0342-400639 | info@cijferadvies.nl
9.5 uit 33 reviews

Categorie: E-commerce & Webshops

Alles over administratie, koppelingen en slimme boekhouding voor webshops.

Categorieën
E-commerce & Webshops Fiscale optimalisatie Groei & strategie Rapportages & dashboards Webshop administratie

Waarom iedere webshop moet sturen op cijfers

sturen op cijfers webshop

Een webshop draait om snelheid. Bestellingen, voorraad, advertenties, retouren. Alles beweegt tegelijk. Maar achter die snelheid zit een harde waarheid: veel webshops weten niet waar ze precies geld verdienen of verliezen. En dat wordt zichtbaar zodra kosten bewegen. Denk aan stijgende logistieke kosten, hogere fulfilmenttarieven of oplopende retourstromen. Dat sturen op cijfers is belangrijk voor je webshop.

Juist nu is sturen op cijfers belangrijk. Niet om de administratie netjes te houden, maar om richting te kiezen. Je cijfers laten zien waar je marge lekt, waar je ruimte hebt en waar je moet bijsturen. Een boekhouder helpt je die cijfers te lezen alsof het een routekaart is. Zo kun je vooruit kijken in plaats van corrigeren achteraf.

Inhoudsopgave

Wat er speelt: druk op marges en stijgende kosten

De e‑commercemarkt groeit door, maar de rek in de marges wordt kleiner. Uit onderzoek van SRA blijkt dat de winstgroei in het mkb historisch laag is (SRA, 11 juli 2025). Tegelijk stijgen logistieke kosten. Vervoerders en fulfilmentcentra verhogen hun tarieven door hogere loonkosten en brandstofprijzen. In sommige sectoren slokt logistiek al 20 tot 35 procent van de marge op.

Retouren blijven een stille margedrukker. Emerce schreef in oktober 2025 dat de combinatie van retourverwerking en verzending een van de grootste kostenposten in e‑commerce is (Emerce, 8 oktober 2025).

Daar komt bij dat voorraad duurder wordt. Kapitaal zit langer vast in producten terwijl opslag- en financieringskosten oplopen. Ondernemers voelen deze beweging direct in hun cashflow.

Waarom sturen op cijfers belangrijk is voor webshop‑ondernemers

Veel ondernemers ontdekken pas bij de boekhouder hoe hun webshop er echt voor staat. Op papier lijkt de omzet gezond, maar zodra btw, fulfilment, verzending, retouren en platformkosten worden meegerekend, blijkt de werkelijke winst vaak tegen te vallen. Een product dat goed verkoopt, levert soms nauwelijks iets op. Een order waar veel tijd in gaat zitten, kan structureel verliesgevend zijn zonder dat je het doorhebt. En terwijl de omzet stijgt, blijft het banksaldo achter.

Dat gebeurt wanneer je vooral stuurt op verkoopcijfers. Omzet vertelt wat er binnenkomt, niet wat er overblijft. De cijfers onder water laten veel meer zien. Ze tonen je werkelijke brutomarge per product, inclusief alle kosten die onderweg ontstaan. Ze maken zichtbaar wat één order kost, hoe klantgedrag invloed heeft op je marge en hoeveel geld vastzit in voorraad die te lang blijft liggen.

Wie deze cijfers kent, stuurt met rust en richting. Wie ze niet kent, ontdekt te laat waar de winst verdwijnt.

Wat je nu kunt doen

Veel ondernemers weten dat ze ‘meer met hun cijfers moeten doen’, maar niet waar ze moeten beginnen. Het voelt vaak alsof je naar een dashboard kijkt zonder legenda. Juist daarom helpt het om het simpel te houden. Denk niet in rapportages of ingewikkelde tabellen, maar in een paar concrete stappen die je structuur geven en direct inzichten opleveren.

Stap 1: Ontleed je marge per product

Kijk verder dan inkoop en verkoop. Bereken de marge opnieuw met alle kosten die in de praktijk meespelen. Denk aan verzendkosten, verpakkingsmateriaal, fulfilment, betaalkosten en retouren. Leg dit per product vast. Zo zie je meteen welke producten de motor van je webshop zijn en welke producten vooral drukte veroorzaken zonder dat ze iets opleveren.

Stap 2: Bereken de kosten per order

Tijd is geld. Elke order kost handelingen: picken, packen, verwerken, klantenservice en retourbehandeling. Bereken wat een order gemiddeld kost door tijd te meten, tarieven te koppelen en variabele kosten mee te nemen. Webshops schrikken vaak hoeveel euro er per bestelling ‘verdwijnt’ nog voordat er winst wordt gemaakt.

Stap 3: Leg klantgedrag naast je kosten

Niet elke klant is gelijk winstgevend. Leg retourpercentages, orderwaardes en aankoopfrequentie naast je werkelijke kosten. Je ziet dan welke klantgroepen structureel marge opleveren en welke precies het tegenovergestelde doen. Dit helpt bij keuzes in marketing, service en assortiment.

Stap 4: Stel een minimale bestelwaarde vast

Analyseer welke orders onder de streep verlies opleveren. Kleine bestellingen trekken je marge omlaag doordat verzendkosten en handelingen relatief zwaar drukken. Door een ondergrens in te voeren, stuur je je marge direct omhoog zonder dat je prijzen hoeft te verhogen.

Stap 5: Herzie je retourbeleid

Retouren zijn duur. Kijk kritisch naar de oorzaken. Vaak kun je met betere productinformatie, meer foto’s of duidelijkere maatadviezen het retourpercentage verlagen. Overweeg om retourkosten deels door te belasten of om bepaalde productgroepen anders te behandelen. Een paar procent minder retouren kan duizenden euro’s schelen.

Stap 6: Maak drie scenario’s: neutraal, stijgend en stress

Reken door wat er gebeurt als logistieke kosten met vijf procent stijgen. Of als je retourpercentage toeneemt. Of als fulfilment duurder wordt. Scenario’s laten je zien waar je kwetsbaar bent en welke maatregelen direct effect hebben. Het geeft rust om te weten wat er gebeurt voordat het gebeurt.

Stap 7: Maak cijfers een maandelijkse routine

Plan een vast moment om samen met je boekhouder naar dezelfde cijfers te kijken. Twintig minuten is genoeg om afwijkingen te spotten: stijgende kosten, dalende marge, veranderend klantgedrag. Door maandelijks bij te sturen voorkom je dat problemen zich opstapelen en blijf je voor de cijfers uit.

De rol van CijferAdvies

Je kunt veel van de stappen hierboven prima zelf zetten. Dat is juist de kracht ervan. Maar je hoeft het niet allemaal alleen te doen. Voor veel webshops zit de uitdaging niet in het willen, maar in het vinden van tijd. De cijfers liggen er wel, maar raken verspreid over systemen, dashboards en Excel-bestanden. Daardoor duurt het te lang om alles bij elkaar te zetten en verdwijnen belangrijke signalen tussen de regels.

Daar helpen wij bij. Als administratiekantoor 2.0 kijken we verder dan de jaarrekening. We verzamelen de juiste cijfers, koppelen ze aan elkaar en halen ruis weg. We duiken in de cijfers terwijl ze nog bewegen en brengen structuur aan waar het voor jou onoverzichtelijk wordt. Zo zie je sneller waar je marge verdwijnt, welke producten geld kosten in plaats van opleveren en hoe klantgedrag zich ontwikkelt.

Het doel is eenvoudig: minder tijd kwijt zijn aan puzzelen en meer tijd hebben om te ondernemen. Sturen op cijfers is geen luxe. Het is het verschil tussen grip houden en achter de feiten aanlopen. Met de juiste inzichten stuur je rustiger en scherper. Cijfers vertellen je waar je staat. Jij bepaalt waar je heen wilt. En wij helpen je die route helder en haalbaar te houden.

Categorieën
Boekhouding & Administratie Ondernemersadvies & Coaching Software & koppelingen

AI gebruiken in je bedrijf? Dit moet je vastleggen voor 2026

AI gebruiken in je bedrijf? Dit moet je vastleggen voor 2026

Laten we eerlijk zijn. De meeste mensen in Nederland hebben van AI gehoord. Veel werknemers gebruiken het zelfs al, soms zonder dat de baas het weet. Een mail schrijven met ChatGPT, een offerte aanvullen met AI of klantdata analyseren met slimme software: het gebeurt vaker dan je denkt. Dus als je hoort dat er regels aankomen voor het gebruik van AI, dan is het tijd om als mkb’er aan de slag te gaan.

Inhoudsopgave

Hoeveel AI wordt er eigenlijk al gebruikt?

Volgens recent onderzoek van het CBS (2025) gebruikt ongeveer 19% van de Nederlandse bedrijven kunstmatige intelligentie. Grotere bedrijven lopen daarin voorop, vooral in de ICT- en zakelijke dienstverlening. Ongeveer 29% van de bedrijven overweegt AI te gebruiken. De meeste mkb-bedrijven bevinden zich dus nog in de verkennende fase, vaak zonder duidelijk beleid of vastgelegde afspraken. Dat percentage ligt lager dan eerdere schattingen, zoals de Exact MKB Barometer 2025, die meldde dat één op de drie bedrijven AI inzet. Hoe dan ook, de trend is duidelijk: AI vindt snel zijn weg naar het mkb, maar de voorbereiding blijft achter.

Kort gezegd: AI is al overal, maar de spelregels ontbreken nog bij de meeste bedrijven.

Wat is de AI Act en waarom telt het voor mkb

De AI Act is geen ver-van-je-bed show meer. Vanaf augustus 2026 gelden de eerste verplichtingen voor bedrijven die AI gebruiken. Dat raakt ook mkb’ers. Niet omdat ze met robots werken, maar omdat veel tools die je dagelijks gebruikt, zoals HR-software, chatbots en facturatiesystemen, AI bevatten. En dat betekent vastleggen, onderbouwen en toezicht houden.

De Europese AI Act is de eerste wet ter wereld die regels stelt aan het gebruik van kunstmatige intelligentie. Het idee is dat AI veilig, transparant en controleerbaar moet blijven. De wet kijkt niet naar de technologie zelf, maar naar hoe jij die inzet. Gebruik je AI bij sollicitaties, kredietbeoordeling of klantselectie? Dan val je onder de zogeheten ‘hoog-risico’ toepassingen.

Ook als je alleen een AI-chatbot gebruikt of teksten laat genereren met AI, gelden regels. Je moet laten zien dát je AI inzet en hoe. Die transparantieplicht geldt al vanaf 2025.

Kort gezegd: de AI Act draait om verantwoordelijkheid. Niet om innovatie afremmen, maar om grip te houden op wat slimme software doet in jouw bedrijf.

Wat je als mkb’er moet vastleggen

Veel mkb-bedrijven gebruiken AI zonder dat ze het doorhebben. Denk aan processen die deels automatisch verlopen of waar software zelf keuzes maakt. Het risico is dat je niet meer weet welke beslissingen door AI worden genomen. Daarom verplicht de AI Act dat bedrijven vastleggen:

  1. Waar AI wordt gebruikt per proces of systeem.
  2. Welke data worden verwerkt en hoe die beveiligd zijn.
  3. Wie verantwoordelijk is voor toezicht en foutafhandeling.
  4. Wat de menselijke rol is en wie mag ingrijpen als AI iets fout doet.
  5. Hoe je mensen informeert als AI wordt ingezet, bijvoorbeeld bij klanten of sollicitanten.

