Categorie: Internationale btw & OSS

Voor ondernemers met grensoverschrijdende omzet.

Einde aan invoervrijstelling onder €150? Wat de nieuwe EU-douaneregeling écht betekent voor jouw webshop

Berichtauteur Door Stefan Coelen
Berichtdatum augustus 22, 2025
Geen reacties op Einde aan invoervrijstelling onder €150? Wat de nieuwe EU-douaneregeling écht betekent voor jouw webshop

Vanaf 2028 wil de EU een belangrijke douaneregeling aanpassen. De huidige vrijstelling van invoerrechten op zendingen tot €150 staat op de nominatie om te verdwijnen. Let op: we hebben het hier over invoerrechten – niet over btw. Want die is sinds juli 2021 al verplicht bij elk pakket van buiten de EU, hoe goedkoop dat pakket ook is. Die wijziging is dus allang ingegaan. Maar nu komt er een nieuwe golf aan regels op ondernemers af die veel werken met kleine importzendingen. Wat moet je weten? En wat kun je doen om voorbereid te zijn?

Hoe werkt het nu met btw en invoerrechten?

Om de impact goed te begrijpen, is het handig om eerst naar een voorbeeld te kijken. Stel: een klant bestelt een product van €20 bij een webshop buiten de EU. Wat die klant uiteindelijk betaalt, hangt sterk af van hoe jij als ondernemer je logistiek en afhandeling hebt geregeld.

Situatie	Productprijs	Afhandelingskosten	Btw (21%)	Totaalbedrag
Voor 2021	€20	Geen	Geen	€20
Met IOSS-registratie	€20	Geen (vooraf verwerkt)	€4,20	€24,20
Zonder IOSS – Nederland	€20	€4	€5,04	€29,04
Zonder IOSS – België	€20	€15	€7,35	€42,35

In de oude situatie was een aankoop van €20 vaak ook echt €20 – simpel zat. Maar inmiddels moet er btw worden afgedragen, en zonder goede voorbereiding komen daar ook nog eens extra kosten bij voor afhandeling. In België zijn die kosten bijvoorbeeld veel hoger dan in Nederland.

Zeker als je veel verkoopt of afhankelijk bent van impulsaankopen via platforms, kan dit je marge behoorlijk aantasten. Daarom is het slim om nu al goed naar je processen te kijken. Kleine aanpassingen kunnen een groot verschil maken op je uiteindelijke winst.

Sinds 2021 is de btw-vrijstelling voor zendingen tot €22 vervallen. Dat betekent dat elk pakket van buiten de EU – of het nou €5 of €500 kost – belast is met btw. Voor invoerrechten ligt het anders: die gelden op dit moment alleen voor zendingen met een waarde van meer dan €150. Kleine zendingen zijn dus vrijgesteld van invoerrechten, zolang je netjes btw afdraagt.

Voor een webshop betekent dit: als je bijvoorbeeld telefoonhoesjes van €40 per stuk importeert uit China, betaal je daarover btw, maar geen invoerrechten. Dat maakt het verdienmodel voor veel kleine e-commercebedrijven haalbaar. Maar die balans staat op het punt te kantelen.

Wat wil de EU veranderen – en waarom?

De Europese Commissie wil korte metten maken met de vrijstelling op invoerrechten tot €150. Waarom? Omdat de regeling massaal wordt misbruikt. Jaarlijks worden miljarden pakketjes de EU binnengebracht met onjuiste of kunstmatig lage waardes. In 2024 ging het om meer dan 4,6 miljard pakketjes – waarvan een groot deel afkomstig uit China. Ondertussen moeten EU-ondernemers wél voldoen aan alle regels én betalen ze gewoon invoerrechten en btw. Het speelveld is allesbehalve eerlijk.

Om dat te herstellen wil de EU:

Invoerrechten laten gelden voor alle zendingen, ongeacht de waarde
Platforms zoals Amazon, Temu of Shein verantwoordelijk maken voor het innen en afdragen van die kosten
Strengere eisen stellen aan productdata zoals herkomst en HS-codes

De invoering wordt voorlopig verwacht rond 2028, maar er zijn geluiden dat lidstaten aandringen op een eerdere invoering. Kortom: wie slim is, wacht niet af.

Wat betekent dit voor jouw webshop?

