Bij elke zakelijke transactie zijn duidelijke regels van essentieel belang. Hiervoor kun je Algemene Voorwaarden opstellen. Deze moeten redelijk zijn. Ontdek hoe je jouw Algemene Voorwaarden opmaakt.
Wat moet er in Algemene Voorwaarden staan
Een set Algemene Voorwaarden bevat de spelregels die gelden voor elke opdracht tussen jou en je klanten of opdrachtgevers. De inhoud varieert afhankelijk van je bedrijfsactiviteiten. Vaak zitten in alle Algemene Voorwaarden terugkerende onderwerpen zoals:
- Offerte: hoe lang is je offerte geldig?
- Transport: Verantwoordelijkheid voor transportkosten, verzekeringen en invoerrechten.
- Levertijd: Duur van de levertijd en voorwaarden voor overmacht.
- Betaling: Betalingstermijnen, incassokosten en rente.
- Eigendomsvoorbehoud: Voorwaarden bij niet-betaling en eigendomsrechten.
- Garantie: Voorwaarden voor garantie.
- Geschillen: Afhandeling van meningsverschillen.
- Aansprakelijkheid: Verantwoordelijkheid voor schade bij fouten.
Het belang van een offerte of contract
De belangrijkste afspraken en specifieke voorwaarden voor elke opdracht staan in de offerte of het contract. Dit voorkomt onenigheid. Bij internationale transacties moet je de Algemene Voorwaarden opstellen in dezelfde taal. Dat geldt ook voor het contract.
Zelf opstellen of gebruikmaken van bestaande voorwaarden
Veel brancheverenigingen hebben Algemene Voorwaarden voor hun sector opgesteld. Als lid kun of moet je deze als basis gebruiken. Je kunt ook zelf Algemene Voorwaarden opstellen, waarbij voorbeelden van andere bedrijven als leidraad dienen. Het kopiëren van voorwaarden is echter niet toegestaan vanwege auteursrechtelijke redenen.
Onredelijke voorwaarden en wetgeving
Algemene Voorwaarden mogen geen onredelijke afspraken bevatten. Dergelijke voorwaarden zijn niet rechtsgeldig. Onredelijkheid volgens de wet wordt gecontroleerd aan de hand van de ‘zwarte lijst‘ in het Burgerlijk Wetboek, die verboden afspraken tussen bedrijven en consumenten bevat.
Verschil tussen consumenten en zakelijke klanten
De wet beschermt consumenten beter dan zakelijke klanten. Kleine ondernemers kunnen soms profiteren van de ‘reflexwerking’, waarbij consumentenregels van toepassing zijn op kleine ondernemingen. Ga je Algemene Voorwaarden opstellen dan kun je hier rekening mee houden. Soms kun je bijvoorbeeld van twee verschillende versies gebruik maken.
Correct gebruik van Algemene Voorwaarden
Naast de inhoud is ook het correcte gebruik van de Algemene Voorwaarden van belang. Algemene Voorwaarden opstellen is pas stap 1. Daarna zijn ze alleen rechtsgeldig als je ze duidelijk met je klanten communiceert. Je kunt de Algemene Voorwaarden voor de zekerheid ook altijd laten controleren of maken door een jurist.