Dat hoeft geen boekwerk te zijn. Een overzicht in je administratie, vergelijkbaar met een verwerkingsregister bij de AVG, is vaak genoeg. Belangrijk is dat het actueel is en dat je kunt aantonen dat je erover hebt nagedacht. En voor wie van efficiëntie houdt: laat AI gerust helpen bij het opstellen van dat overzicht, zolang jij degene bent die de cijfers blijft begrijpen én de knoppen bedient.

De planning: niet wachten tot 2026

De AI Act wordt stap voor stap ingevoerd. Vanaf augustus 2025 gelden transparantie-eisen voor generatieve AI. Een jaar later volgen de regels voor hoog-risico-systemen. Dat lijkt ver weg, maar veel verplichtingen vragen voorbereidingstijd.

Begin dit jaar nog met drie stappen:

  1. Inventariseren
    Breng in kaart waar AI in je organisatie aanwezig is. Dat kan in je boekhouding zijn, je CRM, HR of zelfs in je website.
  2. Beleid schrijven
    Stel vast waarvoor je AI inzet en wie daar verantwoordelijk voor is. Noteer ook wat je níet met AI doet.
  3. Transparantie regelen
    Laat klanten of medewerkers weten wanneer ze met AI te maken hebben. Dat kan een simpele melding zijn bij een chatbot of formulier.

Waarom dit nú belangrijk is

De wet gaat verder dan IT. Ze raakt ook de administratie. Je moet kunnen aantonen dat je beleid hebt, dat je toezicht houdt en dat je data veilig verwerkt. Dat vraagt om structuur in je documentatie, niet om dure software.

Wie nu begint, heeft straks rust. Je voorkomt paniek op het moment dat leveranciers, klanten of de Belastingdienst vragen: ‘Gebruik jij AI, en hoe borg je dat?’

De rol van CijferAdvies

Wij helpen ondernemers al met hun administratieve basis. Daar past dit perfect bij. Want een goed bijgehouden administratie is niet alleen handig voor de fiscus, maar ook voor je AI-dossier. We helpen je vast te leggen wat nodig is, hoe je processen borgt en hoe je verantwoord digitaliseert. Voor technische of juridische diepgang werken we samen met specialisten uit ons netwerk.

En daarna?

De AI Act is het begin. Als je de basis goed vastlegt, kun je daarna verantwoord doorgroeien. Slimmer werken met data, zonder risico’s te negeren. Zo maak je van digitalisering geen bedreiging, maar een bouwsteen voor groei.

Categorieën
Automatisering van de boekhouding Groei & strategie Nieuws Software & koppelingen

Heb jij je basisdigitalisering al op orde?

Heb jij je basisdigitalisering al op orde

Je hoort vaak over AI of big data. Maar voor de meeste mkb’ers begint vooruitgang met de basisdigitalisering. Uit onderzoek blijkt dat maar tien procent van de bedrijven klaar is voor e-facturatie via PEPPOL. Veel ondernemers gebruiken ook nog geen extra beveiliging zoals inloggen met twee stappen of regelmatige back-ups. Dat laat zien dat de basis vaak ontbreekt. En juist die basis maakt je werk simpeler. Denk aan facturen die meteen in je boekhouding staan, een bankkoppeling die je direct inzicht geeft in je geldstromen en documenten die netjes en veilig zijn opgeslagen. Zonder die basis verlies je tijd, maak je sneller fouten en raak je grip kwijt. Met de basis op orde werk je sneller en met meer rust. In dit artikel lees je wat basisdigitalisering inhoudt, waarom het nu belangrijk is en hoe je binnen drie maanden stappen kunt zetten.

Inhoudsopgave

Wat is basisdigitalisering?

Het is de digitale basis van je bedrijf. Denk aan facturen die automatisch doorlopen naar je boekhouding, een bankkoppeling die je saldo en betalingen meteen laat zien en documenten die veilig en centraal staan. Geen losse Excelbestanden of papieren mappen meer, maar systemen die samenwerken en elkaar versterken. Dat geeft overzicht, minder fouten, meer snelheid en grip op je cashflow.

Waarom nu? Marges zijn krap en personeel schaars. Iedere minuut telt. Klanten en leveranciers verwachten dat je digitaal werkt en de overheid stelt eisen aan e-facturatie en beveiliging. Zonder een stevige basis loop je risico op fouten, uitval of een datalek. Met de basis op orde voorkom je dat en leg je het fundament om verder te groeien.

Wat dit betekent in de praktijk

Stel dat je zonder basis werkt. Je stuurt facturen als pdf per mail. Je boekhouder tikt alles over. Je moet elk bedrag nalopen. Leveranciers sturen nog op papier. Je hebt geen overzicht op wat er openstaat. Bankmutaties verwerk je handmatig. Ondertussen draait een systeem op een oude versie en back-ups werken niet meer. Eén hack en je ligt dagen stil.

Met de basis geregeld gaat het anders. Je factuur loopt via PEPPOL, de boekhouding verwerkt dit direct, documenten staan centraal en op een logische plek opgeslagen, salarissen kloppen en je administratie daardoor ook en KPI’s zijn zichtbaar. Je systemen zijn beveiligd met back-ups en veilig inloggen. De foutgevoeligheid daalt, je werkt sneller en je cashflow is duidelijker dan ooit.

Het verschil merk je meteen: tijdwinst, minder kosten door fouten, tevreden klanten en minder kans op boetes.

De bouwstenen die je nodig hebt voor basisdigitalisering

  1. E-facturatie via PEPPOL – een Europees netwerk dat zorgt dat facturen veilig en automatisch in het juiste systeem belanden. Pdf-facturen voldoen straks niet meer.
  2. Bankkoppeling – betalingen worden direct verwerkt in je administratie.
  3. Salaris en HR-basis – contracten, verlof, verzuim en urenregistratie digitaal geregeld.
  4. Documentbeheer met versiebeheer – dit werkt meestal via de cloud of een gedeelde digitale omgeving. Je werkt altijd met het laatste document, oudere versies blijven bewaard en je ziet wie wat heeft aangepast. Zo voorkom je dubbel werk en fouten.
  5. Digitale boekhoud- en btw-workflow – facturen en bonnetjes gaan direct de administratie in, btw-aangiftes worden automatisch voorbereid en controles zijn eenvoudiger. Dat scheelt veel handmatig werk en verkleint de kans op fouten.
  6. Basis cyberveiligheid – veilig inloggen met twee stappen, automatische back-ups, tijdige updates, sterk wachtwoordbeleid en beveiliging van je e-mail (SPF, DKIM en DMARC). Dat verkleint de kans op hacks en datalekken aanzienlijk.
  7. Dashboards met KPI’s – direct inzicht in omzet, marge en cashflow.
  8. AVG en privacyregels – zorg dat alleen de juiste mensen toegang hebben, leg vast wie welke gegevens mag zien en bewaar documenten niet langer dan nodig. Maak duidelijke afspraken met medewerkers en leveranciers. Zo voldoe je aan de wet en bescherm je de gegevens van klanten en personeel.

Deze acht vormen samen je fundament.

Zo zet je stappen in basisdigitalisering in 30, 60 en 90 dagen

Na 30 dagen

We starten met de basis. Wij zorgen dat je facturatie via E-boekhouden goed loopt en dat facturen automatisch worden verwerkt. Ook koppelen we je bank aan het boekhoudprogramma zodat betalingen automatisch goed geboekt worden en je administratie klopt. In deze fase leren we je ook hoe je bonnen met de app inschiet en hoe je facturen direct vanuit E-Boekhouden verstuurt. Daarmee staat de kern van je administratie stevig.

Na 60 dagen

Samen met JiglerHR kunnen we regelen dat contracten, verlof, verzuim en urenregistratie digitaal lopen. Het organiseren van documenten in een cloudomgeving doe je zelf, wij adviseren je natuurlijk graag over de keuzes die er zijn. Zaken als veilig inloggen en back-ups pak je in deze fase ook op. Wij bouwen daarnaast de eerste dashboards zodat je snel inzicht krijgt in je cijfers.

Na 90 dagen

De koppelingen staan en het fundament is grotendeels klaar. Wij verfijnen de automatisering in
E-boekhouden, zodat btw-aangiftes grotendeels klaarstaan. Je krijgt van ons periodieke rapportages via onze tooling. Een check op cyberveiligheid en afspraken rond AVG en privacy zou je nu kunnen oppakken. Wij kunnen je de kaders geven, maar jij zorgt dat de maatregelen worden uitgevoerd. Zo kun je veilig verder groeien en houd je grip op je processen en cijfers.

In drie maanden heb je zo een stevig fundament. Stap voor stap, waarbij duidelijk is wat wij oppakken en wat je zelf moet regelen.

Risico’s en hoe je ze voorkomt

  • Slechte koppelingen – werk met standaarden zoals PEPPOL en test of systemen goed samenwerken voordat je live gaat.
  • Onvoldoende kennis – laat je begeleiden zodat systemen goed zijn ingericht en medewerkers weten hoe ze ermee werken.
  • Geen onderhoud – updates en back-ups moeten een vast onderdeel van je routine zijn. Plan dit in en check of het echt gebeurt.
  • Alles tegelijk willen – dat leidt tot chaos. Zet liever kleine stappen en borg elke stap voordat je doorgaat.
  • Privacy vergeten – regel toegangsrechten en logins zorgvuldig. Zorg dat documenten niet voor iedereen zichtbaar zijn en dat wachtwoorden sterk en uniek zijn.
  • Onduidelijke afspraken – maak intern afspraken wie verantwoordelijk is voor beveiliging en beheer, zodat niets blijft liggen.
  • Te weinig testen – probeer systemen uit met een proefperiode of testomgeving, zodat fouten boven water komen voordat ze impact hebben.

Wat dit fundament mogelijk maakt

Basisdigitalisering gaat in ons verhaal vooral over de administratieve kant van je bedrijf. Denk aan facturatie, boekhouding, rapportage en de koppeling met je bank. Als dat klopt, heb je grip op je cijfers en staat er een stevig fundament. Maar dit is niet je hele organisatie. Afhankelijk van je bedrijf kun je daarna nog veel meer digitaliseren: van planning in de bouw tot voorraadbeheer in retail, of reserveringssystemen in de reisbranche.

Wij beginnen bij je administratie, want vanuit daar kijken wij naar je hele bedrijfsvoering. Maar niemand kent jouw bedrijf beter dan jijzelf. Misschien zie je kansen bij marketing. Of ontdek je dat je webshop beter kan draaien met digitaal voorraadbeheer. Daar denken we graag over mee. Soms schuiven we met een Associate Partner aan tafel, want in ons netwerk zit op elk vlak wel een specialist. Er zijn dus meer kansen dan je denkt. Belangrijk is dat je begint en een plan maakt. Doe niet alles tegelijk, maar zet een sterke basis neer.

