Webshop starten met de boekhouding meteen op orde

1. Kies je e-commerce model

Niet iedere webshop is hetzelfde. Sterker nog, de meeste startende ondernemers onderschatten het belang van een goede structuur. Er zijn grofweg vier modellen:

• Eigen webshop: jij regelt alles zelf—inkoop, voorraad, verzending.
• Platformverkoop: verkoop via Bol.com, Amazon of Etsy.
• Dropshipping: jouw webshop verkoopt, een externe partij levert.
• Social commerce: direct verkopen via Instagram, TikTok of Facebook.

Kies bewust. Elk model heeft andere voor- en nadelen qua marge, marketing en klantrelatie.

2. Begin met marktonderzoek

Nee, niet met logo’s ontwerpen of producten inkopen. Begin bij je klant. Wie is het? Wat wil die? En hoe koopt die dat nu? Ga na:

• Welke problemen lost jouw product op?
• Wie zijn je concurrenten?
• Wat vragen zij voor vergelijkbare producten?
• Hoe onderscheiden zij zich?

Gebruik Google Trends, fora, reviews van concurrenten en tools als Ubersuggest voor zoekgedrag. Let op trends binnen jouw niche. En ja… ChatGPT kan hier bij helpen, maar doe ook daarnaast nog zelf onderzoek. Praat met je doelgroep!

3. Bereken je opstartkosten

Een webshop lijkt goedkoop. Maar onderschat het niet. Denk aan:

• Webhosting + domein: ca. €10-€30 p/maand
• Bouw webshop (zelf of laten doen): €0 tot €2.000+
• Product inkoop / voorraad: sterk afhankelijk van product en type webshop
• Betaalsysteem + SSL: vaak inbegrepen in platforms en betaalt per transactie
• Marketingbudget (SEA/social): vanaf €100 p/maand
• KvK-inschrijving: eenmalig €80,10

En dan hebben we het nog niet eens over je tijd gehad. De uren die je steekt in klantonderzoek, content maken, producten inkopen, klantenservice opzetten en marketing? Die zijn goud waard—maar kosten óók geld. Je werkt misschien niet met een uurtarief, maar je tijd is niet gratis.

Daarom is een goed financieel plan geen overbodige luxe. Wat wil je maandelijks verdienen? Wat zijn je vaste lasten? En hoeveel producten moet je verkopen om break-even te draaien? Zonder dat inzicht loop je het risico op een webshop die draait, maar niets oplevert.

4. Kies je platform

Er is geen one size fits all. Het platform dat je kiest, bepaalt in grote mate hoe soepel je webshop draait, hoe professioneel deze oogt en hoeveel vrijheid je hebt om te groeien. De juiste keuze hangt af van je technische vaardigheden, je productaanbod en je ambities. Populaire opties zijn:

• Shopify: gebruiksvriendelijk en snel op te zetten. Abonnement vanaf ca. €27 per maand. Ideaal voor wie snel live wil, maar minder flexibel qua maatwerk.
• WooCommerce (op WordPress): gratis te gebruiken, maar je hebt hosting (€5-€20/maand) en een betaalprovider nodig. Veel vrijheid, maar je moet technisch aangelegd zijn.
• Lightspeed / Wix / Mijnwebwinkel: abonnementen vanaf €9 tot €39 per maand. Geschikt voor eenvoudige shops zonder al te veel technische eisen.
• Bol.com / Amazon: verkopen via deze platforms biedt directe toegang tot miljoenen klanten. Reken wel op commissiepercentages van 10-15% per verkoop en weinig controle over klantrelatie.

Tip: kies een platform dat eenvoudig koppelt met je boekhoudpakket. Denk aan systemen die automatisch je facturen en transacties synchroniseren met je administratie. Dit voorkomt fouten, scheelt tijd en maakt je btw-aangifte stukken eenvoudiger. Meer weten over hoe je dit slim inricht? 

5. Webshop starten: boekhouding en belasting slim geregeld

De Belastingdienst kijkt sinds dag 1 met je mee. Je moet:

• Je inschrijven bij de KvK (en dus de Belastingdienst).
• BTW berekenen en afdragen (ook bij leveringen aan het buitenland!).
• Je administratie bijhouden volgens wettelijke eisen.
• Mogelijk BTW afdragen in andere EU-landen (One Stop Shop-regeling).

Doe je dit niet goed? Dan kost het je geld. Of erger: een boete. Gelukkig hoef je dit niet alleen te doen. CijferAdvies biedt startersbegeleiding op maat én heeft een speciale e-commerce boekhoudservice voor webshophouders.

We zorgen ervoor dat je boekhouding vanaf het begin goed staat, je btw-aangiftes kloppen (ook internationaal) en je geen geld laat liggen door fiscale missers of gemiste aftrekposten. Zo kun jij ondernemen met vertrouwen, wetende dat je administratie slim en toekomstgericht is ingericht.

6. Denk na over wet- en regelgeving

Je webshop moet niet alleen voldoen aan allerlei regels, maar ook beschikken over goed vindbare, juridisch kloppende informatiepagina’s. Daarmee voldoe je niet alleen aan de wet, maar bouw je ook vertrouwen op bij je klant.

• Algemene Voorwaarden: leg hierin duidelijk uit wat je levert, hoe je omgaat met klachten, betalingen en leveringen.
• Privacyverklaring (AVG): geef helder aan welke klantgegevens je verzamelt, waarom en wat je ermee doet.
• Retourbeleid: bied minimaal 14 dagen bedenktijd en leg uit hoe retourneren werkt.
• Klantenservice: zorg dat je goed bereikbaar bent en vermeld je contactgegevens op meerdere plekken.
• Productveiligheid en aansprakelijkheid: zeker als je fysieke producten verkoopt, is dit een must.
• Cookiebeleid en tracking: vraag expliciet toestemming voor trackingcookies en geef de gebruiker een duidelijke keuze.