Vooral ondernemers die werken met kleine margeproducten of dropshipping gaan dit voelen. Neem het voorbeeld van telefoonhoesjes van €40: nu betaal je 21% btw, oftewel €8,40. Straks komt daar 5 tot 12% invoerrechten bovenop – en mogelijk een extra handling fee. Tel uit je winst. Of verlies…

Daarnaast krijg je te maken met een zwaardere administratieve last. Want de douane wil niet alleen weten wat er in het pakket zit, maar ook waar het vandaan komt, wat de waarde is, en of de HS-code klopt. Als dat niet klopt, blijft je zending vaststaan – of volgt er een naheffing.

En dan zijn er nog de retouren. Klanten sturen steeds vaker iets terug. Maar als dat pakket opnieuw de grens over moet, kun je opnieuw invoerrechten verschuldigd zijn. De vraag is dan: wie betaalt dat? Jij of je klant?

Wat kun je als ondernemer doen?

Op onze website schreven we eerder al over slim en voordelig importeren voor webshops. Daar vind je praktische tips voor hoe je bijvoorbeeld met fulfilment binnen de EU of dropshipping vanuit Europa slimmer kunt inkopen. Die inzichten worden met deze aangekondigde verandering nóg relevanter. Zie: Slim en voordelig importeren voor webshops

Je hoeft je businessmodel niet overboord te gooien, maar voorbereiden is wél slim. Kijk alvast kritisch naar je inkoopstrategie. Is het mogelijk om via een EU-distributeur te werken of een fulfilmentcentrum binnen Europa? Dan omzeil je de heffingen. Je kunt ervan uitgaan dat ook Chinese bedrijven een fulfillmentcentrum binnen Europa willen. Dat scheelt hun ook geld.

Zorg dat je administratie op orde is. Denk aan juiste productcodes, duidelijke waardes en correcte herkomst. Regel eventueel een IOSS-registratie als je veel verkoopt aan EU-consumenten. En informeer je klant tijdig over wat deze veranderingen kunnen betekenen voor prijs of levertijd – transparantie voorkomt klachten.

Hoe helpt CijferAdvies jou hierbij?

Wij snappen dat jij vooral bezig wilt zijn met ondernemen – niet met douaneformulieren. En ook niet met eindeloze regeltjes waar je zelf geen grip op hebt. Gelukkig kijken wij verder dan alleen de cijfers. Samen met onze klanten kijken we naar de impact van dit soort regelwijzigingen op het hele bedrijf: van marges tot klantcommunicatie en alles ertussenin.

Als CijferAdvies staan we naast je, maar we doen dat niet alleen. We hebben een netwerk van Associate Partners die elk hun eigen expertise meebrengen. Denk aan Amazon Resellers die precies weten hoe je als verkoper op dat platform slim inspeelt op deze veranderingen. Of logistiek adviseurs die je helpen je leveringsstrategie aan te passen, zonder je hele keten overhoop te gooien. Wij blijven scherp op je btw- en douaneaangiften, en signaleren wanneer een IOSS-registratie zinvol is. Maar we denken ook strategisch met je mee over wat dit betekent voor je bedrijfsvoering op lange termijn.

Wil je weten hoe dit jouw webshop raakt? Of gewoon eens sparren over hoe jij het best voorbereid bent op deze wijzigingen? Neem contact op met je adviseur bij CijferAdvies. Samen brengen we je webshop in stelling voor wat komen gaat.

Veelgestelde vragen over de EU-douanehervorming

1. Gaat de vrijstelling voor invoerrechten onder de €150 echt verdwijnen?

Dat is het voorstel van de Europese Commissie. De bedoeling is om de vrijstelling volledig af te schaffen zodat ook zendingen onder de €150 invoerrechten gaan kosten. Dit is nog niet definitief, maar wordt naar verwachting vanaf 2028 ingevoerd.

2. Betaal ik nu al invoerrechten voor pakketjes onder de €150?

Nee. Voor nu betaal je alleen btw bij invoer van goederen onder de €150, geen invoerrechten. Die grens ligt nog steeds op €150.

3. Wat is het verschil tussen btw en invoerrechten?

Btw is een belasting over de verkoopprijs van het product en geldt binnen de hele EU. Invoerrechten zijn heffingen die je betaalt bij de import van producten van buiten de EU. Die zijn afhankelijk van productsoort, waarde en herkomst.

