprestatie van tevoren inschatten. Bij iemand die je nog niet goed kent, kan dat lastig zijn. Bij ondernemers met wie je al samenwerkt, weet je wat je kunt verwachten. En je moet rekening houden met de administratieve verplichtingen bij zakelijk ruilen, zoals een contract, een factuur en het verwerken in je administratie.

Zakelijk ruilen in stappen

Ga je ruilen? Dan moet je de volgende stappen doorlopen: waarde bepalen, afspraken vastleggen, (internationale) btw bepalen en een factuur sturen. Dan accepteert de Belastingdienst dat je de waarde van de facturen tegen elkaar wegstreept.

Waarde bepalen

Bij een zakelijke ruil moet je samen de economische waarde van de ruil in euro’s bepalen. De economische waarde is het bedrag waarbij zowel de koper als de verkoper een goed gevoel heeft. Als basis voor de waarde van de goederen of diensten geldt de verkoopprijs. De waarde van de producten of diensten die je ruilt, moet aan elkaar gelijk zijn. Zie het als een normale zakelijke transactie, dus stuur een offerte en algemene voorwaarden.

Afspraken vastleggen

Leg de afspraken vast in een contract, of in ieder geval per e-mail. Hiermee voorkom je problemen. Deze gegevens leg je vast:

• De bedrijfsgegevens van beide partijen, datum en handtekening.
• Een beschrijving van de te ruilen goederen of diensten.
• De waarde van de goederen of diensten. Basis voor de overeengekomen ruilwaarde is de verkoopprijs.
• De periode waarin de goederen of diensten worden geleverd.
• De afspraak om de geleverde goederen of diensten op tijd te factureren door beide partijen.

Btw of omzetbelasting

Bij zakelijk ruilen gaat er geen geld heen en weer. Er wordt wel btw in rekening gebracht. Deze btw neem je mee in je btw-aangifte. De btw bereken je over de waarde van het ontvangen product of de ontvangen dienst. De waarde is gelijk aan de waarde van het product of de dienst die jij aanbiedt bij de ruil. Je berekent de btw als volgt:

• Bepaal de waarde van het geruilde product of de dienst.
• Bepaal welk tarief hiervoor geldt: 0%, 9%, 21% of een vrijstelling.
• Reken het btw-bedrag uit.

Btw bij internationaal zakendoen

Als je samenwerkt met bedrijven in het buitenland, heb je te maken met internationale btw-regels.

• Bij levering van goederen aan een ondernemer in een ander land binnen de Europese Unie geldt het btw-tarief van 0%. Je ruilpartner berekent de btw volgens het tarief dat in zijn land geldt en betaalt daar ook de btw.
• Bij levering van de meeste diensten aan ondernemers binnen de EU, geldt dat je een factuur zonder btw stuurt waarop je noteert: ‘btw verlegd’. De ondernemer aan wie je levert, betaalt btw in zijn land.
• Bij levering van producten buiten de EU is de basisregel dat je 0% btw in rekening brengt.
• Bij levering van diensten aan afnemers buiten de EU bepaal je met een hulpmiddel van de Belastingdienst of de dienst in Nederland of in het andere land belast is.

Factuur sturen

Je stuurt elkaar een factuur voor de geleverde goederen of diensten met het normale btw-tarief. De verzonden factuur verwerk je in je administratie bij inkomsten en de factuur die je van je ruilpartner ontvangt bij uitgaven. Omdat je de factuur die je voor de ruil ontvangt mag wegstrepen tegen de kosten, is het resultaat neutraal.

Zakenpartners vinden

Zakenpartners met wie je al jaren goed samenwerkt zijn potentiële ruilpartners. Je weet wat je aan elkaar hebt en welke kwaliteit je kunt verwachten. Je kunt ook nieuwe contacten zoeken en daarmee je zakelijke netwerk uitbreiden.

Sinds 2002 brengt Tradexchange ondernemers met elkaar in contact voor ruilhandel. Enkele andere voorbeelden van ruilplatforms zijn Croqqer: een buur-tot-buur klusplatform met de keuze uit ruilen, betalen of als vrijwilliger klussen doen. Hulc: een marktplaats voor bloggers. Sitedeals: een platform voor webprofessionals en Linkpizza: verbinder van adverteerders met influencers.

Deeleconomie versus zakelijke ruilhandel

Zakelijk ruilen werkt net even anders dan deeleconomieplatforms. Bij zakelijk ruilen betaal je geen geld voor producten of diensten, maar je krijgt wel een product of dienst geleverd. In de deeleconomie gaat het om gebruik in plaats van bezit. Je kunt soms ‘betalen’ met een tegenprestatie. Maar het is gebruikelijker dat je betaalt met geld als je een platform gebruikt. Als je bijvoorbeeld een elektrische scooter, een auto of een camper via een deelplatform regelt, betaal je daar een bedrag voor. Op deeleconomie in Nederland vind je meer dan 150 ruil- en deelplatforms.

Bron: Kamer van Koophandel (KvK)