Verkoop jij als webshop aan consumenten in andere EU-landen? Dan heb je sinds 2021 te maken met de One Stop Shop-regeling (OSS). Klinkt als een handige oplossing – en dat is het ook. Maar alleen als je écht weet hoe het werkt. Want de OSS-regeling verandert hoe je btw berekent, rapporteert én afdraagt. En daar kun je flink de mist mee ingaan als je niet oppast. In dit artikel leggen we uit hoe de OSS-regeling werkt, wanneer het voor jou relevant wordt, wat de voordelen zijn én waar het vaak misgaat. Inclusief concrete tips en fictieve praktijkvoorbeelden. Zodat jij weet waar je op moet letten en hoe je met je webshop zonder zorgen EU-breed kunt blijven groeien.
Inhoud
In het kort: wat moet je weten over OSS?
Verkoop je meer dan €10.000 per jaar aan consumenten in andere EU-landen? Dan moet je het btw-tarief van het land van de klant hanteren. Via de One Stop Shop-regeling hoef je daarvoor niet in elk land btw-aangifte te doen, maar kun je alles centraal regelen bij de Nederlandse Belastingdienst. Je doet één kwartaal-aangifte voor al je EU-verkopen via het e-commerce portaal van Mijn Belastingdienst Zakelijk. De fiscus verdeelt de btw vervolgens over de juiste landen. Voorwaarde is wel dat je je op tijd registreert én je webshop en administratie goed inricht. Doe je dat niet, dan kun je voor verrassingen komen te staan – van naheffingen tot boetes.
Wat is de One Stop Shop-regeling precies?
De OSS-regeling is bedoeld voor ondernemers die verkopen aan consumenten in andere EU-landen. Tot 2021 had elk EU-land een eigen omzetdrempel voor afstandsverkopen, wat voor een wirwar aan regels zorgde. Nu is er één gezamenlijke grens: €10.000 per jaar voor je totale EU-consumentenomzet.
Ga je daaroverheen? Dan ben je verplicht om het btw-tarief te hanteren van het EU-land waar je klant woont. Verkoop je dus aan een Duitse consument, dan reken je 19% Duitse btw. Aan een klant in Oostenrijk? Dan 20%. Die buitenlandse btw neem je op in je verkoopprijs en je administratie. Aan het einde van elk kwartaal geef je via de OSS-regeling in één keer al deze btw op bij de Nederlandse Belastingdienst. Die zorgt ervoor dat het juiste bedrag bij de juiste EU-lidstaat terechtkomt.
Je hoeft dus geen aparte btw-aangifte te doen in elk afzonderlijk land, geen lokale btw-nummers aan te vragen, en geen ingewikkelde spreadsheets bij te houden per land. Eén digitaal loket voor je EU-btw, minder administratie en minder kopzorgen.
Voor wie is OSS bedoeld?
De OSS Unieregeling is vooral bedoeld voor ondernemers die vanuit Nederland goederen verkopen aan consumenten in andere EU-landen zonder btw-nummer. Denk aan webshops met fysieke producten, maar ook aan aanbieders van digitale diensten zoals e-books, online trainingen of streamingdiensten.
Zit je met je jaarlijkse EU-omzet onder de €10.000? Dan mag je Nederlandse btw blijven gebruiken. Kom je erboven? Dan moet je per bestelling het btw-tarief rekenen van het land van je klant en die via OSS afdragen. Deze regeling is dus vooral interessant (en relevant) voor groeiende webshops die willen uitbreiden over de grens zonder direct verstrikt te raken in lokale aangiftes en regels.
De voordelen van de One Stop Shop-regeling
Met de OSS-regeling haal je een hoop complexiteit uit je internationale verkoopproces. De belangrijkste voordelen op een rij:
- Eén centrale aangifte: je hoeft niet meer per land btw-aangifte te doen, maar regelt alles in één keer via de Nederlandse Belastingdienst
- Tijdswinst: minder administratief gedoe, geen gedoe met buitenlandse registraties of formulieren
- Groei zonder barrières: makkelijker en sneller uitbreiden naar andere EU-landen
- Flexibiliteit: OSS is vrijwillig. Je kiest zelf of je OSS gebruikt of liever lokaal btw-aangifte doet, afhankelijk van je strategie
Maar let op: hier gaat het vaak mis
De OSS-regeling is handig, maar niet zonder risico. Veel ondernemers vergissen zich in:
- De €10.000-drempel: die geldt EU-breed, niet per land
- Het toepassen van juiste btw-tarieven per land (die verschillen nogal)
- Een webshop die geen buitenlandse btw-prijzen toont
- Te late registratie of aangifte (met boetes als gevolg)
- Verwarring met de KOR: De Kleineondernemersregeling (KOR) die je in Nederland kent, geldt niet automatisch in andere EU-landen.
- Verkoop via dropshipping of buitenlandse voorraad: bij dropshipping gelden andere btw-regels en kun je géén gebruik maken van de OSS-regeling
Over de EU-KOR
Gebruik je de OSS-regeling, dan moet je gewoon btw rekenen en afdragen voor je buitenlandse verkopen, ook als je in Nederland onder de KOR valt. Dit misverstand zorgt regelmatig voor naheffingen. Houd er ook rekening mee dat vanaf 2025 een EU-brede KOR wordt ingevoerd – die biedt in sommige landen wél vrijstelling, maar werkt anders dan de Nederlandse variant. Laat je dus goed informeren als je hier gebruik van wilt maken.