4. Hoe kan ik me als webshop voorbereiden op de wijziging

Door nu al kritisch naar je inkoopproces, prijsstrategie en logistiek te kijken. Denk aan het inschakelen van fulfilment binnen de EU of samenwerken met een logistiek partner. Wij helpen je met het doorrekenen van scenario’s en het stroomlijnen van je administratie.

5. Wat is de IOSS-regeling en heb ik die nodig?

IOSS staat voor Import One Stop Shop. Hiermee kun je btw innen en afdragen bij de verkoop van producten van buiten de EU. Dit voorkomt verrassingen bij je klant aan de deur. Niet verplicht, maar vaak slim geregeld.

6. Verandert er iets voor retourzendingen?

Ja. Retouren van producten die eerder geïmporteerd zijn, kunnen bij terugkeer opnieuw worden belast. Zonder goede afspraken of lokale retourpunten kunnen die kosten flink oplopen.

Internationale btw & OSS Nieuws

Hoe werkt de One Stop Shop-regeling voor webshops?

Berichtauteur Door Stefan Coelen
Berichtdatum juni 20, 2025
Geen reacties op Hoe werkt de One Stop Shop-regeling voor webshops?

Verkoop jij als webshop aan consumenten in andere EU-landen? Dan heb je sinds 2021 te maken met de One Stop Shop-regeling (OSS). Klinkt als een handige oplossing – en dat is het ook. Maar alleen als je écht weet hoe het werkt. Want de OSS-regeling verandert hoe je btw berekent, rapporteert én afdraagt. En daar kun je flink de mist mee ingaan als je niet oppast. In dit artikel leggen we uit hoe de OSS-regeling werkt, wanneer het voor jou relevant wordt, wat de voordelen zijn én waar het vaak misgaat. Inclusief concrete tips en fictieve praktijkvoorbeelden. Zodat jij weet waar je op moet letten en hoe je met je webshop zonder zorgen EU-breed kunt blijven groeien.

In het kort: wat moet je weten over OSS?

Verkoop je meer dan €10.000 per jaar aan consumenten in andere EU-landen? Dan moet je het btw-tarief van het land van de klant hanteren. Via de One Stop Shop-regeling hoef je daarvoor niet in elk land btw-aangifte te doen, maar kun je alles centraal regelen bij de Nederlandse Belastingdienst. Je doet één kwartaal-aangifte voor al je EU-verkopen via het e-commerce portaal van Mijn Belastingdienst Zakelijk. De fiscus verdeelt de btw vervolgens over de juiste landen. Voorwaarde is wel dat je je op tijd registreert én je webshop en administratie goed inricht. Doe je dat niet, dan kun je voor verrassingen komen te staan – van naheffingen tot boetes.

Wat is de One Stop Shop-regeling precies?

De OSS-regeling is bedoeld voor ondernemers die verkopen aan consumenten in andere EU-landen. Tot 2021 had elk EU-land een eigen omzetdrempel voor afstandsverkopen, wat voor een wirwar aan regels zorgde. Nu is er één gezamenlijke grens: €10.000 per jaar voor je totale EU-consumentenomzet.

Ga je daaroverheen? Dan ben je verplicht om het btw-tarief te hanteren van het EU-land waar je klant woont. Verkoop je dus aan een Duitse consument, dan reken je 19% Duitse btw. Aan een klant in Oostenrijk? Dan 20%. Die buitenlandse btw neem je op in je verkoopprijs en je administratie. Aan het einde van elk kwartaal geef je via de OSS-regeling in één keer al deze btw op bij de Nederlandse Belastingdienst. Die zorgt ervoor dat het juiste bedrag bij de juiste EU-lidstaat terechtkomt.

Je hoeft dus geen aparte btw-aangifte te doen in elk afzonderlijk land, geen lokale btw-nummers aan te vragen, en geen ingewikkelde spreadsheets bij te houden per land. Eén digitaal loket voor je EU-btw, minder administratie en minder kopzorgen.

Voor wie is OSS bedoeld?

De OSS Unieregeling is vooral bedoeld voor ondernemers die vanuit Nederland goederen verkopen aan consumenten in andere EU-landen zonder btw-nummer. Denk aan webshops met fysieke producten, maar ook aan aanbieders van digitale diensten zoals e-books, online trainingen of streamingdiensten.