Categorieën
Branchegerichte boekhouding Internationale btw & OSS Nieuws

Einde aan invoervrijstelling onder €150? Wat de nieuwe EU-douaneregeling écht betekent voor jouw webshop

Einde aan invoervrijstelling onder €150? Wat de nieuwe EU-douaneregeling écht betekent voor jouw webshop

Vanaf 2028 wil de EU een belangrijke douaneregeling aanpassen. De huidige vrijstelling van invoerrechten op zendingen tot €150 staat op de nominatie om te verdwijnen. Let op: we hebben het hier over invoerrechten – niet over btw. Want die is sinds juli 2021 al verplicht bij elk pakket van buiten de EU, hoe goedkoop dat pakket ook is. Die wijziging is dus allang ingegaan. Maar nu komt er een nieuwe golf aan regels op ondernemers af die veel werken met kleine importzendingen. Wat moet je weten? En wat kun je doen om voorbereid te zijn?

Inhoudsopgave

Hoe werkt het nu met btw en invoerrechten?

Om de impact goed te begrijpen, is het handig om eerst naar een voorbeeld te kijken. Stel: een klant bestelt een product van €20 bij een webshop buiten de EU. Wat die klant uiteindelijk betaalt, hangt sterk af van hoe jij als ondernemer je logistiek en afhandeling hebt geregeld.

Situatie

Productprijs

Afhandelingskosten

Btw (21%)

Totaalbedrag

Voor 2021

€20

Geen

Geen

€20

Met IOSS-registratie

€20

Geen (vooraf verwerkt)

€4,20

€24,20

Zonder IOSS – Nederland

€20

€4

€5,04

€29,04

Zonder IOSS – België

€20

€15

€7,35

€42,35

In de oude situatie was een aankoop van €20 vaak ook echt €20 – simpel zat. Maar inmiddels moet er btw worden afgedragen, en zonder goede voorbereiding komen daar ook nog eens extra kosten bij voor afhandeling. In België zijn die kosten bijvoorbeeld veel hoger dan in Nederland.

Zeker als je veel verkoopt of afhankelijk bent van impulsaankopen via platforms, kan dit je marge behoorlijk aantasten. Daarom is het slim om nu al goed naar je processen te kijken. Kleine aanpassingen kunnen een groot verschil maken op je uiteindelijke winst.

Sinds 2021 is de btw-vrijstelling voor zendingen tot €22 vervallen. Dat betekent dat elk pakket van buiten de EU – of het nou €5 of €500 kost – belast is met btw. Voor invoerrechten ligt het anders: die gelden op dit moment alleen voor zendingen met een waarde van meer dan €150. Kleine zendingen zijn dus vrijgesteld van invoerrechten, zolang je netjes btw afdraagt.

Voor een webshop betekent dit: als je bijvoorbeeld telefoonhoesjes van €40 per stuk importeert uit China, betaal je daarover btw, maar geen invoerrechten. Dat maakt het verdienmodel voor veel kleine e-commercebedrijven haalbaar. Maar die balans staat op het punt te kantelen.

Wat wil de EU veranderen – en waarom?

De Europese Commissie wil korte metten maken met de vrijstelling op invoerrechten tot €150. Waarom? Omdat de regeling massaal wordt misbruikt. Jaarlijks worden miljarden pakketjes de EU binnengebracht met onjuiste of kunstmatig lage waardes. In 2024 ging het om meer dan 4,6 miljard pakketjes – waarvan een groot deel afkomstig uit China. Ondertussen moeten EU-ondernemers wél voldoen aan alle regels én betalen ze gewoon invoerrechten en btw. Het speelveld is allesbehalve eerlijk.

Om dat te herstellen wil de EU:

  • Invoerrechten laten gelden voor alle zendingen, ongeacht de waarde
  • Platforms zoals Amazon, Temu of Shein verantwoordelijk maken voor het innen en afdragen van die kosten
  • Strengere eisen stellen aan productdata zoals herkomst en HS-codes

De invoering wordt voorlopig verwacht rond 2028, maar er zijn geluiden dat lidstaten aandringen op een eerdere invoering. Kortom: wie slim is, wacht niet af.

Wat betekent dit voor jouw webshop?

Vooral ondernemers die werken met kleine margeproducten of dropshipping gaan dit voelen. Neem het voorbeeld van telefoonhoesjes van €40: nu betaal je 21% btw, oftewel €8,40. Straks komt daar 5 tot 12% invoerrechten bovenop – en mogelijk een extra handling fee. Tel uit je winst. Of verlies…

Daarnaast krijg je te maken met een zwaardere administratieve last. Want de douane wil niet alleen weten wat er in het pakket zit, maar ook waar het vandaan komt, wat de waarde is, en of de HS-code klopt. Als dat niet klopt, blijft je zending vaststaan – of volgt er een naheffing.

En dan zijn er nog de retouren. Klanten sturen steeds vaker iets terug. Maar als dat pakket opnieuw de grens over moet, kun je opnieuw invoerrechten verschuldigd zijn. De vraag is dan: wie betaalt dat? Jij of je klant?

Wat kun je als ondernemer doen?

Op onze website schreven we eerder al over slim en voordelig importeren voor webshops. Daar vind je praktische tips voor hoe je bijvoorbeeld met fulfilment binnen de EU of dropshipping vanuit Europa slimmer kunt inkopen. Die inzichten worden met deze aangekondigde verandering nóg relevanter. Zie: Slim en voordelig importeren voor webshops

Je hoeft je businessmodel niet overboord te gooien, maar voorbereiden is wél slim. Kijk alvast kritisch naar je inkoopstrategie. Is het mogelijk om via een EU-distributeur te werken of een fulfilmentcentrum binnen Europa? Dan omzeil je de heffingen. Je kunt ervan uitgaan dat ook Chinese bedrijven een fulfillmentcentrum binnen Europa willen. Dat scheelt hun ook geld. 

Zorg dat je administratie op orde is. Denk aan juiste productcodes, duidelijke waardes en correcte herkomst. Regel eventueel een IOSS-registratie als je veel verkoopt aan EU-consumenten. En informeer je klant tijdig over wat deze veranderingen kunnen betekenen voor prijs of levertijd – transparantie voorkomt klachten.

Hoe helpt CijferAdvies jou hierbij?

Wij snappen dat jij vooral bezig wilt zijn met ondernemen – niet met douaneformulieren. En ook niet met eindeloze regeltjes waar je zelf geen grip op hebt. Gelukkig kijken wij verder dan alleen de cijfers. Samen met onze klanten kijken we naar de impact van dit soort regelwijzigingen op het hele bedrijf: van marges tot klantcommunicatie en alles ertussenin.

Als CijferAdvies staan we naast je, maar we doen dat niet alleen. We hebben een netwerk van Associate Partners die elk hun eigen expertise meebrengen. Denk aan Amazon Resellers die precies weten hoe je als verkoper op dat platform slim inspeelt op deze veranderingen. Of logistiek adviseurs die je helpen je leveringsstrategie aan te passen, zonder je hele keten overhoop te gooien. Wij blijven scherp op je btw- en douaneaangiften, en signaleren wanneer een IOSS-registratie zinvol is. Maar we denken ook strategisch met je mee over wat dit betekent voor je bedrijfsvoering op lange termijn.

Wil je weten hoe dit jouw webshop raakt? Of gewoon eens sparren over hoe jij het best voorbereid bent op deze wijzigingen? Neem contact op met je adviseur bij CijferAdvies. Samen brengen we je webshop in stelling voor wat komen gaat.

Veelgestelde vragen over de EU-douanehervorming

1. Gaat de vrijstelling voor invoerrechten onder de €150 echt verdwijnen?

Dat is het voorstel van de Europese Commissie. De bedoeling is om de vrijstelling volledig af te schaffen zodat ook zendingen onder de €150 invoerrechten gaan kosten. Dit is nog niet definitief, maar wordt naar verwachting vanaf 2028 ingevoerd.

Nee. Voor nu betaal je alleen btw bij invoer van goederen onder de €150, geen invoerrechten. Die grens ligt nog steeds op €150.

Btw is een belasting over de verkoopprijs van het product en geldt binnen de hele EU. Invoerrechten zijn heffingen die je betaalt bij de import van producten van buiten de EU. Die zijn afhankelijk van productsoort, waarde en herkomst.

Door nu al kritisch naar je inkoopproces, prijsstrategie en logistiek te kijken. Denk aan het inschakelen van fulfilment binnen de EU of samenwerken met een logistiek partner. Wij helpen je met het doorrekenen van scenario’s en het stroomlijnen van je administratie.

IOSS staat voor Import One Stop Shop. Hiermee kun je btw innen en afdragen bij de verkoop van producten van buiten de EU. Dit voorkomt verrassingen bij je klant aan de deur. Niet verplicht, maar vaak slim geregeld.

Ja. Retouren van producten die eerder geïmporteerd zijn, kunnen bij terugkeer opnieuw worden belast. Zonder goede afspraken of lokale retourpunten kunnen die kosten flink oplopen.

Categorieën
Branchegerichte boekhouding Marketplaces & verkoopkanalen Nieuws

Achteraf betalen bij webshops – kans of risico?

Achteraf betalen bij webshops - kans of risico?

Buy Now Pay Later (BNPL), in Nederland beter bekend als achteraf betalen, is geen hype meer: het is inmiddels een vast onderdeel van de online betaalmix. Nederlandse consumenten gebruiken het massaal: in 2025 wordt de markt op ruim $10,3 miljard geschat, met een jaarlijkse groei van 14%. Vooral jongere generaties verwachten achteraf betalen als standaardoptie bij webshops. Voor mkb-ondernemers die actief zijn in e-commerce is dit dus geen vraag meer van “zal ik het aanbieden?”, maar eerder: “hoe doe ik het op een manier die bij mijn klanten én mijn bedrijfsvoering past?” Achteraf betalen verhoogt conversie en klantvertrouwen, maar brengt ook hogere kosten, meer retouren en mogelijke compliance-risico’s met zich mee. In dit artikel nemen we het fenomeen onder de loep: wat betekent het voor jouw webshop, wat moet je regelen, en hoe helpt CijferAdvies jou om deze stap verantwoord en winstgevend te zetten?

Inhoud

Wat is achteraf betalen en waarom nu?

Achteraf betalen – internationaal ook wel bekend als Buy Now, Pay Later (BNPL) – is een betaalmethode waarbij jouw klant het product direct ontvangt, maar pas later betaalt. Dat gebeurt meestal binnen 14 of 30 dagen of in termijnen, vaak zonder rente zolang er op tijd wordt betaald.

Denk aan aanbieders zoals Klarna, Afterpay (nu Riverty), Billink of in3. Deze partijen schieten het bedrag voor aan jou als ondernemer. Jij krijgt dus meteen je geld, terwijl zij het bedrag later innen bij de klant. Dit model biedt gemak voor de klant én zekerheid voor jou. Bovendien is achteraf betalen wettelijk beschermd: volgens het Burgerlijk Wetboek (art. 7:26 lid 2) mag je een consument niet verplichten om meer dan 50% vooruit te betalen. Dat maakt het juridisch gezien noodzakelijk om minimaal één optie van betaling achteraf aan te bieden – zelfs als kleine webshop.

