Je hoort de term UBL-facturen steeds vaker vanuit je boekhoudpakket of een klant die erom vroeg. Maar wat is het En hoe zorgt een ander bestandsformaat ervoor dat er minder fouten worden gemaakt en je sneller betaald krijgt? Dat en meer vind je hieronder.

Wat is een UBL-factuur?

Een UBL-factuur is een factuur die opgemaakt is in Universal Business Language. Een UBL-factuur is een XML-bestand (.xml) met een speciaal bestandsformaat voor elektronisch factureren. 

Verstuur je met je boekhoudpakket je factuur, dan kun je die als pdf- en UBL-bestand versturen. Je klant leest de pdf, het boekhoudprogramma leest het UBL. Dat programma kan die UBL-factuur dan automatisch inboeken, waardoor je sneller betaald krijgt. 

Hoe werkt UBL-factureren?

In de UBL-factuur heeft alle factuurinformatie een vaste plek. Aan deze informatie wordt automatisch een stukje code gehangen. Boekhoudprogramma’s kunnen die code lezen, de factuurgegevens herkennen en zo automatisch op de juiste manier inboeken in de administratie. 

Dit geldt voor facturen die jij verzendt, maar ook voor facturen die je ontvangt. Handmatig inboeken hoeft niet meer, waardoor de verwerkingstijd veel korter is. Je kunt zelf UBL-facturen versturen met je boekhoudprogramma. Vaak moet je dit aanzetten in de instellingen. 

Voordelen UBL-facturen

Door deze vorm van factureren kunnen boekhoudprogramma’s automatisch gegevens verwerken, zonder dat daar menselijk handelen tussen zit. Dit zorgt er niet alleen voor dat er minder menselijke fouten worden gemaakt in je administratie, maar heeft ook andere voordelen:

• Sneller betaald. Grootste voordeel: facturen worden sneller betaald, omdat de factuur sneller ingeboekt is. 
• Efficiënter. Je haalt een stap weg uit het facturatieproces, waardoor je minder tijd kwijt bent aan facturen verwerken. 
• Nauwkeuriger. Factuurdata wordt door boekhoudprogramma’s automatisch herkend en verwerkt. Geen kans op tikfouten bij het overtikken van bedragen of invoeren van rekeningnummers. 

Peppol en UBL-facturen

Werk je veel samen met de overheid of ben je internationaal ondernemer? Dan loont het om te kijken naar PEPPOL (Pan-European PUBLic Procurement On-Line). Dit is een AVG-proof, streng beveiligd netwerk in de Europese Unie. Je kunt je boekhoudprogramma hierop aansluiten, zodat je internationaal UBL-facturen kunt uitwisselen. 

Voor je toegang krijgt tot PEPPOL moet je een strenge controle ondergaan. Maar zodra jij en je klant allebei in PEPPOL staan, dan kun je ook internationale UBL-facturen versturen die automatisch in het boekhoudprogramma worden verwerkt. Facturen kwijtraken kan niet meer en ook heb je geen last meer van spookfacturen. Werk je veel met de overheid? E-facturen vanuit PEPPOL moeten geaccepteerd worden door de overheid. 

UBL factureren ontvangen

Wil je zelf werken met met UBL-facturen? Dan heb je een boekhoudprogramma nodig. Moet je nog een boekhoudprogramma kiezen? Kies er dan een met UBL-ready-functie. Dan werkt het programma met de UBL-standaard, waardoor het niet alleen .xml bestanden kan versturen, maar ook herkennen. Zo ben je zelf dus ook minder tijd kwijt met het verwerken van inkooporders, facturen en herinneringen.

Bron: MKB servicedesk