Zit je met je jaarlijkse EU-omzet onder de €10.000? Dan mag je Nederlandse btw blijven gebruiken. Kom je erboven? Dan moet je per bestelling het btw-tarief rekenen van het land van je klant en die via OSS afdragen. Deze regeling is dus vooral interessant (en relevant) voor groeiende webshops die willen uitbreiden over de grens zonder direct verstrikt te raken in lokale aangiftes en regels.

De voordelen van de One Stop Shop-regeling

Met de OSS-regeling haal je een hoop complexiteit uit je internationale verkoopproces. De belangrijkste voordelen op een rij:

Eén centrale aangifte: je hoeft niet meer per land btw-aangifte te doen, maar regelt alles in één keer via de Nederlandse Belastingdienst
Tijdswinst: minder administratief gedoe, geen gedoe met buitenlandse registraties of formulieren
Groei zonder barrières: makkelijker en sneller uitbreiden naar andere EU-landen
Flexibiliteit: OSS is vrijwillig. Je kiest zelf of je OSS gebruikt of liever lokaal btw-aangifte doet, afhankelijk van je strategie

Maar let op: hier gaat het vaak mis

De OSS-regeling is handig, maar niet zonder risico. Veel ondernemers vergissen zich in:

De €10.000-drempel: die geldt EU-breed, niet per land
Het toepassen van juiste btw-tarieven per land (die verschillen nogal)
Een webshop die geen buitenlandse btw-prijzen toont
Te late registratie of aangifte (met boetes als gevolg)
Verwarring met de KOR: De Kleineondernemersregeling (KOR) die je in Nederland kent, geldt niet automatisch in andere EU-landen.
Verkoop via dropshipping of buitenlandse voorraad: bij dropshipping gelden andere btw-regels en kun je géén gebruik maken van de OSS-regeling

Over de EU-KOR

Gebruik je de OSS-regeling, dan moet je gewoon btw rekenen en afdragen voor je buitenlandse verkopen, ook als je in Nederland onder de KOR valt. Dit misverstand zorgt regelmatig voor naheffingen. Houd er ook rekening mee dat vanaf 2025 een EU-brede KOR wordt ingevoerd – die biedt in sommige landen wél vrijstelling, maar werkt anders dan de Nederlandse variant. Laat je dus goed informeren als je hier gebruik van wilt maken.

Voorbeelden uit de praktijk

Een kleine webshop voor handgemaakte tassen verkocht in één jaar voor €12.000 aan klanten in Duitsland en België. De ondernemer dacht dat hij pas actie hoefde te ondernemen ná het jaar, maar had direct bij overschrijding van de €10.000 de Duitse btw moeten berekenen. Resultaat: naheffing en administratief gedoe.
Een cosmeticawinkel gebruikte hetzelfde btw-tarief (21%) voor alle EU-klanten, ook voor bestellingen naar Frankrijk en Italië. Bij controle bleek dat ze jarenlang het verkeerde tarief toepasten. Het corrigeren daarvan kostte flink wat tijd en geld.
Een dropshipper die leverde aan consumenten in Spanje gebruikte onterecht de OSS-regeling. Omdat de goederen direct vanuit het buitenland kwamen, mocht dit niet. Gevolg: correcties, btw-registratie in Spanje en extra administratieve lasten.

Wat verandert er voor je administratie?

Extra OSS-aangifte per kwartaal: je doet voortaan elk kwartaal een aparte btw-aangifte voor je EU-verkopen via het e-commerce platform van Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Registratie via Mijn Belastingdienst Zakelijk: om OSS te gebruiken moet je je registreren, waarvoor je eHerkenning (niveau 3) nodig hebt.
Facturatie volgens Nederlandse eisen, maar met buitenlandse btw: je facturen blijven voldoen aan de Nederlandse eisen, maar je vermeldt wel het btw-tarief van het land van je klant. Dus bijvoorbeeld 19% voor Duitsland of 20% voor Oostenrijk. Deze buitenlandse btw geef je op in de OSS-aangifte, waarna de Nederlandse Belastingdienst de bedragen doorstuurt naar de juiste landen. Zo hoef je niet zelf per land btw af te dragen.
Bewaarplicht van 10 jaar voor je OSS-verkopen: je moet je verkoopgegevens per EU-land bewaren, inclusief ordergegevens, facturen en verzendbewijzen. Let op: dit is langer dan de standaard 7 jaar voor Nederlandse btw.

