Webshop administratie Archives

Een webshop draait om snelheid. Bestellingen, voorraad, advertenties, retouren. Alles beweegt tegelijk. Maar achter die snelheid zit een harde waarheid: veel webshops weten niet waar ze precies geld verdienen of verliezen. En dat wordt zichtbaar zodra kosten bewegen. Denk aan stijgende logistieke kosten, hogere fulfilmenttarieven of oplopende retourstromen. Dat sturen op cijfers is belangrijk voor je webshop.

Juist nu is sturen op cijfers belangrijk. Niet om de administratie netjes te houden, maar om richting te kiezen. Je cijfers laten zien waar je marge lekt, waar je ruimte hebt en waar je moet bijsturen. Een boekhouder helpt je die cijfers te lezen alsof het een routekaart is. Zo kun je vooruit kijken in plaats van corrigeren achteraf.

Wat er speelt: druk op marges en stijgende kosten

De e‑commercemarkt groeit door, maar de rek in de marges wordt kleiner. Uit onderzoek van SRA blijkt dat de winstgroei in het mkb historisch laag is (SRA, 11 juli 2025). Tegelijk stijgen logistieke kosten. Vervoerders en fulfilmentcentra verhogen hun tarieven door hogere loonkosten en brandstofprijzen. In sommige sectoren slokt logistiek al 20 tot 35 procent van de marge op.

Retouren blijven een stille margedrukker. Emerce schreef in oktober 2025 dat de combinatie van retourverwerking en verzending een van de grootste kostenposten in e‑commerce is (Emerce, 8 oktober 2025).

Daar komt bij dat voorraad duurder wordt. Kapitaal zit langer vast in producten terwijl opslag- en financieringskosten oplopen. Ondernemers voelen deze beweging direct in hun cashflow.

Waarom sturen op cijfers belangrijk is voor webshop‑ondernemers

Veel ondernemers ontdekken pas bij de boekhouder hoe hun webshop er echt voor staat. Op papier lijkt de omzet gezond, maar zodra btw, fulfilment, verzending, retouren en platformkosten worden meegerekend, blijkt de werkelijke winst vaak tegen te vallen. Een product dat goed verkoopt, levert soms nauwelijks iets op. Een order waar veel tijd in gaat zitten, kan structureel verliesgevend zijn zonder dat je het doorhebt. En terwijl de omzet stijgt, blijft het banksaldo achter.

Dat gebeurt wanneer je vooral stuurt op verkoopcijfers. Omzet vertelt wat er binnenkomt, niet wat er overblijft. De cijfers onder water laten veel meer zien. Ze tonen je werkelijke brutomarge per product, inclusief alle kosten die onderweg ontstaan. Ze maken zichtbaar wat één order kost, hoe klantgedrag invloed heeft op je marge en hoeveel geld vastzit in voorraad die te lang blijft liggen.

Wie deze cijfers kent, stuurt met rust en richting. Wie ze niet kent, ontdekt te laat waar de winst verdwijnt.

Wat je nu kunt doen

Veel ondernemers weten dat ze ‘meer met hun cijfers moeten doen’, maar niet waar ze moeten beginnen. Het voelt vaak alsof je naar een dashboard kijkt zonder legenda. Juist daarom helpt het om het simpel te houden. Denk niet in rapportages of ingewikkelde tabellen, maar in een paar concrete stappen die je structuur geven en direct inzichten opleveren.

Stap 1: Ontleed je marge per product

Kijk verder dan inkoop en verkoop. Bereken de marge opnieuw met alle kosten die in de praktijk meespelen. Denk aan verzendkosten, verpakkingsmateriaal, fulfilment, betaalkosten en retouren. Leg dit per product vast. Zo zie je meteen welke producten de motor van je webshop zijn en welke producten vooral drukte veroorzaken zonder dat ze iets opleveren.

Stap 2: Bereken de kosten per order

Tijd is geld. Elke order kost handelingen: picken, packen, verwerken, klantenservice en retourbehandeling. Bereken wat een order gemiddeld kost door tijd te meten, tarieven te koppelen en variabele kosten mee te nemen. Webshops schrikken vaak hoeveel euro er per bestelling ‘verdwijnt’ nog voordat er winst wordt gemaakt.