Juist in deze tijd, waarin vertrouwen steeds belangrijk wordt bij online aankopen, is achteraf betalen extra aantrekkelijk. Klanten die je webshop nog niet kennen, voelen zich veiliger als ze pas hoeven te betalen na ontvangst van het product. Uit onderzoek blijkt dat meer dan de helft van de Nederlanders inmiddels gebruik heeft gemaakt van deze methode, en 52% van hen zegt zich hierdoor zekerder te voelen bij nieuwe webshops.

Diezelfde groei zorgt ook voor kritische blikken. De AFM en politiek maken zich zorgen over consumenten die te makkelijk op afbetaling kopen, vooral jongeren. Er komt regelgeving aan die mogelijk ook jouw webshop raakt. Kortom: kansen te over, maar zeker geen vrijbrief.

Wat betekent achteraf betalen concreet voor jou als webshop-ondernemer?

Achteraf betalen is interessant voor een brede groep mkb’ers: van zzp’ers met een eigen webshop tot Vof’s, BV’s, stichtingen en holdings die online diensten of producten aanbieden. De kracht van deze betaalmethode ligt in het verlagen van de aankoopdrempel, vooral bij wat duurdere producten of bij nieuwe klanten.

Denk aan kleding, elektronica, e-learnings, abonnementen of trainingen. Tegelijkertijd vraagt het ook om scherpe keuzes. Je moet een betrouwbare provider kiezen, je webshoptechniek aanpassen (bijvoorbeeld via een plug-in voor Magento, Shopify of WooCommerce), en zorgen dat je klantcommunicatie helder is: wat zijn de voorwaarden, hoe zit het met de betaling, en wat als er niet betaald wordt?

Ook is het goed om te weten dat klanten die achteraf betalen gemiddeld veel meer retourneren dan klanten die direct betalen. Waar iDEAL-klanten zo’n 12% van hun aankopen terugsturen, ligt dat bij BNPL op maar liefst 40%. Dat betekent: meer verwerking, meer kosten, en hogere druk op je administratie. Daarbovenop komen privacyregels, leeftijdsverificatie en soms zelfs krediettoetsing – allemaal zaken waar je juridisch en organisatorisch rekening mee moet houden.

Voorbeeld: hoe mkb’ers slim profiteren van achteraf betalen

Stel: je runt een webshop met e-learnings of online trainingen voor personeel. Je verkoopt een cursus van €1.200. Veel klanten haken af vanwege het bedrag. Maar bied je achteraf betalen aan met betaling in drie termijnen, dan blijkt die drempel ineens veel lager. Je conversie stijgt, de klant ervaart minder financiële druk, en jij krijgt je geld meestal meteen van de BNPL-provider. Resultaat: meer omzet én een verbeterde cashflow.

Tegelijkertijd moet je team wel weten hoe ze vragen over betaling in termijnen beantwoorden. Door e-learning in te zetten binnen je eigen organisatie zorg je dat je personeel klaar is voor klantvragen, retouren, en communicatie.

Dat is waar achteraf betalen ook een intern verbetertraject kan triggeren. Denk aan processen rondom facturatie, klantenservice, retourbeleid en incasso. Koppel dat aan een subsidie voor digitale vaardigheden of procesoptimalisatie, en je hebt niet alleen een nieuwe betaaloptie maar een complete upgrade van je bedrijfsvoering.

Aandachtspunten en risico’s van achteraf betalen

Natuurlijk zijn er ook risico’s. De politiek en toezichthouders zetten druk op strengere regels, met name voor kwetsbare consumenten. Daarnaast is er het risico van wanbetaling, zeker als je werkt met een partij die niet het volledige bedrag voorschiet. De kosten per transactie zijn hoger dan bij bijvoorbeeld iDEAL, en je moet kritisch kijken naar je marge. Verder vraagt het tijd: je moet personeel trainen, je communicatie aanpassen en je administratie opschalen. Laat je dat versloffen, dan ondermijnt achteraf betalen je klantrelatie in plaats van dat het deze versterkt.

Achteraf betalen implementeren – een praktisch stappenplan

  1. Oriënteer je goed: kies een aanbieder met transparante kosten, goede support en bewezen integraties.
  2. Check je techniek: Zorg dat je webshop technisch klaar is voor achteraf betalen. Integreer hiervoor de juiste betaalmodules in je CMS of webshopplatform. Populaire systemen zoals WooCommerce, Shopify of Magento bieden hiervoor kant-en-klare koppelingen met aanbieders als Klarna of Billink, die relatief eenvoudig te installeren zijn.
  3. Train je personeel: zorg dat ze weten wat ze moeten antwoorden bij vragen over betaling, retouren en incasso.
  4. Optimaliseer je klantreis: zorg dat de voorwaarden en voordelen van achteraf betalen duidelijk zichtbaar zijn.
  5. Meet & monitor: hou data bij over conversie, retouren en klanttevredenheid.
  6. Stuur bij: pas je aanbod, communicatie of beleid aan op basis van data en feedback.

Hoe CijferAdvies jou ondersteunt bij achteraf betalen

Bij CijferAdvies kijken we verder dan alleen je administratie. We helpen je bij het maken van een doordachte keuze: past achteraf betalen bij jouw verdienmodel? Kun je de kosten dragen? Welke fiscale of subsidievoordelen zijn er te benutten?

Samen bekijken we hoe je het opneemt in je financiële strategie. Daarnaast kunnen we een subsidiecheck uitvoeren – met name bij trajecten die draaien om digitalisering, training of klantgerichtheid. We verbinden je aan partners die je webshop technisch kunnen upgraden, en helpen je om rendement uit je data te halen.

Via maand- of kwartaalgesprekken bespreken we structureel de impact en bijsturing, zodat jij grip houdt op het effect van deze betaalmethode op je onderneming.

Onze mening

Achteraf betalen is geen gimmick maar een zakelijke keuze. Het kan je webshop vleugels geven – mits je het goed aanpakt. Het is verleidelijk om snel in te stappen, maar zonder plan loop je risico op financiële gaten, boze klanten of reputatieschade. Zie deze methode dus niet als losstaand product, maar als onderdeel van je totale strategie voor groei, klantrelatie en cashflow.

Achteraf betalen biedt kansen, maar alleen als je het goed regelt. Voor mkb-webshops kan het zorgen voor hogere conversie, snellere cashflow en een sterkere klantbeleving. Maar alleen als je administratie, team en communicatie daarop zijn ingericht. CijferAdvies begeleid je hierin – van eerste analyse tot structurele optimalisatie.

Vraag vandaag nog je quickscan aan. Samen bekijken we of deze stap voor jou loont, en hoe je hem verantwoord zet.

Tips voor slimme ondernemers

  • Reken eerst door: levert het echt winst op? Hoe zit het met mijn marges?
  • Begin klein: kies één productgroep om achteraf betalen mee te testen. Of begin met de Nederlandse markt voordat je internationaal gaat. 
  • Blijf kritisch: wat doen retouren en transactiekosten met je marge?
  • Train je team: zo blijft je service op peil en voorkom je misverstanden.

Categorieën
Internationale btw & OSS Nieuws

Hoe werkt de One Stop Shop-regeling voor webshops?

Hoe werkt de One Stop Shop-regeling voor webshops?

Verkoop jij als webshop aan consumenten in andere EU-landen? Dan heb je sinds 2021 te maken met de One Stop Shop-regeling (OSS). Klinkt als een handige oplossing – en dat is het ook. Maar alleen als je écht weet hoe het werkt. Want de OSS-regeling verandert hoe je btw berekent, rapporteert én afdraagt. En daar kun je flink de mist mee ingaan als je niet oppast. In dit artikel leggen we uit hoe de OSS-regeling werkt, wanneer het voor jou relevant wordt, wat de voordelen zijn én waar het vaak misgaat. Inclusief concrete tips en fictieve praktijkvoorbeelden. Zodat jij weet waar je op moet letten en hoe je met je webshop zonder zorgen EU-breed kunt blijven groeien.

Inhoud

In het kort: wat moet je weten over OSS?

Verkoop je meer dan €10.000 per jaar aan consumenten in andere EU-landen? Dan moet je het btw-tarief van het land van de klant hanteren. Via de One Stop Shop-regeling hoef je daarvoor niet in elk land btw-aangifte te doen, maar kun je alles centraal regelen bij de Nederlandse Belastingdienst. Je doet één kwartaal-aangifte voor al je EU-verkopen via het e-commerce portaal van Mijn Belastingdienst Zakelijk. De fiscus verdeelt de btw vervolgens over de juiste landen. Voorwaarde is wel dat je je op tijd registreert én je webshop en administratie goed inricht. Doe je dat niet, dan kun je voor verrassingen komen te staan – van naheffingen tot boetes.

Wat is de One Stop Shop-regeling precies?

De OSS-regeling is bedoeld voor ondernemers die verkopen aan consumenten in andere EU-landen. Tot 2021 had elk EU-land een eigen omzetdrempel voor afstandsverkopen, wat voor een wirwar aan regels zorgde. Nu is er één gezamenlijke grens: €10.000 per jaar voor je totale EU-consumentenomzet.

Ga je daaroverheen? Dan ben je verplicht om het btw-tarief te hanteren van het EU-land waar je klant woont. Verkoop je dus aan een Duitse consument, dan reken je 19% Duitse btw. Aan een klant in Oostenrijk? Dan 20%. Die buitenlandse btw neem je op in je verkoopprijs en je administratie. Aan het einde van elk kwartaal geef je via de OSS-regeling in één keer al deze btw op bij de Nederlandse Belastingdienst. Die zorgt ervoor dat het juiste bedrag bij de juiste EU-lidstaat terechtkomt.

Je hoeft dus geen aparte btw-aangifte te doen in elk afzonderlijk land, geen lokale btw-nummers aan te vragen, en geen ingewikkelde spreadsheets bij te houden per land. Eén digitaal loket voor je EU-btw, minder administratie en minder kopzorgen.

Voor wie is OSS bedoeld?

De OSS Unieregeling is vooral bedoeld voor ondernemers die vanuit Nederland goederen verkopen aan consumenten in andere EU-landen zonder btw-nummer. Denk aan webshops met fysieke producten, maar ook aan aanbieders van digitale diensten zoals e-books, online trainingen of streamingdiensten.

Zit je met je jaarlijkse EU-omzet onder de €10.000? Dan mag je Nederlandse btw blijven gebruiken. Kom je erboven? Dan moet je per bestelling het btw-tarief rekenen van het land van je klant en die via OSS afdragen. Deze regeling is dus vooral interessant (en relevant) voor groeiende webshops die willen uitbreiden over de grens zonder direct verstrikt te raken in lokale aangiftes en regels.