Zorg dat je boekhouding goed is ingericht en je webshop automatisch de juiste btw-tarieven per land toepast. Veel boekhoudprogramma’s bieden inmiddels OSS-ondersteuning, maar dit moet vaak wel eerst correct worden ingesteld. CijferAdvies kan je helpen bij het inrichten van je administratie, het controleren van je webshopinstellingen en het klaarzetten van je OSS-aangiftes. Ook ondersteunen we bij de juiste factuurvermelding, 10-jaar archivering én zorgen we dat jouw verkoopproces vlekkeloos blijft draaien – zelfs over de grens. Zo voorkom je fouten, boetes én onnodige stress.

Stappenplan: starten met OSS in 5 stappen

Check je EU-omzet: Bereken of je boven de €10.000 grens zit of komt.
Registreer je op tijd: Aanmelden voor OSS kan via Mijn Belastingdienst Zakelijk.
Pas je webshop aan: Zorg dat btw-tarieven per land correct worden weergegeven.
Houd je administratie bij: Splits omzet en btw per land en per kwartaal.
Dien je OSS-aangifte op tijd in: Laat dit eventueel door je boekhouder of CijferAdvies regelen.

Fiscale en strategische keuzes

De OSS-regeling dwingt je om na te denken over:

Prijsstrategie per land (gelijk houden of differentiëren?)
Lokale registratie versus OSS (bijv. bij buitenlandse magazijnen)
Gebruik van de nieuwe EU-KOR (vanaf 2025)
Gebruik van platforms als Amazon of Bol.com

En hoe zit het buiten de EU?

De One Stop Shop-regeling geldt uitsluitend voor verkopen binnen de EU. Verkoop je goederen aan klanten buiten de EU – bijvoorbeeld naar de VS of Zwitserland – dan zijn er andere btw-regels van toepassing. In de meeste gevallen mag je bij export 0% Nederlandse btw rekenen, mits je kunt aantonen dat de goederen daadwerkelijk de EU verlaten. Maar let op: jouw klant betaalt bij aankomst vaak wél invoer-btw, douanerechten en inklaringskosten in het eigen land. Dit kan leiden tot onverwachte kosten en vertragingen, dus het is verstandig om dit vooraf goed te communiceren.

Verkoop buiten de EU vereist een andere aanpak en vraagt ook andere expertise, bijvoorbeeld op het gebied van exportdocumentatie, leveringsvoorwaarden (Incoterms), en btw-correcte facturatie. CijferAdvies helpt je graag bij het opzetten van een waterdichte exportadministratie, zodat je aan alle regels voldoet én je klant weet waar hij aan toe is.

Zo helpt CijferAdvies

Bij CijferAdvies helpen we je om grip te houden op je btw-verplichtingen. Wij:

Monitoren of je de €10.000 grens nadert
Regelen je OSS-registratie
Doen de OSS-aangiftes voor je
Helpen je webshop en administratie inrichten
Beantwoorden vragen en lossen problemen op
Verwerken alles in een overzichtelijk dashboard zodat jij altijd inzicht hebt in je verkopen per EU-land
Bieden ook nazorg: van controles tot correcties bij fouten, wij blijven betrokken

Meer weten of hulp nodig? Wij helpen je webshop graag op weg naar zorgeloze groei over de grens. Neem contact op met CijferAdvies.

Internationale btw & OSS Nieuws

Internationale bedrijfsadministratie goed geregeld

Berichtauteur Door Stefan Coelen
Berichtdatum oktober 25, 2024
Geen reacties op Internationale bedrijfsadministratie goed geregeld

Internationaal zakendoen vraagt om extra zorgvuldigheid als het gaat om je administratie. Er zijn wettelijke eisen waar je aan moet voldoen, zoals het gebruik van verschillende btw-tarieven en het vermelden van het btw-identificatienummer (btw-id) van je buitenlandse klant op je factuur. Daarnaast moet je bewijs bewaren van de uitvoer van je producten uit Nederland. De regels voor administratie verschillen voor handel binnen en buiten de EU. Vanaf 1 april 2024 zijn er nieuwe regels voor het gebruik van het btw-nultarief, vooral met betrekking tot het bewijs van de uitvoer van je producten uit Nederland.