Stap 3: Leg klantgedrag naast je kosten

Niet elke klant is gelijk winstgevend. Leg retourpercentages, orderwaardes en aankoopfrequentie naast je werkelijke kosten. Je ziet dan welke klantgroepen structureel marge opleveren en welke precies het tegenovergestelde doen. Dit helpt bij keuzes in marketing, service en assortiment.

Stap 4: Stel een minimale bestelwaarde vast

Analyseer welke orders onder de streep verlies opleveren. Kleine bestellingen trekken je marge omlaag doordat verzendkosten en handelingen relatief zwaar drukken. Door een ondergrens in te voeren, stuur je je marge direct omhoog zonder dat je prijzen hoeft te verhogen.

Stap 5: Herzie je retourbeleid

Retouren zijn duur. Kijk kritisch naar de oorzaken. Vaak kun je met betere productinformatie, meer foto’s of duidelijkere maatadviezen het retourpercentage verlagen. Overweeg om retourkosten deels door te belasten of om bepaalde productgroepen anders te behandelen. Een paar procent minder retouren kan duizenden euro’s schelen.

Stap 6: Maak drie scenario’s: neutraal, stijgend en stress

Reken door wat er gebeurt als logistieke kosten met vijf procent stijgen. Of als je retourpercentage toeneemt. Of als fulfilment duurder wordt. Scenario’s laten je zien waar je kwetsbaar bent en welke maatregelen direct effect hebben. Het geeft rust om te weten wat er gebeurt voordat het gebeurt.

Stap 7: Maak cijfers een maandelijkse routine

Plan een vast moment om samen met je boekhouder naar dezelfde cijfers te kijken. Twintig minuten is genoeg om afwijkingen te spotten: stijgende kosten, dalende marge, veranderend klantgedrag. Door maandelijks bij te sturen voorkom je dat problemen zich opstapelen en blijf je voor de cijfers uit.

De rol van CijferAdvies

Je kunt veel van de stappen hierboven prima zelf zetten. Dat is juist de kracht ervan. Maar je hoeft het niet allemaal alleen te doen. Voor veel webshops zit de uitdaging niet in het willen, maar in het vinden van tijd. De cijfers liggen er wel, maar raken verspreid over systemen, dashboards en Excel-bestanden. Daardoor duurt het te lang om alles bij elkaar te zetten en verdwijnen belangrijke signalen tussen de regels.

Daar helpen wij bij. Als administratiekantoor 2.0 kijken we verder dan de jaarrekening. We verzamelen de juiste cijfers, koppelen ze aan elkaar en halen ruis weg. We duiken in de cijfers terwijl ze nog bewegen en brengen structuur aan waar het voor jou onoverzichtelijk wordt. Zo zie je sneller waar je marge verdwijnt, welke producten geld kosten in plaats van opleveren en hoe klantgedrag zich ontwikkelt.

Het doel is eenvoudig: minder tijd kwijt zijn aan puzzelen en meer tijd hebben om te ondernemen. Sturen op cijfers is geen luxe. Het is het verschil tussen grip houden en achter de feiten aanlopen. Met de juiste inzichten stuur je rustiger en scherper. Cijfers vertellen je waar je staat. Jij bepaalt waar je heen wilt. En wij helpen je die route helder en haalbaar te houden.

Op 29 november is het weer Black Friday, dé dag om je omzet een flinke boost te geven. Ga je stunten met prijzen of jouw producten extra in de (online) etalage zetten? Let dan goed op de Black Friday regels rondom kortingen, reviews en datagebruik. In dit artikel vind je de tien belangrijkste regels die je moet volgen om problemen te voorkomen.