De voordelen van de One Stop Shop-regeling

Met de OSS-regeling haal je een hoop complexiteit uit je internationale verkoopproces. De belangrijkste voordelen op een rij:

  • Eén centrale aangifte: je hoeft niet meer per land btw-aangifte te doen, maar regelt alles in één keer via de Nederlandse Belastingdienst
  • Tijdswinst: minder administratief gedoe, geen gedoe met buitenlandse registraties of formulieren
  • Groei zonder barrières: makkelijker en sneller uitbreiden naar andere EU-landen
  • Flexibiliteit: OSS is vrijwillig. Je kiest zelf of je OSS gebruikt of liever lokaal btw-aangifte doet, afhankelijk van je strategie

Maar let op: hier gaat het vaak mis

De OSS-regeling is handig, maar niet zonder risico. Veel ondernemers vergissen zich in:

  • De €10.000-drempel: die geldt EU-breed, niet per land
  • Het toepassen van juiste btw-tarieven per land (die verschillen nogal)
  • Een webshop die geen buitenlandse btw-prijzen toont
  • Te late registratie of aangifte (met boetes als gevolg)
  • Verwarring met de KOR: De Kleineondernemersregeling (KOR) die je in Nederland kent, geldt niet automatisch in andere EU-landen. 
  • Verkoop via dropshipping of buitenlandse voorraad: bij dropshipping gelden andere btw-regels en kun je géén gebruik maken van de OSS-regeling

Over de EU-KOR

Gebruik je de OSS-regeling, dan moet je gewoon btw rekenen en afdragen voor je buitenlandse verkopen, ook als je in Nederland onder de KOR valt. Dit misverstand zorgt regelmatig voor naheffingen. Houd er ook rekening mee dat vanaf 2025 een EU-brede KOR wordt ingevoerd – die biedt in sommige landen wél vrijstelling, maar werkt anders dan de Nederlandse variant. Laat je dus goed informeren als je hier gebruik van wilt maken.

Voorbeelden uit de praktijk

  • Een kleine webshop voor handgemaakte tassen verkocht in één jaar voor €12.000 aan klanten in Duitsland en België. De ondernemer dacht dat hij pas actie hoefde te ondernemen ná het jaar, maar had direct bij overschrijding van de €10.000 de Duitse btw moeten berekenen. Resultaat: naheffing en administratief gedoe.
  • Een cosmeticawinkel gebruikte hetzelfde btw-tarief (21%) voor alle EU-klanten, ook voor bestellingen naar Frankrijk en Italië. Bij controle bleek dat ze jarenlang het verkeerde tarief toepasten. Het corrigeren daarvan kostte flink wat tijd en geld.
  • Een dropshipper die leverde aan consumenten in Spanje gebruikte onterecht de OSS-regeling. Omdat de goederen direct vanuit het buitenland kwamen, mocht dit niet. Gevolg: correcties, btw-registratie in Spanje en extra administratieve lasten.

Wat verandert er voor je administratie?

  • Extra OSS-aangifte per kwartaal: je doet voortaan elk kwartaal een aparte btw-aangifte voor je EU-verkopen via het e-commerce platform van Mijn Belastingdienst Zakelijk.
  • Registratie via Mijn Belastingdienst Zakelijk: om OSS te gebruiken moet je je registreren, waarvoor je eHerkenning (niveau 3) nodig hebt.
  • Facturatie volgens Nederlandse eisen, maar met buitenlandse btw: je facturen blijven voldoen aan de Nederlandse eisen, maar je vermeldt wel het btw-tarief van het land van je klant. Dus bijvoorbeeld 19% voor Duitsland of 20% voor Oostenrijk. Deze buitenlandse btw geef je op in de OSS-aangifte, waarna de Nederlandse Belastingdienst de bedragen doorstuurt naar de juiste landen. Zo hoef je niet zelf per land btw af te dragen.
  • Bewaarplicht van 10 jaar voor je OSS-verkopen: je moet je verkoopgegevens per EU-land bewaren, inclusief ordergegevens, facturen en verzendbewijzen. Let op: dit is langer dan de standaard 7 jaar voor Nederlandse btw.

Zorg dat je boekhouding goed is ingericht en je webshop automatisch de juiste btw-tarieven per land toepast. Veel boekhoudprogramma’s bieden inmiddels OSS-ondersteuning, maar dit moet vaak wel eerst correct worden ingesteld. CijferAdvies kan je helpen bij het inrichten van je administratie, het controleren van je webshopinstellingen en het klaarzetten van je OSS-aangiftes. Ook ondersteunen we bij de juiste factuurvermelding, 10-jaar archivering én zorgen we dat jouw verkoopproces vlekkeloos blijft draaien – zelfs over de grens. Zo voorkom je fouten, boetes én onnodige stress.

Stappenplan: starten met OSS in 5 stappen

  1. Check je EU-omzet: Bereken of je boven de €10.000 grens zit of komt.
  2. Registreer je op tijd: Aanmelden voor OSS kan via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
  3. Pas je webshop aan: Zorg dat btw-tarieven per land correct worden weergegeven.
  4. Houd je administratie bij: Splits omzet en btw per land en per kwartaal.
  5. Dien je OSS-aangifte op tijd in: Laat dit eventueel door je boekhouder of CijferAdvies regelen.

Fiscale en strategische keuzes

De OSS-regeling dwingt je om na te denken over:

  • Prijsstrategie per land (gelijk houden of differentiëren?)
  • Lokale registratie versus OSS (bijv. bij buitenlandse magazijnen)
  • Gebruik van de nieuwe EU-KOR (vanaf 2025)
  • Gebruik van platforms als Amazon of Bol.com

En hoe zit het buiten de EU?

De One Stop Shop-regeling geldt uitsluitend voor verkopen binnen de EU. Verkoop je goederen aan klanten buiten de EU – bijvoorbeeld naar de VS of Zwitserland – dan zijn er andere btw-regels van toepassing. In de meeste gevallen mag je bij export 0% Nederlandse btw rekenen, mits je kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk de EU verlaten. Maar let op: jouw klant betaalt bij aankomst vaak wél invoer-btw, douanerechten en inklaringskosten in het eigen land. Dit kan leiden tot onverwachte kosten en vertragingen, dus het is verstandig om dit vooraf goed te communiceren.

Verkoop buiten de EU vereist een andere aanpak en vraagt ook andere expertise, bijvoorbeeld op het gebied van exportdocumentatie, leveringsvoorwaarden (Incoterms), en btw-correcte facturatie. CijferAdvies helpt je graag bij het opzetten van een waterdichte exportadministratie, zodat je aan alle regels voldoet én je klant weet waar hij aan toe is.

Zo helpt CijferAdvies

Bij CijferAdvies helpen we je om grip te houden op je btw-verplichtingen. Wij:

  • Monitoren of je de €10.000 grens nadert
  • Regelen je OSS-registratie
  • Doen de OSS-aangiftes voor je
  • Helpen je webshop en administratie inrichten
  • Beantwoorden vragen en lossen problemen op
  • Verwerken alles in een overzichtelijk dashboard zodat jij altijd inzicht hebt in je verkopen per EU-land
  • Bieden ook nazorg: van controles tot correcties bij fouten, wij blijven betrokken

Meer weten of hulp nodig? Wij helpen je webshop graag op weg naar zorgeloze groei over de grens. Neem contact op met CijferAdvies.

Categorieën
E-commerce & Webshops Nieuws

Webshop starten met de boekhouding meteen op orde

Webshop starten met de boekhouding meteen op orde

Het klinkt aanlokkelijk: vanuit huis een webshop starten, flexibele werktijden, passief inkomen. Maar vergis je niet—succes komt niet vanzelf. In 2025 zijn er in Nederland ruim 110.000 webshops actief. Iedere maand komen er duizenden bij, maar er verdwijnen er ook honderden. Wil je overleven én groeien? Dan moet je je goed voorbereiden. In dit artikel loodsen we je door de belangrijkste stappen heen. En we doen dat zoals je van ons gewend bent bij CijferAdvies: zonder blabla, mét concrete tips én een scherpe focus op waar het echt om draait: jouw webshop starten én de boekhouding vanaf dag één goed geregeld.

Top 5 startende webshops 2024

  Activiteit webshops Aantal starters
1 Algemeen assortiment en overige non-food 9.234
2 Kleding en modeaccessoires 7.084
3 Huis- en tuinartikelen 4.042
4 Voedingsmiddelen en drogisterijwaren 2.184
5 Vrijetijdsartikelen 1.798

(Bron: KVK Handelsregister – januari t/m december 2024)

Inhoud

1. Kies je e-commerce model

Niet iedere webshop is hetzelfde. Sterker nog, de meeste startende ondernemers onderschatten het belang van een goede structuur. Er zijn grofweg vier modellen:

  • Eigen webshop: jij regelt alles zelf—inkoop, voorraad, verzending.
  • Platformverkoop: verkoop via Bol.com, Amazon of Etsy.
  • Dropshipping: jouw webshop verkoopt, een externe partij levert.
  • Social commerce: direct verkopen via Instagram, TikTok of Facebook.

Kies bewust. Elk model heeft andere voor- en nadelen qua marge, marketing en klantrelatie.

2. Begin met marktonderzoek

Nee, niet met logo’s ontwerpen of producten inkopen. Begin bij je klant. Wie is het? Wat wil die? En hoe koopt die dat nu? Ga na:

  • Welke problemen lost jouw product op?
  • Wie zijn je concurrenten?
  • Wat vragen zij voor vergelijkbare producten?
  • Hoe onderscheiden zij zich?

Gebruik Google Trends, fora, reviews van concurrenten en tools als Ubersuggest voor zoekgedrag. Let op trends binnen jouw niche. En ja… ChatGPT kan hier bij helpen, maar doe ook daarnaast nog zelf onderzoek. Praat met je doelgroep!

3. Bereken je opstartkosten

Een webshop lijkt goedkoop. Maar onderschat het niet. Denk aan:

  • Webhosting + domein: ca. €10-€30 p/maand
  • Bouw webshop (zelf of laten doen): €0 tot €2.000+
  • Product inkoop / voorraad: sterk afhankelijk van product en type webshop
  • Betaalsysteem + SSL: vaak inbegrepen in platforms en betaalt per transactie
  • Marketingbudget (SEA/social): vanaf €100 p/maand
  • KvK-inschrijving: eenmalig €80,10

En dan hebben we het nog niet eens over je tijd gehad. De uren die je steekt in klantonderzoek, content maken, producten inkopen, klantenservice opzetten en marketing? Die zijn goud waard—maar kosten óók geld. Je werkt misschien niet met een uurtarief, maar je tijd is niet gratis.

Daarom is een goed financieel plan geen overbodige luxe. Wat wil je maandelijks verdienen? Wat zijn je vaste lasten? En hoeveel producten moet je verkopen om break-even te draaien? Zonder dat inzicht loop je het risico op een webshop die draait, maar niets oplevert.