Lever je goederen aan klanten binnen of buiten de EU? Dan gelden er specifieke regels waar je aan moet voldoen om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot naheffingen en vertragingen. In dit artikel leggen we je uit hoe je je internationale bedrijfsadministratie op orde krijgt, welke verplichtingen je hebt, en hoe je met een goede voorbereiding kunt voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Administratie binnen de EU

Verkoop je producten of diensten aan bedrijven in de EU? Dan moet je het btw-id van je buitenlandse klant op de factuur vermelden en bewijsmateriaal bewaren voor je btw-aangifte. In sommige gevallen moet je ook een Intrastat-opgave doen bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS).

Btw-id controle en bewijsvoering

Internationale bedrijfsadministratie vereist zorgvuldige controle van btw-gegevens. Voor Nederlandse klanten vermeld je de volledige naam- en adresgegevens en je eigen btw-id op de factuur. Bij handel met andere EU-landen voeg je ook het btw-id van de klant toe. Controleer altijd of de klant een geldig btw-id heeft en een ondernemer is in een ander EU-land. Dit is nodig voor een goed georganiseerde internationale bedrijfsadministratie.

Heb je 0% btw op de factuur staan en blijkt bij controle dat de klant geen btw-aangifte doet? Dan krijg je een naheffingsaanslag en moet je alsnog de btw betalen. Bewaar bewijsstukken, zoals schermafdrukken van btw-id controles, goed in je administratie om problemen te voorkomen.

Producten en diensten leveren binnen de EU

Lever je producten aan zakelijke afnemers in andere EU-landen, dan verricht je een intracommunautaire levering (ICL). Controleer het btw-id van je klant en bewaar een schermafdruk van deze gegevens in je administratie.

Op je factuur vermeld je aanvullende gegevens. Bij een intracommunautaire levering reken je vaak 0% btw. Je moet wel duidelijk aangeven dat het om een intracommunautaire levering gaat. Dit kan met de tekst ’tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB 1968′ of ‘artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112’. Welke tekst en taal je kiest, is aan jou.

Je levert de goederen met 0% btw naar andere EU-landen. Dat komt omdat je de btw van de klant betaalt in zijn land met zijn tarief. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld bij een ABC-levering of als je klant een persoon is zonder bedrijf.

Bewijsvoering bij intracommunautaire leveringen

In je administratie moet je kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk naar een ander EU-land zijn vervoerd en Nederland hebben verlaten. Dit bewijs kan bestaan uit:

Je bent verplicht om je administratie zeven jaar te bewaren voor de btw. Het helpt om dit allemaal toegankelijk en vindbaar op te slaan. Bij een controle wil je deze bewijzen eenvoudig en snel laten zien.

Afstandsverkopen aan particulieren binnen de EU

Verkoop je producten aan particuliere klanten, bijvoorbeeld via je webshop? Voor deze zogeheten afstandsverkopen geldt een gezamenlijk drempelbedrag van 10.000 euro voor alle EU-landen samen. Blijf je onder dit bedrag, dan reken je Nederlandse btw. Ga je er overheen, dan moet je de btw van het land van je klant in rekening brengen. Zorg dat je administratie goed kan bijhouden in welk land je klant zich bevindt en dat je daarover correct rapporteert.

Onze webshop specialisten kunnen je helpen om de administratie van je webshop goed te regelen. Zo weet je zeker dat je altijd aan de juiste btw-verplichtingen voldoet, zonder gedoe.

Diensten leveren binnen de EU

Lever je diensten aan bedrijven in andere EU-landen? Dan berekenen je klanten meestal zelf de btw in hun eigen land. Je stuurt een factuur zonder btw en vermeldt de tekst ‘btw verlegd’. Bewaar een schermafdruk van de controle van het btw-id van je klant.

Voor sommige diensten, zoals personenvervoer, gelden specifieke regels voor de plaats waar de btw geheven wordt. Dit betekent dat je in dat geval de btw moet betalen in het land waar de dienst wordt verleend.

Opgaaf ICP

Naast de btw-aangifte moet je ook een opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) doen, waarin je per btw-id van je buitenlandse klanten aangeeft welke leveringen en diensten je hebt verricht. Controleer voor de ICP-opgaaf altijd of de btw-id’s nog geldig zijn.