1. Wees eerlijk over kortingen

Wanneer je je prijzen verlaagt, moet je eerlijk zijn over de korting. De ‘van-voor’-prijs moet gebaseerd zijn op de laagste prijs die je hebt gehanteerd in de 30 dagen voorafgaand aan de Black Friday-actie. Je mag dus niet zomaar een hogere ‘van-prijs’ verzinnen om de korting aantrekkelijker te laten lijken. Hierop is één uitzondering: de regels gelden niet voor beperkt houdbare producten zoals vlees, vis, zuivel, brood, groente en fruit.

Het transparant vermelden van kortingen is niet alleen wettelijk verplicht, maar het draagt ook bij aan het vertrouwen van je klanten. Mensen zijn tegenwoordig goed op de hoogte van prijzen en vergelijken graag. Als ze het idee hebben dat je kortingen niet eerlijk zijn, zullen ze sneller afhaken. Dit kan ook negatieve gevolgen hebben voor je reputatie. Betrouwbaarheid is steeds belangrijker geworden. Consumenten worden ook steeds kritischer.

2. Informeer over datagebruik

Bied je persoonlijke aanbiedingen op basis van klantinformatie? Dan ben je verplicht om je klanten te informeren welke data je gebruikt hebt voor deze aanbiedingen. Het gebruik van ’third party cookies’ voor gegevensverzameling is sinds dit jaar verboden. Je mag echter nog wel data gebruiken die je zelf hebt verzameld, zoals gegevens van je nieuwsbrief of website.

Het transparant omgaan met klantdata is een belangrijk onderdeel van klantgericht werken. Door je klanten goed te informeren, creëer je duidelijkheid en vertrouwen. Een klant wil weten waarom hij of zij een bepaalde aanbieding krijgt en hoe de gegevens daarvoor zijn verzameld.

3. Garantie en omgekeerde bewijslast

Sinds april 2022 zijn de garantieregels aangescherpt. Als verkoper moet jij nu bewijzen dat een defect product door verkeerd gebruik van de klant kapot is gegaan, in plaats van andersom. Zorg dat je garantieformulier duidelijk is over de procedure en voorwaarden, zodat je klanten weten waar ze aan toe zijn.

Het is belangrijk dat je als ondernemer goed op de hoogte bent van deze regels en ervoor zorgt dat je medewerkers dat ook zijn. Een duidelijke communicatie over de garantiebepalingen voorkomt verwarring en ontevreden klanten. Zorg ervoor dat je garantievoorwaarden helder zijn en dat je klanten weten hoe ze aanspraak kunnen maken op hun rechten. Dit helpt je niet alleen om problemen te voorkomen, maar bouwt ook aan klanttevredenheid en loyaliteit.

4. Verplichte software-updates

Verkoop je digitale producten zoals smartphones, printers of beveiligingscamera’s? Dan ben je verplicht om noodzakelijke software-updates aan te bieden. Dit geldt ook voor gebruikte of geïmporteerde producten. Houd rekening met de AVG: als je klanten per mail informeert, heb je hun toestemming nodig.

5. Transparantie over reviews

Je moet kunnen aantonen hoe je aan online reviews bent gekomen. Controleer bijvoorbeeld IP-adressen of zorg dat je kunt verifiëren dat de afzender het product echt heeft gekocht. Negatieve reviews mogen alleen worden verwijderd als ze aantoonbaar nep zijn.

Voor een groot percentage van de klanten zijn reviews de eerste bron van informatie voordat ze een aankoop doen. Een ruime meerderheid checkt altijd de ervaringen van anderen voordat ze besluiten iets te kopen. Het verwijderen van negatieve, maar legitieme reviews kan je betrouwbaarheid schaden. Negatieve reviews bieden juist ook een kans: door adequaat en oplossingsgericht te reageren, kun je laten zien dat je problemen serieus neemt en inzet op klanttevredenheid. Zorg er daarom voor dat je reviewbeleid duidelijk is en dat je in actie komt als er sprake is van misleiding of fraude.

6. Rechten van nieuwsbriefontvangers

Klanten moeten duidelijk geïnformeerd worden over hoe lang ze geabonneerd zijn en hoe ze zich kunnen uitschrijven. Let erop dat klanten altijd binnen veertien dagen mogen opzeggen. Bij uitschrijving moet je direct stoppen met de verwerking van hun klantgegevens en deze verwijderen.

