Reizen verkopen is een vak. Maar winst houden aan het eind van de rit? Dat lukt alleen als je ook je btw slim regelt. Daar komt de reisbureauregeling bij kijken, ook wel bekend als TOMS. Die regeling bepaalt hoeveel btw je moet afdragen over samengestelde reizen. In theorie lijkt het een eenvoudige oplossing, maar in de praktijk raak je al snel verstrikt in uitzonderingen, grijze gebieden en risico’s. En vergis je niet: zelfs ervaren ondernemers maken hier fouten, vaak zonder het te merken. Tot de naheffing op de mat valt. Of de marge ineens verdampt. In dit artikel laten we je zien hoe je dat voorkomt. Je krijgt zeven concrete controles waarmee je je marge beter beschermt én grip houdt op je btw. Praktisch, herkenbaar en zonder droog geneuzel.
Inhoudsopgave
Waarom dit nú telt voor de reisbranche
Je organiseert een reis naar Italië. Alles klopt: de locaties, het vervoer, de sfeer. De klant is enthousiast, jij tevreden. Totdat je de administratie opent en je afvraagt of je alles wel goed hebt geregeld. Moet je btw rekenen over de hele reissom? Mag je iets aftrekken of juist niet? En hoe ga je om met dat ene deel van de reis dat buiten de EU valt?
Op dat moment stap je in de wereld van de reisbureauregeling. Ook wel TOMS genoemd. Een regeling die je marge stilletjes kan aantasten als je de regels niet precies volgt. Maar wie weet waar je op moet letten, voorkomt fouten en houdt meer over.
Wat is TOMS in gewone taal?
TOMS betekent dat je btw betaalt over de marge, niet over de hele reissom. Die marge is het verschil tussen wat je klant betaalt en wat jij inkoopt aan reisdiensten. Je mag de btw op die inkoopkosten niet terugvragen. Op andere kosten, zoals marketing en kantoor, meestal wel. Op je factuur zet je geen btw-bedrag, maar wel de tekst: ‘bijzondere regeling reisbureaus’. De reisbureauregeling geldt alleen als je op eigen naam verkoopt, als de klant een reiziger is (ook een bedrijf), en als de dienst direct voor die reiziger bedoeld is. Op papier lijkt het duidelijk, maar in de praktijk zie je snel iets over het hoofd.
7 slimme controles die je marge beschermen
1. Verkoop je op eigen naam, of bemiddel je?
Dit lijkt een detail, maar het verschil is groot. Als je op eigen naam verkoopt, val je onder de reisbureauregeling. Bemiddel je alleen? Dan gebruik je de normale btw-regels. En dat verschil telt. Foute etiketten leiden tot foute aangiftes. Soms betaal je te veel, soms te weinig. Beide kosten je geld of leveren risico op.
2. Is je klant een ‘reiziger’?
Veel ondernemers denken dat TOMS alleen voor consumenten geldt. Maar ook een bedrijf, zoals een ander reisbureau, kan als ‘reiziger’ worden aangemerkt. Het gaat erom voor wie de dienst bedoeld is. Niet om wat voor soort klant het is.
3. Welke marge-aanpak gebruik je?
Je mag kiezen: bereken je de marge per kwartaal of per individuele reis? De keuze moet je vastleggen, en geldt dan vijf jaar. Kies je voor de tijdvakmethode? Dan mag je negatieve marges binnen hetzelfde jaar verrekenen. Bij de per-reismethode mag dat niet. Denk dus goed na over wat past bij jouw bedrijf.
4. Heb je EU en buiten-EU goed verdeeld?
Een reis naar Noorwegen is iets anders dan een trip naar Parijs. In de btw maakt dat veel uit. Het deel binnen de EU belast je met 21%. Het deel buiten de EU valt vaak onder 0%. De verdeling moet je onderbouwen met locaties, routes en bijvoorbeeld tickets.
5. Wat regel je zelf, en wat koop je in?
Als je zelf een busreis of hotel verzorgt, valt dat onder de gewone btw-regels. Alleen het deel dat je inkoopt, valt onder TOMS. Splits je aanbod dus duidelijk. Wat doe je zelf? Wat besteed je uit? En hoe verwerk je dat in je administratie?
6. Trek je niet per ongeluk verkeerde btw af?
Je mag de btw op ingekochte reisdiensten niet aftrekken. Die zit namelijk al in je winstmarge, en daarover draag je btw af via de TOMS-regeling. Maar let op: dat geldt niet voor ál je kosten. Uitgaven voor je kantoor, je boekhoudpakket of je marketingcampagne vallen daarbuiten. Daarover mag je btw meestal wél terugvragen. Juist daarom is het belangrijk dat je inkoopfacturen goed zijn gescheiden. Wat valt onder de reisdienst voor de klant? En wat is overhead? Die scheidslijn bepaalt wat je mag terugvorderen en wat niet.