Vergeet niet: Gebruik je foto’s of muziek van anderen? Zorg dan voor licenties of rechten. Verkoop je voedingsmiddelen, cosmetica, kinderspeelgoed of elektronica? Dan gelden er strengere regels en moet je ook aan specifieke keurmerken of certificeringen voldoen.

7. Bouw een ijzersterke online aanwezigheid

Je webshop is pas het begin. Zonder klanten, geen omzet. Denk daarom goed na over hoe je verkeer aantrekt, klanten converteert en herhaalaankopen stimuleert:

• SEO: optimaliseer je site voor zoekmachines met zoekwoorden die je doelgroep gebruikt. Gebruik tools zoals Ubersuggest of Ahrefs om kansen te vinden.
• SEA: zet gerichte campagnes op via Google Ads, Meta Ads (Instagram/Facebook) of TikTok Ads. Zorg voor duidelijke landingspagina’s.
• Social media: kies platforms waar je doelgroep actief is. TikTok groeit hard onder jonge doelgroepen en is perfect voor visuele producten.
• Emailmarketing: bouw vanaf dag één een mailinglijst op. Gebruik e-mailfunnels om klanten terug te laten komen met bijvoorbeeld kortingscodes of nieuwe product lanceringen.
• Influencers: werk samen met micro-influencers in jouw niche. Klein bereik, hoge betrokkenheid.
• Feed management: gebruik tools zoals Channable of DataFeedWatch om je product feeds geautomatiseerd en correct aan te leveren aan Google Shopping, Bol.com, Facebook of Instagram.
• Merchant Centers: sluit je webshop aan op Google Merchant Center en Meta Commerce Manager. Daarmee kun je je producten direct tonen in de zoekresultaten en social shops.

Gebruik tools als Google Analytics, Hotjar en Meta Pixel om gedrag van bezoekers te analyseren. Zo weet je wat werkt, waar ze afhaken en waar je moet bijsturen. Vergeet niet: meten is weten, maar verbeteren is verdienen.

8. Richt je klantenservice goed in

Een snelle reactie maakt het verschil. Denk aan:

• Een duidelijke en actuele FAQ-pagina
• Een chatfunctie of WhatsApp voor direct contact
• Snelle, persoonlijke en foutloze e-mails
• Transparantie over levertijd, retourvoorwaarden en verzendkosten

Maar klantenservice is méér dan reactief zijn. Het is ook hoe toegankelijk en inclusief je webshop is. Denk aan:

• Een website die goed leesbaar is voor mensen met visuele beperkingen
• Duidelijke taal, zonder vakjargon
• Contrasten, lettergroottes en navigatie die voor iedereen werken

Toegankelijkheid is niet alleen maatschappelijk belangrijk, het vergroot ook je bereik én verbetert je vindbaarheid in zoekmachines. Wil je weten waar je moet beginnen? Lees ons artikel over digitale toegankelijkheid.

Grote webshops winnen op snelheid, maar jij kunt winnen op aandacht, service en toegankelijkheid. Laat klanten merken dat je ze ziet, hoort én begrijpt.

9. Schaal slim op

Gaat het lopen? Mooi. Dan begint het echte werk pas. Denk dan al snel aan:

• Uitbesteden van fulfilment/logistiek: werk samen met een betrouwbare partner voor opslag, verzending en retouren zodat jij je kunt richten op groei.
• Verbetering van je inkoopmarges: ga in gesprek met leveranciers, overweeg grotere volumes of alternatieve producten met hogere marge.
• Nieuwe marketingkanalen: probeer Pinterest Ads voor visuele inspiratie, affiliate marketing om anderen jouw webshop te laten promoten of ga internationaal adverteren.
• Verbetering van je conversie: doe regelmatig A/B-tests op product pagina’s, check je check-out flow en pas prijzen en verzendopties aan op klantgedrag.
• Verbreed je aanbod of specialiseer verder, afhankelijk van je marktpositie en concurrentie.
• Overweeg het toevoegen van abonnementen of bundels om terugkerende inkomsten te creëren.

En vooral: houd je cijfers scherp. Met maandelijkse rapportages, realtime inzichten en groeigesprekken helpen wij je niet alleen bijsturen, maar vooruitkijken. Want zonder grip op je cijfers, stuur je blind.

10. Webshop starten met hulp: boekhouding en advies op maat

Als ondernemer hoef je het niet alleen te doen. Sterker nog, de meeste succesvolle webshops groeien juist door wél hulp in te schakelen. CijferAdvies denkt met je mee vanaf de eerste stap. Of je nu net begint of al een serieuze omzet draait, wij staan naast je bij:

• De keuze van de juiste rechtsvorm en structuur (zzp, vof, bv?)
• Het opzetten, koppelen én automatiseren van je administratie
• Slimme fiscale keuzes, investeringsaftrek en benutten van regelingen
• Btw-regels en aangiftes bij internationale verkoop binnen én buiten de EU
• Structurele winstverbetering op basis van je cijfers
• Startersbegeleiding met aandacht voor strategie én praktijk
• E-commerce expertise dankzij onze e-commerce boekhoudservice

Onze kracht? Geen standaard advies, maar begeleiding op maat. Met jouw cijfers als uitgangspunt. Altijd praktisch, altijd dichtbij.