Het sturen van nieuwsbrieven is een effectieve manier om je klanten op de hoogte te houden van acties, aanbiedingen en nieuws. Maar zorg ervoor dat je altijd de rechten van de ontvangers respecteert. Maak het makkelijk voor klanten om zich uit te schrijven en wees transparant over wat er met hun gegevens gebeurt. Een klant die zich gehoord voelt, is eerder geneigd om terug te komen, ook al schrijft hij zich tijdelijk uit voor je nieuwsbrief.

7. Influencer marketing en reclameregels

Influencers moeten zich houden aan de reclameregels van de Mediawet wanneer ze jouw product promoten. YouTubers, TikTokkers en Instagrammers met meer dan 500.000 volgers moeten transparant zijn over samenwerkingen en ervoor zorgen dat jongeren beschermd worden tegen schadelijke content. Misleiding is hierbij absoluut niet toegestaan.

Influencer marketing is tegenwoordig een krachtig middel om je product onder de aandacht te brengen, maar het brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee. Transparantie over samenwerkingen zorgt ervoor dat de volgers van een influencer weten dat er sprake is van een betaalde promotie. Bovendien is het van groot belang dat jongeren beschermd worden tegen content die voor hen schadelijk kan zijn. Zorg ervoor dat je samenwerkt met influencers die zich bewust zijn van deze verantwoordelijkheid en zich hieraan houden.

8. Betalen met persoonsgegevens

Klanten die betalen met persoonsgegevens, bijvoorbeeld voor toegang tot apps of software, hebben dezelfde rechten als klanten die met geld betalen. De AVG geldt dus ook voor deze klanten. Zorg dat je bedrijf AVG-proof is voor elke gebruiker van je diensten.

Het idee van ‘betalen met persoonsgegevens’ wordt steeds gebruikelijker, maar dit betekent niet dat er minder rechten gelden voor deze klanten. De gegevens die zij verstrekken, moeten net zo goed beschermd worden als wanneer ze een financiële betaling doen. Zorg ervoor dat je transparant bent over wat je met deze gegevens doet en zorg voor een solide AVG-beleid. Dit geeft klanten vertrouwen in jouw dienstverlening.

9. Verbod op tabaksreclame

Reclame maken voor tabak of aanverwante producten, zoals vapes, is niet toegestaan. Zorg dat je dit in acht neemt om boetes te voorkomen.

Het verbod op tabaksreclame is strikt en bedoeld om de volksgezondheid te beschermen. Zelfs als tabaksproducten of vapes maar een klein deel van je assortiment uitmaken, is het belangrijk dat je je bewust bent van deze regels. Een overtreding kan niet alleen tot hoge boetes leiden, maar ook schade toebrengen aan je reputatie als verkoper.

10. Verkopen via platforms

Verkoopplatforms zijn verplicht om gegevens van verkopers door te geven aan de belastingdienst. Verkoop je via een platform, dan moet je er rekening mee houden dat je omzet, rekeningnummer en andere gegevens gedeeld worden met de belastingdienst.

Verkopen via platforms zoals Bol.com of Amazon biedt veel voordelen, zoals een groot bereik en gemak. Maar het betekent ook dat er specifieke regels gelden. De belastingdienst wil inzicht in jouw verkopen, en het platform moet deze gegevens doorgeven. Zorg dat je administratie op orde is en wees je bewust van de verplichtingen die hierbij komen kijken. Zo voorkom je verrassingen achteraf.

Black Friday regels: een kans, maar wees voorbereid

Met deze checklist ben je klaar om van Black Friday een succes te maken, zonder zorgen over naleving van wet- en regelgeving. Black Friday kan je veel opleveren, maar zorg dat je goed voorbereid bent en alle regels volgt. Het zijn natuurlijk niet alleen Black Friday regels, maar een reminder om ook na de kortingsweek alles op orde te hebben. Wil je meer weten over deze regels of heb je hulp nodig bij de uitvoering ervan? Neem gerust contact met ons op!

Inhoudsopgave