Het runnen van een eigen bedrijf als zelfstandige zonder personeel (zzp’er) biedt veel vrijheid en flexibiliteit. Je bent voor alles verantwoordelijk en hebt geen collega’s om even aan de mouw te trekken. Het komt daarom vast wel eens voor dat je wat over het hoofd ziet. Een van de grootste uitdagingen voor veel zzp’ers is het bijhouden van hun fiscale verplichtingen. We bespreken de meest voorkomende fiscale fouten door ZZP’ers en geven tips om deze te voorkomen.
1. Geen duidelijke scheiding tussen zakelijke en privé-uitgaven
Er zijn voor de hand liggende fiscale fouten die door zpp’ers worden gemaakt. Een daarvan is het niet goed scheiden van zakelijke en privé-uitgaven. Hierdoor wordt het moeilijk om bij te houden welke kosten fiscaal aftrekbaar zijn. Het is handig om een aparte zakelijke bankrekening te hebben en deze uitsluitend voor zakelijke transacties te gebruiken. Dit maakt het eenvoudiger om een overzicht te houden en om de belastingaangifte correct in te vullen. Het mengen van deze kosten kan namelijk problemen opleveren bij je belastingaangifte!
2. Verkeerd omgaan met BTW
Misschien ben je ook wel niet zo geïnteresseerd in de BTW. Begrijpelijk. Maar tijdens het berekenen en afdragen van de BTW wil je net even extra opletten. Anders krijg je te maken met verkeerde aangiften. En de Belastingdienst kan achteraf nog boetes geven voor foutieve aangiften. Ben je je bewust van de fout? Wijzig dan nog je oude aangifte! Via een suppletieaangifte kun je nog wijzigingen doorgeven. Daarnaast moet je de BTW-aangifte op tijd indienen en betalen. Want een te late aangifte kan al reden zijn voor een boete.
3. Onvoldoende reserveren voor belastingaanslagen
Een van de andere veelvoorkomende fiscale fouten bij zzp’ers gaan over het niet opzij zetten van voldoende geld voor belastingen. Als ZZP’er ben je zelf verantwoordelijk voor het afdragen van inkomstenbelasting en mogelijk ook voor de BTW. Veel zelfstandigen vergeten een deel van hun inkomsten apart te zetten. Ze hebben bijvoorbeeld geen inzicht of overzicht van deze toekomstige kosten. Hierdoor kun je in financiële problemen komen als de aanslag binnenkomt. Een goede richtlijn is om ongeveer 30% van je inkomsten apart te zetten voor belastingen.
4. Geen gebruik maken van fiscale aftrekposten
Andere veelgemaakte fiscale fouten door zzp’ers behoren tot de aftrekposten. Veel zzp’ers zijn niet volledig op de hoogte van de fiscale aftrekposten waar zij recht op hebben. Denk aan aftrekposten zoals de zelfstandigenaftrek, startersaftrek en de mkb-winstvrijstelling. Door goed op de hoogte te zijn van deze aftrekposten en ze correct toe te passen, kun je flink besparen op je belastingaanslag.
5. Het niet op tijd indienen van de aangifte
Het op tijd indienen van de belastingaangifte is wel zo handig. Te late aangiften kunnen leiden tot boetes en rente. Zorg ervoor dat je goed op de hoogte bent van de deadlines en dat je ruim op tijd begint met het verzamelen van de benodigde informatie. Een goede administratie gedurende het jaar kan dit proces aanzienlijk vergemakkelijken.
Je bent bijvoorbeeld verplicht om maandelijks, per kwartaal of jaarlijks aangiftes te doen. Plan vooruit en de aangifte levert je al minder stress op. Neem een boekhouder en je krijgt zelfs een seintje als iets mist. Hoe je het ook inplant, zorg dat de datum alvast in je agenda staat.
6. Verkeerde of ontbrekende factuurgegevens
Je bent wettelijk verplicht om op de juiste manier een factuur te versturen. Dat is ook nodig voor een goede fiscale administratie. Veel ZZP’ers maken fouten door verkeerde of ontbrekende gegevens op hun facturen te vermelden. Wat dacht je van een onjuist BTW nummer of het niet vermelden van verplichte gegevens. Zorg ervoor dat al je facturen voldoen aan de eisen van de Belastingdienst om problemen te voorkomen.
Je aangifte doen is lang niet altijd een fluitje van een cent. Het is zelfs makkelijk om een fout te maken. Van het verkeerd berekenen tot aan het te laat indienen… Fouten maken is menselijk. Het kan fijn zijn als er iemand met je mee kijkt. Misschien een andere zzp’er, waarmee je de afspraak maakt om elkaar te controleren. Of je huurt een boekhouder in.
Geen advies inwinnen bij complexe fiscale situaties
Sommige fiscale situaties kunnen complex zijn. Vooral als je te maken krijgt met verschillende inkomstenbronnen, investeringen of internationale transacties. Het is verstandig om in zo’n geval advies in te winnen bij een fiscaal adviseur of accountant. Zij kunnen je helpen om de juiste keuzes te maken en om fiscale fouten te voorkomen.
Belastingregels veranderen ook continu. Jaarlijks wordt er wel weer gesleuteld aan een wet, subsidie of belastingregel. En A.I. kunnen we ook nog niet vertrouwen op dit moment. Daarnaast liggen arbeidsrelaties momenteel onder de loep. Mocht dit verkeerd gekwalificeerd worden, dan kan dat gevolgen hebben voor je aangifte of fiscale status.
Tijdsgebrek of twijfel? Kies voor een boekhouder
Fiscale fouten kunnen vervelende gevolgen hebben. Ook voor zzp’ers. Je wilt goed geïnformeerd te werk gaan. Zonder zorgen kunnen focussen op dat waar je goed in bent. Misschien wel via de kleineondernemersregeling (KOR), als zzp’er of in een bv. Afhankelijk van je situatie kun je meer behoefte hebben aan advies.
Bij CijferAdvies staan we klaar om ZZP’ers te ondersteunen met al hun fiscale vragen en zorgen, zodat zij zich kunnen concentreren op waar ze goed in zijn: ondernemen.