Voorbeelden uit de praktijk
- Een kleine webshop voor handgemaakte tassen verkocht in één jaar voor €12.000 aan klanten in Duitsland en België. De ondernemer dacht dat hij pas actie hoefde te ondernemen ná het jaar, maar had direct bij overschrijding van de €10.000 de Duitse btw moeten berekenen. Resultaat: naheffing en administratief gedoe.
- Een cosmeticawinkel gebruikte hetzelfde btw-tarief (21%) voor alle EU-klanten, ook voor bestellingen naar Frankrijk en Italië. Bij controle bleek dat ze jarenlang het verkeerde tarief toepasten. Het corrigeren daarvan kostte flink wat tijd en geld.
- Een dropshipper die leverde aan consumenten in Spanje gebruikte onterecht de OSS-regeling. Omdat de goederen direct vanuit het buitenland kwamen, mocht dit niet. Gevolg: correcties, btw-registratie in Spanje en extra administratieve lasten.
Wat verandert er voor je administratie?
- Extra OSS-aangifte per kwartaal: je doet voortaan elk kwartaal een aparte btw-aangifte voor je EU-verkopen via het e-commerce platform van Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Registratie via Mijn Belastingdienst Zakelijk: om OSS te gebruiken moet je je registreren, waarvoor je eHerkenning (niveau 3) nodig hebt.
- Facturatie volgens Nederlandse eisen, maar met buitenlandse btw: je facturen blijven voldoen aan de Nederlandse eisen, maar je vermeldt wel het btw-tarief van het land van je klant. Dus bijvoorbeeld 19% voor Duitsland of 20% voor Oostenrijk. Deze buitenlandse btw geef je op in de OSS-aangifte, waarna de Nederlandse Belastingdienst de bedragen doorstuurt naar de juiste landen. Zo hoef je niet zelf per land btw af te dragen.
- Bewaarplicht van 10 jaar voor je OSS-verkopen: je moet je verkoopgegevens per EU-land bewaren, inclusief ordergegevens, facturen en verzendbewijzen. Let op: dit is langer dan de standaard 7 jaar voor Nederlandse btw.
Zorg dat je boekhouding goed is ingericht en je webshop automatisch de juiste btw-tarieven per land toepast. Veel boekhoudprogramma’s bieden inmiddels OSS-ondersteuning, maar dit moet vaak wel eerst correct worden ingesteld. CijferAdvies kan je helpen bij het inrichten van je administratie, het controleren van je webshopinstellingen en het klaarzetten van je OSS-aangiftes. Ook ondersteunen we bij de juiste factuurvermelding, 10-jaar archivering én zorgen we dat jouw verkoopproces vlekkeloos blijft draaien – zelfs over de grens. Zo voorkom je fouten, boetes én onnodige stress.
Stappenplan: starten met OSS in 5 stappen
- Check je EU-omzet: Bereken of je boven de €10.000 grens zit of komt.
- Registreer je op tijd: Aanmelden voor OSS kan via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
- Pas je webshop aan: Zorg dat btw-tarieven per land correct worden weergegeven.
- Houd je administratie bij: Splits omzet en btw per land en per kwartaal.
- Dien je OSS-aangifte op tijd in: Laat dit eventueel door je boekhouder of CijferAdvies regelen.
Fiscale en strategische keuzes
De OSS-regeling dwingt je om na te denken over:
- Prijsstrategie per land (gelijk houden of differentiëren?)
- Lokale registratie versus OSS (bijv. bij buitenlandse magazijnen)
- Gebruik van de nieuwe EU-KOR (vanaf 2025)
- Gebruik van platforms als Amazon of Bol.com
En hoe zit het buiten de EU?
De One Stop Shop-regeling geldt uitsluitend voor verkopen binnen de EU. Verkoop je goederen aan klanten buiten de EU – bijvoorbeeld naar de VS of Zwitserland – dan zijn er andere btw-regels van toepassing. In de meeste gevallen mag je bij export 0% Nederlandse btw rekenen, mits je kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk de EU verlaten. Maar let op: jouw klant betaalt bij aankomst vaak wél invoer-btw, douanerechten en inklaringskosten in het eigen land. Dit kan leiden tot onverwachte kosten en vertragingen, dus het is verstandig om dit vooraf goed te communiceren.
Verkoop buiten de EU vereist een andere aanpak en vraagt ook andere expertise, bijvoorbeeld op het gebied van exportdocumentatie, leveringsvoorwaarden (Incoterms), en btw-correcte facturatie. CijferAdvies helpt je graag bij het opzetten van een waterdichte exportadministratie, zodat je aan alle regels voldoet én je klant weet waar hij aan toe is.
Zo helpt CijferAdvies
Bij CijferAdvies helpen we je om grip te houden op je btw-verplichtingen. Wij:
- Monitoren of je de €10.000 grens nadert
- Regelen je OSS-registratie
- Doen de OSS-aangiftes voor je
- Helpen je webshop en administratie inrichten
- Beantwoorden vragen en lossen problemen op
- Verwerken alles in een overzichtelijk dashboard zodat jij altijd inzicht hebt in je verkopen per EU-land
- Bieden ook nazorg: van controles tot correcties bij fouten, wij blijven betrokken
Meer weten of hulp nodig? Wij helpen je webshop graag op weg naar zorgeloze groei over de grens. Neem contact op met CijferAdvies.