4. Kies je platform

Er is geen one size fits all. Het platform dat je kiest, bepaalt in grote mate hoe soepel je webshop draait, hoe professioneel deze oogt en hoeveel vrijheid je hebt om te groeien. De juiste keuze hangt af van je technische vaardigheden, je productaanbod en je ambities. Populaire opties zijn:

  • Shopify: gebruiksvriendelijk en snel op te zetten. Abonnement vanaf ca. €27 per maand. Ideaal voor wie snel live wil, maar minder flexibel qua maatwerk.
  • WooCommerce (op WordPress): gratis te gebruiken, maar je hebt hosting (€5-€20/maand) en een betaalprovider nodig. Veel vrijheid, maar je moet technisch aangelegd zijn.
  • Lightspeed / Wix / Mijnwebwinkel: abonnementen vanaf €9 tot €39 per maand. Geschikt voor eenvoudige shops zonder al te veel technische eisen.
  • Bol.com / Amazon: verkopen via deze platforms biedt directe toegang tot miljoenen klanten. Reken wel op commissiepercentages van 10-15% per verkoop en weinig controle over klantrelatie.

Tip: kies een platform dat eenvoudig koppelt met je boekhoudpakket. Denk aan systemen die automatisch je facturen en transacties synchroniseren met je administratie. Dit voorkomt fouten, scheelt tijd en maakt je btw-aangifte stukken eenvoudiger. Meer weten over hoe je dit slim inricht? 

5. Webshop starten: boekhouding en belasting slim geregeld

De Belastingdienst kijkt sinds dag 1 met je mee. Je moet:

  • Je inschrijven bij de KvK (en dus de Belastingdienst).
  • BTW berekenen en afdragen (ook bij leveringen aan het buitenland!).
  • Je administratie bijhouden volgens wettelijke eisen.
  • Mogelijk BTW afdragen in andere EU-landen (One Stop Shop-regeling).

Doe je dit niet goed? Dan kost het je geld. Of erger: een boete. Gelukkig hoef je dit niet alleen te doen. CijferAdvies biedt startersbegeleiding op maat én heeft een speciale e-commerce boekhoudservice voor webshophouders.

We zorgen ervoor dat je boekhouding vanaf het begin goed staat, je btw-aangiftes kloppen (ook internationaal) en je geen geld laat liggen door fiscale missers of gemiste aftrekposten. Zo kun jij ondernemen met vertrouwen, wetende dat je administratie slim en toekomstgericht is ingericht.

6. Denk na over wet- en regelgeving

Je webshop moet niet alleen voldoen aan allerlei regels, maar ook beschikken over goed vindbare, juridisch kloppende informatiepagina’s. Daarmee voldoe je niet alleen aan de wet, maar bouw je ook vertrouwen op bij je klant.

  • Algemene Voorwaarden: leg hierin duidelijk uit wat je levert, hoe je omgaat met klachten, betalingen en leveringen.
  • Privacyverklaring (AVG): geef helder aan welke klantgegevens je verzamelt, waarom en wat je ermee doet.
  • Retourbeleid: bied minimaal 14 dagen bedenktijd en leg uit hoe retourneren werkt.
  • Klantenservice: zorg dat je goed bereikbaar bent en vermeld je contactgegevens op meerdere plekken.
  • Productveiligheid en aansprakelijkheid: zeker als je fysieke producten verkoopt, is dit een must.
  • Cookiebeleid en tracking: vraag expliciet toestemming voor trackingcookies en geef de gebruiker een duidelijke keuze.

Vergeet niet: Gebruik je foto’s of muziek van anderen? Zorg dan voor licenties of rechten. Verkoop je voedingsmiddelen, cosmetica, kinderspeelgoed of elektronica? Dan gelden er strengere regels en moet je ook aan specifieke keurmerken of certificeringen voldoen.

7. Bouw een ijzersterke online aanwezigheid

Je webshop is pas het begin. Zonder klanten, geen omzet. Denk daarom goed na over hoe je verkeer aantrekt, klanten converteert en herhaalaankopen stimuleert:

  • SEO: optimaliseer je site voor zoekmachines met zoekwoorden die je doelgroep gebruikt. Gebruik tools zoals Ubersuggest of Ahrefs om kansen te vinden.
  • SEA: zet gerichte campagnes op via Google Ads, Meta Ads (Instagram/Facebook) of TikTok Ads. Zorg voor duidelijke landingspagina’s.
  • Social media: kies platforms waar je doelgroep actief is. TikTok groeit hard onder jonge doelgroepen en is perfect voor visuele producten.
  • Emailmarketing: bouw vanaf dag één een mailinglijst op. Gebruik e-mailfunnels om klanten terug te laten komen met bijvoorbeeld kortingscodes of nieuwe product lanceringen.
  • Influencers: werk samen met micro-influencers in jouw niche. Klein bereik, hoge betrokkenheid.
  • Feed management: gebruik tools zoals Channable of DataFeedWatch om je product feeds geautomatiseerd en correct aan te leveren aan Google Shopping, Bol.com, Facebook of Instagram.
  • Merchant Centers: sluit je webshop aan op Google Merchant Center en Meta Commerce Manager. Daarmee kun je je producten direct tonen in de zoekresultaten en social shops.

Gebruik tools als Google Analytics, Hotjar en Meta Pixel om gedrag van bezoekers te analyseren. Zo weet je wat werkt, waar ze afhaken en waar je moet bijsturen. Vergeet niet: meten is weten, maar verbeteren is verdienen.

8. Richt je klantenservice goed in

Een snelle reactie maakt het verschil. Denk aan:

  • Een duidelijke en actuele FAQ-pagina
  • Een chatfunctie of WhatsApp voor direct contact
  • Snelle, persoonlijke en foutloze e-mails
  • Transparantie over levertijd, retourvoorwaarden en verzendkosten

Maar klantenservice is méér dan reactief zijn. Het is ook hoe toegankelijk en inclusief je webshop is. Denk aan:

  • Een website die goed leesbaar is voor mensen met visuele beperkingen
  • Duidelijke taal, zonder vakjargon
  • Contrasten, lettergroottes en navigatie die voor iedereen werken

Toegankelijkheid is niet alleen maatschappelijk belangrijk, het vergroot ook je bereik én verbetert je vindbaarheid in zoekmachines. Wil je weten waar je moet beginnen? Lees ons artikel over digitale toegankelijkheid.

Grote webshops winnen op snelheid, maar jij kunt winnen op aandacht, service en toegankelijkheid. Laat klanten merken dat je ze ziet, hoort én begrijpt.

9. Schaal slim op

Gaat het lopen? Mooi. Dan begint het echte werk pas. Denk dan al snel aan:

  • Uitbesteden van fulfilment/logistiek: werk samen met een betrouwbare partner voor opslag, verzending en retouren zodat jij je kunt richten op groei.
  • Verbetering van je inkoopmarges: ga in gesprek met leveranciers, overweeg grotere volumes of alternatieve producten met hogere marge.
  • Nieuwe marketingkanalen: probeer Pinterest Ads voor visuele inspiratie, affiliate marketing om anderen jouw webshop te laten promoten of ga internationaal adverteren.
  • Verbetering van je conversie: doe regelmatig A/B-tests op product pagina’s, check je check-out flow en pas prijzen en verzendopties aan op klantgedrag.
  • Verbreed je aanbod of specialiseer verder, afhankelijk van je marktpositie en concurrentie.
  • Overweeg het toevoegen van abonnementen of bundels om terugkerende inkomsten te creëren.

En vooral: houd je cijfers scherp. Met maandelijkse rapportages, realtime inzichten en groeigesprekken helpen wij je niet alleen bijsturen, maar vooruitkijken. Want zonder grip op je cijfers, stuur je blind.

10. Webshop starten met hulp: boekhouding en advies op maat

Als ondernemer hoef je het niet alleen te doen. Sterker nog, de meeste succesvolle webshops groeien juist door wél hulp in te schakelen. CijferAdvies denkt met je mee vanaf de eerste stap. Of je nu net begint of al een serieuze omzet draait, wij staan naast je bij:

  • De keuze van de juiste rechtsvorm en structuur (zzp, vof, bv?)
  • Het opzetten, koppelen én automatiseren van je administratie
  • Slimme fiscale keuzes, investeringsaftrek en benutten van regelingen
  • Btw-regels en aangiftes bij internationale verkoop binnen én buiten de EU
  • Structurele winstverbetering op basis van je cijfers
  • Startersbegeleiding met aandacht voor strategie én praktijk
  • E-commerce expertise dankzij onze e-commerce boekhoudservice

Onze kracht? Geen standaard advies, maar begeleiding op maat. Met jouw cijfers als uitgangspunt. Altijd praktisch, altijd dichtbij.

Categorieën
Nieuws Software & koppelingen

European Accessibility Act: Wat betekent deze nieuwe wet voor jouw webshop?

European Accessibility Act: Wat betekent deze nieuwe wet voor jouw webshop?

Vanaf 28 juni 2025 geldt in de hele EU de European Accessibility Act (EAA), ook wel de Europese Toegankelijkheidswet voor webshops genoemd. Deze wet verplicht webshops en andere online diensten toegankelijk te zijn voor iedereen, inclusief mensen met visuele, auditieve, motorische of cognitieve beperkingen. Dit betekent dat je webshop bruikbaar moet zijn met schermlezers, toegankelijk moet zijn via toetsenbordnavigatie en duidelijke, begrijpelijke teksten moet bevatten. Geldt dit voor alle webshops? Nee. Je webshop moet bijvoorbeeld meer dan tien werknemers hebben en meer dan 2 miljoen euro omzet draaien. Is het een interessante kans voor alle webshops? Jazeker!

Waarom de Europese Toegankelijkheidswet webshops  belangrijk is voor jouw webshop

Jaarlijks laten Nederlandse webshops naar schatting 4,2 miljard euro aan omzet liggen doordat ze onvoldoende toegankelijk zijn, blijkt uit onderzoek van Thuiswinkel.org, Betaalvereniging Nederland en Level Level. Bijna 70% van de mensen met een beperking breekt een aankoop af als de webshop niet goed bruikbaar is. In Nederland alleen al zijn er 4,5 miljoen potentiële klanten met een beperking. Dit betekent dat betere toegankelijkheid niet alleen voldoet aan de wet, maar ook kan zorgen voor een toename van klanten en omzet.

Daarnaast verbetert een toegankelijke webshop de klanttevredenheid en merkloyaliteit, wat leidt tot hogere conversies en minder afhakers.

Wat houdt de EAA concreet in voor webshops?

Vanaf 28 juni 2025 moeten webshops voldoen aan de WCAG 2.1 niveau AA-richtlijnen. Dit betekent onder andere:

  • Volledige bediening van de website mogelijk maken met alleen een toetsenbord.
  • Afbeeldingen voorzien van alternatieve teksten (alt-teksten).
  • Video’s en audiomateriaal voorzien van ondertiteling en transcripties.
  • Duidelijke en eenvoudige navigatie zonder complexe structuren.
  • Klantcommunicatie zoals e-mails en facturen geschikt maken voor schermlezers.

Kleine ondernemingen (minder dan 10 werknemers én minder dan 2 miljoen euro omzet) zijn vrijgesteld van deze verplichting, maar het blijft sterk aanbevolen vanwege de zakelijke voordelen en betere klantbeleving. Sowieso wil je dat iedere afbeelding een relevante alt-tekst heeft. Al is het maar voor de SEO.

Toegankelijkheid als concurrentievoordeel

Voor veel ondernemers voelt toegankelijkheid als extra werk en kosten. Maar draai het eens om: zie het als een investering in je groeistrategie.

