Wanneer je je eigen bedrijf start, kom je waarschijnlijk allerlei nieuwe termen tegen. Eén daarvan is eHerkenning. Maar is dit iets wat je echt nodig hebt? Niet elke ondernemer heeft eHerkenning nodig. Het hangt sterk af van je bedrijfsstructuur en de diensten die je gebruikt. In dit artikel leggen we je uit wanneer eHerkenning verplicht is en wat je ermee kunt doen. Zo weet je precies waar je aan toe bent als startende ondernemer.
eHerkenning is vooral van belang voor ondernemers met een rechtsvorm zoals een bv of vof. Voor deze bedrijven is het vaak nodig om toegang te krijgen tot verschillende (overheids)diensten. Ben je een zzp’er? Dan regel je de meeste zaken gewoon met je DigiD. Weet je nog niet of je beter voor een eenmanszaak of bv kunt gaan met je nieuwe bedrijf? Dan kun je je hier inlezen over de voor- en nadelen van de twee.
1. Wat is eHerkenning en heb ik het nodig?
eHerkenning is een beveiligd inlogmiddel waarmee je veilig kunt inloggen bij verschillende (overheids)instanties, zoals de Belastingdienst of de gemeente. Het is nodig als je bijvoorbeeld btw-aangifte moet doen, loonheffingen moet doorgeven omdat je personeel in dienst hebt, of als je vennootschapsbelasting moet indienen voor je bv.
Daarnaast gebruik je eHerkenning om subsidies aan te vragen en/of om vergunningen te regelen. Als je internationaal zaken doet, biedt eHerkenning je toegang tot diverse Europese douaneportalen. Met één inlogmiddel kun je dus bij verschillende organisaties terecht. Dus heb je eHerkenning nodig? Lees dan verder hoe je het moet aanvragen, anders regel je alles gewoon simpel met je DigiD.
2. Hoe kan ik eHerkenning aanvragen?
Je kunt eHerkenning aanschaffen bij een van de erkende leveranciers die voldoen aan strenge eisen. Voordat je kunt beginnen, moet je ingeschreven staan bij de KVK. Er zijn drie verschillende betrouwbaarheidsniveaus van eHerkenning. Hoe hoger het niveau, hoe meer informatie je moet aanleveren. Meestal regel je eHerkenning binnen enkele dagen, maar als er veel gegevens nodig zijn kan het wat langer duren.
Zorg ervoor dat je eHerkenning op tijd aanvraagt, zodat je klaar bent voor bijvoorbeeld je eerste belastingaangifte. Soms heb je bij de aanvraag een uittreksel nodig uit het KVK Handelsregister. Dat uittreksel mag niet ouder zijn dan veertien dagen. Check bij de leverancier of dit nodig is.
Na aanschaf moet je eHerkenning activeren en testen. Doe dit op tijd om problemen en mogelijke boetes te voorkomen.
3. Welk betrouwbaarheidsniveau moet ik kiezen?
Bij het kiezen van eHerkenning is het belangrijk om te weten welk betrouwbaarheidsniveau je nodig hebt. Dit verschilt per organisatie waarmee je zaken doet. Op hun website kun je vaak vinden welk niveau vereist is voor de diensten die je wilt gebruiken.
Er zijn drie niveaus om uit te kiezen: EH2+, EH3 en EH4. Hoe hoger het niveau, hoe strenger de beveiliging en hoe meer gegevens je moet aanleveren. De meeste organisaties vragen minimaal om EH3. Denk ook goed na over de toekomst: als je later een hoger niveau nodig hebt, moet je eHerkenning opnieuw aanschaffen. Dus soms is het voordeliger om al eerder een hoger niveau te nemen. Het scheelt je ook tijd en gedoe, omdat je alle hoepels al eerder door gaat.
Bij alle niveaus van eHerkenning log je in met tweefactorauthenticatie, wat betekent dat je naast je wachtwoord nog een extra verificatiemethode nodig hebt.
4. Wat kost eHerkenning?
eHerkenning is geen gratis dienst; je koopt het bij een van de erkende leveranciers. De kosten variëren afhankelijk van de leverancier en het betrouwbaarheidsniveau dat je kiest. Over het algemeen liggen de prijzen tussen de 25 en 50 euro per jaar.
Je kunt eHerkenning voor één jaar aanschaffen, maar het is vaak voordeliger om het direct voor drie of vijf jaar te kopen. De kosten per jaar worden dan lager. Omdat het om zakelijke uitgaven gaat kun je deze kosten aftrekken bij je inkomstenbelasting.
5. Hoe geef ik mijn personeel toegang tot eHerkenning?
Heb je personeel dat ook met eHerkenning moet inloggen? Dan moet je voor elke medewerker een aparte eHerkenning aanvragen. Tijdens de aanvraag kun je machtigingen instellen, waarmee je bepaalt welke rechten je medewerkers hebben en welke taken ze mogen uitvoeren.
Het is belangrijk om voor elke medewerker de juiste bevoegdheden vast te leggen. Op die manier hebben zij alleen toegang tot de informatie en diensten die ze nodig hebben voor hun werk. Zo houd je controle over wie wat kan doen binnen jouw bedrijf. Wel zo handig.
6. Wat is het verschil met de speciale Belastingdienst EH3?
Wil je alleen inloggen bij de Belastingdienst? Dan kun je kiezen voor de speciale Belastingdienst EH3 eHerkenning. Dit is een aangepaste versie van eHerkenning die specifiek bedoeld is voor gebruik bij de Belastingdienst.
Deze variant kost maximaal 25 euro per jaar. Je kunt een vergoeding van 24,20 euro per jaar aanvragen bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland. Hierdoor zijn de kosten bijna volledig gedekt. Dit is ook gelijk de voordeligste keuze als je alleen voor de Belastingdienst eHerkenning nodig hebt.
7. Wat is eIDAS en hoe hangt het samen met eHerkenning?
Wanneer je over eHerkenning leest, kom je misschien ook de term eIDAS tegen. eIDAS staat voor Electronic Identification And Trust Services en is een Europese verordening die het mogelijk maakt om in de hele Europese Economische Ruimte (EER) veilig online zaken te doen met overheidsorganisaties.
Voor bedrijven betekent dit dat je met eHerkenning niveau EH3 of hoger toegang kunt krijgen tot diensten in andere Europese landen. Dit is vooral handig als je internationaal zaken doet en toegang nodig hebt tot buitenlandse overheidsportalen. eIDAS zorgt ervoor dat jouw eHerkenning ook buiten Nederland geaccepteerd wordt.
Heb je nog vragen over eHerkenning?
Als zzp’er heb je dus niet snel eHerkenning nodig. Voor ondernemers met andere rechtsvormen zoals een bv is het soms wel verplicht. Het is belangrijk om te weten of je eHerkenning nodig hebt en welk betrouwbaarheidsniveau geschikt is voor jouw situatie. Door de juiste keuze te maken, kun je veilig en efficiënt zaken doen met (overheids)organisaties, zowel binnen Nederland als in Europa.
Bij CijferAdvies staan we klaar om je te helpen met al je vragen over eHerkenning, en we kunnen je ondersteunen bij de aanvraag en het gebruik ervan. Neem gerust contact met ons op als je meer wilt weten of advies nodig hebt.