7. Vermeld je de juiste informatie op je factuur en draag je op tijd btw af?
Op je factuur aan de klant mag géén btw-bedrag staan. Maar wél de tekst: “bijzondere regeling reisbureaus”. En let op met vooruitbetalingen. Als de dienst dan al voldoende duidelijk is, moet je de btw misschien al afdragen. Ook al is de reis nog niet begonnen. Mis je dat? Dan ligt een naheffing op de loer.
Praktijkvoorbeelden die je herkent
Concrete situaties zeggen vaak meer dan regels. Daarom hieronder vijf voorbeelden vanuit de reisbureauregeling die je waarschijnlijk herkent of binnenkort zelf tegenkomt.
Rekenvoorbeeld bij de tijdvakmethode
Je verkoopt in het eerste kwartaal reizen voor €25.000 (inclusief btw). De inkoop van die reizen kostte je €20.000. Dat betekent een marge van €5.000. Over dat bedrag bereken je btw: 21/121 van €5.000 is €868. Voor reizen buiten de EU geldt meestal 0%, dus dat deel sluit je uit. Heb je negatieve marges? Die mag je bij deze methode binnen hetzelfde kalenderjaar verrekenen.
Een deels zelf georganiseerde reis
Je regelt een pakketreis van €3.000. Daarin verzorg je het busvervoer zelf en huur je de hotels in. De hotelkosten bedragen €1.800. Je eigen vervoer waardeer je op €545. Dan blijft er €655 over aan marge op de ingekochte reisdiensten. Dat is het bedrag waarover je btw moet afdragen. De rest valt onder de normale btw-regels.
Bestemming buiten de EU: Noorwegen
Je organiseert een reis naar Noorwegen, met ook wat tussenstops in de EU. Dan moet je je marge verdelen. Het EU-gedeelte belast je met 21%, het Noorwegen-gedeelte valt onder 0%. Die verdeling moet je goed onderbouwen: met boekingen, routes en ticketdata. Zonder bewijs geen 0%.
Werk je als bemiddelaar? Dan geldt TOMS niet voor jou
Je werkt als zelfstandig reisadviseur en bemiddelt een Canada-reis voor een grote touroperator. Jij valt dan niet onder de reisbureauregeling, maar onder de normale btw-regels. De touroperator geeft aan dat je je vergoeding moet splitsen: 70% belast met 0%, 30% met 21%. Die verdeling neem je over op je factuur.
Annuleringen en no-shows: verschil zit in het moment
Een klant annuleert vóór vertrek. Dan hoef je géén btw te rekenen over de vergoeding. Maar komt iemand niet opdagen of zeg je pas na aanvang af? Dan wél. De btw hangt dus af van het exacte moment van annuleren. Zorg dat je voorwaarden dat ondersteunen – dat voorkomt discussies bij controle.
Wat als het toch misgaat?
Een onjuiste verdeling tussen EU en buiten-EU-delen, of het onterecht aftrekken van voorbelasting, kan je marge flink aantasten. En de Belastingdienst kijkt mee. Heb je een verkeerde factuur uitgereikt of het verkeerde moment van afdracht gekozen? Dan kan er zomaar een naheffing volgen, met rente én boete. En vergeet niet: de keuze voor je margeaanpak geldt minimaal vijf jaar. Geen ruimte dus om zomaar te wisselen als je erachter komt dat het toch beter anders kon.
Zo helpt CijferAdvies jouw reisbedrijf
We weten hoe weerbarstig de reisbureauregeling kan zijn. Daarom denken we graag met je mee. Soms is een korte blik op je margeberekening al genoeg om rust te brengen in je aangifte. In andere gevallen helpt het om je grootboek slim in te richten, zodat je precies weet welk deel van je omzet onder TOMS valt en wat juist niet. We kunnen meekijken met je facturen of voorstellen doen voor betere contractteksten. En werk je met voorschotten of reiscombinaties? Dan zorgen we voor een heldere onderbouwing. Geen standaardoplossingen, maar maatwerk dat past bij hoe jij werkt. Dat maakt het verschil. Op papier én in je portemonnee.
Wil je weten hoe jouw TOMS-regeling ervoor staat?
Plan een kennismakingsgesprek. We kijken vrijblijvend met je mee en laten je zien waar je kansen en valkuilen zitten. Of het nu gaat om je marge-aanpak, de verdeling tussen EU en buiten-EU of de inrichting van je administratie. Je krijgt altijd een concreet beeld van wat beter kan.