  • Webshops die goed toegankelijk zijn, zien gemiddeld een stijging in het aantal klanten.
  • Google waardeert toegankelijke websites met betere rankings, wat zorgt voor meer organisch verkeer.
  • Een duidelijke en logische webshopstructuur zorgt voor hogere conversiepercentages.
  • Klanten met en zonder beperking ervaren een betere gebruiksvriendelijkheid, wat zorgt voor minder afhakers en meer herhaalaankopen.

Toegankelijkheid wordt dus niet alleen verplicht door de Europese Toegankelijkheidswet webshops, maar het kan je webshop ook een strategisch voordeel geven.

Toegankelijkheidsverbeteringen in de praktijk

Steeds meer webshops investeren in toegankelijkheid en zien hier concrete voordelen van. Kleine aanpassingen zoals verbeterde navigatie, voldoende kleurcontrast en het toevoegen van alt-teksten kunnen de gebruiksvriendelijkheid van een webshop aanzienlijk verbeteren. Dit leidt niet alleen tot een prettige ervaring voor bezoekers met beperkingen, maar zorgt er ook voor dat meer klanten hun aankoop succesvol afronden. Daarnaast ervaren webshops dat zoekmachines hun websites beter indexeren, wat resulteert in hogere rankings en meer organisch verkeer.

Wat kost de Europese Toegankelijkheidswet webshops en wat levert het op?

Toegankelijkheidsverbeteringen hoeven niet duur te zijn. Veel kleine aanpassingen, zoals betere alt-teksten en toetsenbordnavigatie, kunnen direct worden doorgevoerd zonder grote investeringen. De ROI van toegankelijkheid kan hoog zijn: naast een grotere doelgroep en hogere conversies draagt het bij aan een betere vindbaarheid in zoekmachines en verhoogde klanttevredenheid.

Technische implementatie en tools

Voor verschillende webshopplatformen zijn er plug-ins en tools beschikbaar om toegankelijkheid te verbeteren:

  • WooCommerce: WP Accessibility Plug-in
  • Shopify: Accessibility Enabler App
  • Magento: Accessibility Suite

Daarnaast kunnen web ontwikkelaars direct verbeteringen doorvoeren zoals:

  • Gebruik van semantische HTML-structuren.
  • Implementeren van ARIA-labels voor interactieve elementen.
  • Zorg voor correcte focusstates bij navigatie met het toetsenbord.

Toegankelijkheid voor mobiele gebruikers

Aangezien een groot deel van de online aankopen via mobiel plaatsvindt, is mobiele toegankelijkheid ook handig om mee te nemen in je optimalisatie. Enkele verbeterpunten:

  • Grote, makkelijk aan te tikken knoppen.
  • Optimalisatie voor spraakbesturing en schermlezers.
  • Responsieve navigatiemenu’s zonder complexe dropdowns.

SEO en toegankelijkheid

Toegankelijke webshops scoren beter in zoekmachines. Google beloont gebruiksvriendelijke websites met hogere rankings. Optimalisaties zoals snelle laadtijden, duidelijke koppen en goed geformatteerde content zorgen niet alleen voor een betere gebruikerservaring, maar ook voor meer organisch verkeer.

Sociale media en marketing toegankelijk maken

De Europese Toegankelijkheidswet voor webshops geldt niet direct voor Sociale Media. Toch kunnen webshops kunnen ook op sociale media toegankelijker worden:

  • Ondertiteling bij video’s op Instagram en Facebook.
  • Alt-teksten bij afbeeldingen op social media.
  • Kleurcontrast en leesbaarheid in advertenties.
Dit kan bijdragen aan je succes op dit soort platforms. Ga je daar bijvoorbeeld aan de slag met ondertiteling, dan ben je niet alleen toegankelijker. Je bereikt gewoon een stuk meer mensen, omdat de meeste mensen zonder geluid scrollen. Of omdat video ’s niet direct geluid afspelen. Hierdoor kun je een beter resultaat krijgen dankzij de combinatie van beeld en tekst!

Klantenservice en toegankelijkheid

Toegankelijkheid gaat verder dan alleen de website. Ook de klantenservice moet goed bereikbaar en bruikbaar zijn voor mensen met een beperking. Dit betekent onder andere:

  • Contactmogelijkheden aanbieden via verschillende kanalen, zoals e-mail, live chat en telefoon, zodat klanten zelf kunnen kiezen wat het beste werkt voor hen.
  • Realtime tekst of audiodescriptie implementeren, zodat klanten met auditieve of visuele beperkingen goed geholpen kunnen worden.
  • Bevestigingsmails, facturen en andere documenten toegankelijk maken voor schermlezers, zodat klanten zonder problemen hun administratie kunnen bijhouden.
  • Medewerkers trainen in het omgaan met klanten met beperkingen, zodat zij passende ondersteuning kunnen bieden.

Webshops die deze verbeteringen doorvoeren, vergroten hun klantvriendelijkheid en versterken hun imago als inclusieve onderneming.

Praktische stappen voor voldoen aan de Europese Toegankelijkheidswet webshops

Nu hoef je niet je hele webshop in één keer om te gooien, zodat hij perfect aansluit op ieders behoeften. Maar je kunt wel klein beginnen. Ga bijvoorbeeld aan de gang met deze verbeteringen:

  • Gebruik een toegankelijkheidsaudit: Tools zoals Google Lighthouse, Axe of Wave analyseren je webshop en geven verbeterpunten.
  • Zorg voor voldoende kleurcontrast en duidelijke lettertypen.
  • Voeg altijd relevante alt-teksten toe aan afbeeldingen.
  • Gebruik ondertiteling of transcripties bij video’s en audio.
  • Test je webshop met schermlezers zoals NVDA of VoiceOver en toetsenbordnavigatie.
  • Vraag feedback aan gebruikers met beperkingen om te zien waar verbeteringen mogelijk zijn.
  • Train je medewerkers zodat toegankelijkheid standaard wordt meegenomen bij nieuwe content en updates.

Wil je meer weten? Bekijk de toegankelijkheidsgids van Stichting Accessibility via deze link.

Hoe helpt CijferAdvies jouw webshop vooruit?

Bij CijferAdvies begrijpen we dat je liever bezig bent met ondernemen dan met ingewikkelde regelgeving. Daarom helpen wij webshops om snel en eenvoudig te voldoen aan de EAA-richtlijnen. Wij zijn natuurlijk in de kern jouw boekhouder. Maar dankzij onze specialisaties rondom e-commerce boekhouding nemen we ook wetgeving als de Europese Toegankelijkheidswet webshops mee in onze dienstverlening.

  • Toegankelijkheidsaudits en concreet advies over verbeterpunten.
  • Optimalisatie van administratieve processen om toegankelijkheid te garanderen.
  • Financieel en fiscaal advies rondom mogelijke subsidies en kostenbesparingen.

Benieuwd hoe wij jouw webshop toekomst klaar maken? Bekijk onze pagina De e-commerce boekhouder.

Categorieën
Nieuws Software & koppelingen

Slim en voordelig importeren voor webshops

Slim en voordelig importeren voor webshops

Importeren voor webshops kan een uitdaging zijn door wisselende tarieven en regelgeving. Als webshop-eigenaar wil je producten slim en voordelig inkopen om je marge te optimaliseren. Maar met de steeds veranderende importtarieven en regelgeving kan importeren een uitdaging zijn. Hoe zorg je ervoor dat je slim en voordelig importeert zonder tegen onverwachte kosten aan te lopen? Hier zijn praktische tips om grip te houden op je importproces en je marge te maximaliseren.

1. Kies je leveranciers zorgvuldig

Een betrouwbare leverancier is goud waard. Check of je leverancier gecertificeerd is en of er referenties beschikbaar zijn. Maak gebruik van internationale handelsplatforms, maar wees kritisch: een lage prijs betekent niet altijd de beste deal. Denk aan levertijden, retourmogelijkheden en extra kosten zoals invoerrechten. Overweeg ook om leveranciers in verschillende landen te vergelijken om te profiteren van gunstigere handelsvoorwaarden.

2. Maak gebruik van handelsverdragen en wees scherp op importtarieven

Wil je besparen op invoerrechten? Maak slim gebruik van handelsverdragen! De EU heeft afspraken met verschillende landen waardoor je minder of geen invoerrechten betaalt. Dit geldt alleen voor producten met een preferentiële oorsprong, wat betekent dat ze volgens specifieke regels in het verdragsland geproduceerd zijn. Welke regels voor jouw producten gelden, check je eenvoudig via Access2Markets van de Europese Commissie. Gebruik ook het handige hulpmiddel Rules of Origin Self-Assessment (ROSA) om te controleren of je aan de voorwaarden voldoet.

Vraag je leverancier altijd om preferentiële oorsprongsdocumenten. Hiermee toon je bij de Nederlandse Douane aan dat je producten onder een gunstig invoertarief vallen, waardoor je minder invoerrechten betaalt. Denk hierbij aan een factuurverklaring of een EUR.1-certificaat. Door dit vooraf goed te regelen, voorkom je onnodige kosten en administratieve vertragingen.

Praktijkvoorbeeld: Je importeert draadloze oordopjes uit China. Normaal betaal je 6% invoerrechten. Maar omdat er een handelsverdrag tussen de EU en Zuid-Korea is, betaal je met een correcte oorsprongsverklaring 0%. Dat scheelt direct op je inkoopkosten en maakt je webshop concurrerender! Voorwaarde is dat deze producten van preferentiële oorsprong zijn uit het verdragsland. Dit betekent dat de producten gemaakt zijn in het verdragsland volgens bepaalde oorsprongsregels.

3. Verzenden zonder verrassingen

Zorg voor duidelijke afspraken met je leverancier over verzendkosten en levertermijnen. Incoterms (zoals FOB of DDP) bepalen wie welke kosten draagt. Kies slim, zodat je niet voor onverwachte invoerkosten komt te staan. Overweeg ook dropshipping als logistieke oplossing om voorraadrisico’s te vermijden en verzendkosten te verlagen. Bij dropshipping verstuurt de leverancier de producten rechtstreeks naar de klant, waardoor jij geen voorraad hoeft aan te houden. Dit bespaart niet alleen opslagkosten, maar maakt je webshop ook flexibeler bij het inspelen op trends en vraagfluctuaties.

4. Maak slim gebruik van vrijstellingen en regelingen

Wist je dat er vrijstellingen bestaan voor bepaalde goederen? Zo kun je onder de regeling voor kleine zendingen mogelijk importeren zonder invoerrechten te betalen. Ook bestaan er btw-verleggingsregelingen, zoals de Vergunning artikel 23, waarmee je de btw-plicht naar een later moment schuift en niet direct bij invoer hoeft te betalen. Dit kan je cashflow aanzienlijk verbeteren. Daarnaast kan het aanvragen van een EORI-nummer je importproces versnellen.

5. Minimaliseer valutarisico’s en verklein het risico op fraude

Koersen schommelen en dat kan direct impact hebben op je inkoopprijs. Overweeg een valutarekening of vaste koersafspraken met je leverancier om koerswisselingen te beperken. Gebruik betaalplatforms zoals Wise of Payoneer om voordelig internationale betalingen te doen zonder hoge wisselkosten.

Daarnaast is het belangrijk om het risico op fraude te minimaliseren. Controleer of je leverancier betrouwbaar is door referenties op te vragen, zakelijke reviews te bekijken en gebruik te maken van escrow-services of letter-of-credit betalingen. Dit zorgt ervoor dat je pas betaalt zodra de goederen zijn verzonden of ontvangen, wat het risico op oplichting verlaagt.

6. Importeren voor webshops automatiseren: bespaar tijd en fouten

Bij importeren voor webshops is automatisering essentieel om tijd en kosten te besparen. Denk aan boekhoudsoftware die automatisch btw en invoerrechten berekent, of koppelingen met je webshop zodat je realtime inzicht hebt in je kosten en marges. Door automatisering worden menselijke fouten geminimaliseerd en verlopen btw-aangiften efficiënter.

Bij CijferAdvies helpen we je met het opzetten van een geautomatiseerd boekhoudsysteem dat niet alleen je invoerrechten en btw correct bijhoudt, maar ook inzicht geeft in je cashflow en winstgevendheid. Daarnaast zorgen we met deze systemen voor een naadloze koppeling met je webshop en logistieke partners, zodat je voorraadbeheer en facturatie automatisch worden bijgewerkt.

Een belangrijk onderdeel van je systeem is het EDI-systeem (Electronic Data Interchange). Met EDI kunnen je webshop en leveranciers direct en automatisch gegevens uitwisselen, zoals inkooporders, facturen en verzendgegevens. Dit vermindert handmatige invoerfouten en versnelt het hele importproces. Door je importadministratie te automatiseren, bespaar je tijd en voorkom je onnodige vertragingen bij douaneprocedures.

Daarnaast kunnen we met deze systemen zorgen voor een naadloze koppeling met je webshop en logistieke partners, zodat je voorraadbeheer en facturatie automatisch worden bijgewerkt.

7. Importeren voor webshops en wereldwijde handelstrends

De wereldhandel verandert continu en als webshop-eigenaar is het belangrijk om deze ontwikkelingen in de gaten te houden. Het handelsbeleid van de Verenigde Staten heeft invloed op internationale transacties, vooral in de e-commerce- en tech-sector. Strengere importtarieven en regelgeving maken het duurder om elektronische apparaten en accessoires uit de VS te importeren, wat kan leiden tot hogere kosten en langere levertijden.

China reageert hierop met stimuleringsmaatregelen voor de binnenlandse markt en export, wat nieuwe kansen biedt, maar ook uitdagingen creëert. De invoertarieven die de VS heeft verhoogd op specifieke productcategorieën hebben directe gevolgen voor bedrijven die uit Amerika importeren en veranderen de dynamiek van wereldwijde handelsstromen.

Blijf als webshop-eigenaar op de hoogte van importontwikkelingen via betrouwbare bronnen zoals de KvK of de douane. Houd rekening met sancties en handelsbeperkingen die impact kunnen hebben op specifieke producten en landen. Een flexibele importstrategie en het overwegen van alternatieve leveranciers kunnen helpen om risico’s te beperken en kansen te benutten. Met name de e-commerce en tech-sector worden geraakt door strengere importtarieven en regelgeving. Webshops die elektronische apparaten of accessoires uit de VS importeren, kunnen te maken krijgen met hogere kosten en langere levertijden.

8. Controleer productkwaliteiten en certificeringen

Productkwaliteit en certificeringen zijn cruciaal om problemen bij de douane en retourzendingen te voorkomen. Controleer of je producten voldoen aan Europese normen zoals CE-markering of REACH-voorschriften. Vraag leveranciers om testrapporten en keuringscertificaten voordat je bestelt.

9. Overweeg lokale opslag en fulfilment

Om levertijden te verkorten en douaneprocedures te vermijden, kun je gebruikmaken van een lokaal fulfillmentcentrum in Europa. Dit helpt je om sneller te leveren en tegelijkertijd kosten te besparen op douane-afhandeling en btw-voorschriften.

Importeren voor webshops: slim ondernemen voor maximale winst

Succesvol importeren draait om slim plannen en strategische keuzes maken. Door de juiste leveranciers te selecteren, op de kosten te letten en je administratie te automatiseren, houd je grip op je processen en maximaliseer je je marge. De wereldwijde markt verandert continu, en wie zich goed voorbereidt, kan daar zijn voordeel uit halen.

Wil je weten hoe je jouw importstrategie kunt optimaliseren en kosten kunt besparen? CijferAdvies staat klaar om je te helpen met persoonlijk en praktisch financieel advies.

Neem vandaag nog contact op met een van onze adviseurs en maak van jouw webshop een succesvolle importeur!

Categorieën
E-commerce & Webshops Nieuws

Retourkosten besparen? 6 slimme tips voor webshops

6 slimme tips voor webshops om retourkosten te besparen

Retourzendingen zijn de achilleshiel van veel webshops. Het lijkt op het eerste gezicht klantvriendelijk, maar elke retour kost je als ondernemer tijd, geld en soms zelfs reputatie. Hoe kun je de retourstroom beheersen zonder je klantvriendelijkheid op het spel te zetten? Wij hebben zes praktische en kostenbesparende tips voor je op een rij gezet. Met deze tips kun je gelijk stappen nemen en retourkosten besparen.

Retourkosten besparen helpt bij de kosten

Het afhandelen van retourzendingen kost tijd en geld. Ondertussen ligt er veel onderzoek dat de nadelige gevolgen van retourneren in kaart hebben gebracht. Handig, want er wordt wat af geretourneerd. Mensen bestellen tegenwoordig meerdere producten om te passen. Vervolgens is het tegenwoordig normaal om dan de kleding kosteloos terug te sturen. De NOS heeft onderzocht dat een retour gemiddeld zo’n 12,50 kost. En dat is zonder de milieuschade en het weggooien van beschadigde producten. Retourneren wil je dus voorkomen!

Verbeter het retourbeleid

Je wilt dus een goed proces klaar hebben staan om de retourverzoeken te behandelen. Je kunt het aan de bedrijfskant verbeteren dankzij automatisering, training en communicatie. Maar je kunt ook de klanten helpen bij het maken van betere keuzes.

1. Investeer in nauwkeurige productinformatie

Veel retourkosten kun je besparen door de verwachtingen van producten te managen. Vaak ontstaan retourverzoeken namelijk omdat het product niet aan de verwachtingen voldoet. Denk aan kleding die kleiner uitvalt of een technische gadget die ingewikkelder werkt dan gedacht. Het toevoegen van gedetailleerde productbeschrijvingen, maattabellen en zelfs videodemonstraties kan veel verwarring wegnemen. Dit soort kleine veranderingen kunnen al helpen je met retourkosten besparen.

Voorbeeld: Geef bij kleding aan hoe het valt: “Dit shirt valt groot, bestel een maat kleiner.” Gebruik afbeeldingen in hoge resolutie die een realistische weergave geven van het product. Vermeld ook hoe lang het model is en welke maat hij draagt.

2. Analyseer de reden van retouren

Het is belangrijk om te weten waarom klanten retourneren. Is het de maat? De kwaliteit? Of was de levertijd te lang? Voeg een veld toe aan je retourformulier waarin klanten hun reden moeten opgeven. Deze feedback kan je helpen patronen te herkennen en snel verbeteringen door te voeren.

Tip: Retouren zijn waardevolle lessen. Een stijging in retouren van een bepaald product kan bijvoorbeeld wijzen op een probleem met de product omschrijving of kwaliteit.

3. Overweeg retourkosten voor de klant

Het is verleidelijk om klanten gratis te laten retourneren, maar dit kan impulsaankopen stimuleren. Door (een deel van) de retourkosten door te berekenen, zullen klanten zorgvuldiger hun aankoop overwegen. Vermeld duidelijk hoe jouw retourbeleid werkt om misverstanden te voorkomen.

Gratis retourneren is een populaire klantvriendelijke optie

Je kunt hier een middenweg in vinden door bijvoorbeeld gratis retourzendingen alleen aan te bieden voor aankopen boven een bepaald bedrag. In principe kun je een klant rustig laten betalen voor zijn retour. Dit is wettelijk toegestaan, zolang je dit duidelijk meldt op je site. De oorspronkelijke verzendkosten moet je wel terugbetalen. Werd er betaald voor een spoedlevering, dan zijn de extra kosten wel voor de klant.

Je mag echter geen vergoeding vragen voor reparatie of vervanging van een kapot product. Dit betekent dat je rekening moet houden met extra kosten. Een product dat opengemaakt is of kapot gaat, is vaak niet meer te verkopen. Dat zijn extra retourkosten die voor jouw rekening komen.

Ben je een dropshipper?

Dan moet je extra informatie geven over de situatie. Wil je bijvoorbeeld dat een klant naar een buitenlandse leverancier retourneert? Dan moet je de klant hierover informeren. Anders kun je zelf de retourkosten betalen. Dus welke informatie je deelt hangt af van je situatie. 

4. Gebruik slimme voorraadsystemen

Niets is zo vervelend als een retour door een verkeerde levering of doordat een product onverwacht niet op voorraad bleek te zijn. Door je voorraadbeheer te automatiseren, kun je klanten direct laten zien of een product beschikbaar is, wat foutieve bestellingen helpt te voorkomen.

Praktisch: Overweeg systemen te integreren die automatisch voorraad aanpassen zodra een aankoop is gedaan. Dit voorkomt dubbele bestellingen en verbetert je klanttevredenheid.

5. Optimaliseer verpakking voor veilig transport

Een product dat beschadigd terugkomt, kost je niet alleen geld, maar zorgt ook voor een vlek op je reputatie. Besteed aandacht aan robuuste, beschermende verpakkingen die je product veilig houden tijdens transport. Een bonus: een opvallende verpakking draagt ook bij aan de merkbeleving!

Tip: Beschadigde retouren kunnen soms worden gerecycled of verkocht als “tweede kans”-artikelen. Dit kan helpen om kosten te drukken en verspilling tegen te gaan.

6. Verleng de bedenktijd (strategisch)

Het klinkt tegenstrijdig, maar een langere bedenktijd kan retouren verminderen. Hoe? Het geeft klanten de tijd om goed na te denken en voorkomt impulsieve retouren. Een klant die weet dat hij of zij rustig kan beslissen, heeft minder de neiging snel terug te sturen. Zolang je maar ervoor zorgt dat de klant op verschillende manieren een bestelling kan annuleren. Een e-mail, telefoon of website als optie aanbieden is vaak voldoende. 

Samen retouren en kosten verminderen

Retouren kosten je bedrijf geld en zijn vaak moeilijk te vermijden. Toch kun je met slimme aanpassingen je retourpercentage omlaag brengen. Door inzicht in klantgedrag te krijgen en processen te optimaliseren, zorg je niet alleen voor tevreden klanten, maar bespaar je ook aanzienlijk op kosten. Wil je meer weten over hoe je jouw webshop kunt optimaliseren? Onze CijferAdviseurs staan klaar met strategisch advies op maat.