Administratie buiten de EU

Bij export van producten naar landen buiten de EU hoef je geen extra gegevens op je factuur te zetten, maar je moet wel de factuur in een taal opstellen die je klant begrijpt. We zien dat er vaak wordt gekozen voor Engels bijvoorbeeld. Er zijn ook verschillende apps die kunnen helpen met het automatisch vertalen van de factuur. Je factureert met 0% btw.

Lever je diensten in landen buiten de EU? Dan zijn er andere regels voor de btw en facturatie. Gebruik het hulpmiddel ‘Diensten in en uit het buitenland’ van de Belastingdienst om te weten wat je op de factuur moet zetten en waar je de btw-aangifte moet doen.

Bewijs van export

Voor de export van producten moet je bewijs bewaren, bijvoorbeeld:

Douanedocumenten zoals de Confirmation of Exit (CoE).
Correspondentie met je buitenlandse klant, zoals offertes en e-mails.
Kopieën van getekende vervoersdocumenten.

Bewijs bij import

Bij import van producten ontvang je de factuur van je buitenlandse leverancier. Je moet wel bewijs bewaren in je administratie, zoals:

De factuur van je douane-expediteur.
Douanedocumenten van de douane, bijvoorbeeld het bewijs van je digitale aangifte ten invoer.
Kopieën van vrachtbrieven.

Een boekhoudprogramma voor overzicht

Een goed boekhoudprogramma is tegenwoordig bijna noodzakelijk om je internationale administratie overzichtelijk te houden. Door verschillende grootboekrekeningen aan te maken, kun je eenvoudig inzicht krijgen in je binnenlandse en buitenlandse omzet. Dit helpt je niet alleen om je financiën goed te monitoren, maar zorgt er ook voor dat je bij controles door de Belastingdienst goed voorbereid bent.

Grootboekrekeningen instellen

Het gebruik van specifieke grootboekrekeningen maakt je administratie efficiënter en inzichtelijker. Hieronder geven we enkele voorbeelden van grootboekrekeningen die je kunt instellen voor internationale bedrijfsadministratie:

8000 Omzet binnenland: Voor alle omzet die je binnen Nederland realiseert.
8100 Omzet binnen de EU: Voor leveringen aan klanten binnen de EU, waarbij je rekening houdt met de intracommunautaire regels.
8200 Omzet buiten de EU: Voor leveringen aan klanten buiten de EU, waarbij je vaak werkt met 0% btw.

Je kunt er ook voor kiezen om een grootboekrekening per land aan te maken. Het gebruik van deze grootboekrekeningen zorgt ervoor dat je altijd weet waar je inkomsten vandaan komen en welke regels op welke omzet van toepassing zijn. Dit is niet alleen nuttig voor jezelf, maar ook nodig tijdens controles door de Belastingdienst.

Waarom een goed overzicht belangrijk is

Met een goed boekhoudprogramma kun je al je facturen, btw-aangiften, en grootboekrekeningen op één centrale plek beheren. Dit maakt het eenvoudiger om te voldoen aan de wettelijke eisen en geeft je direct inzicht in je financiële situatie. Het opzetten van een duidelijke structuur binnen je boekhoudprogramma voorkomt fouten en zorgt ervoor dat je altijd voldoet aan de administratieve verplichtingen.

Door specifieke grootboekrekeningen voor verschillende soorten omzet aan te maken, zorg je voor een duidelijk overzicht dat je in staat stelt om snel te reageren op veranderingen in je bedrijf. Bovendien maakt een goed georganiseerde administratie het eenvoudiger om bij een controle door de Belastingdienst direct de juiste informatie te verstrekken, waardoor je veel tijd en mogelijke boetes kunt besparen.

Kort samengevat: zo houd je je administratie op orde

Internationale bedrijfsadministratie vergt extra zorg en aandacht, maar met de juiste voorbereiding kun je veel problemen voorkomen. Zorg dat je altijd de juiste gegevens op je facturen vermeldt, dat je voldoet aan de regels voor bewijsvoering, en dat je je administratie op een gestructureerde manier bijhoudt. We zijn bijvoorbeeld nog niet eens aan alle onderdelen toegekomen. Er komt veel bij kijken en het kan soms erg complex worden. Maar een goed geregelde bedrijfsadministratie draagt bij aan internationaal succes.

Heb jij je internationale bedrijfsadministratie al goed geregeld? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen helpen om je administratie eenvoudig en zonder zorgen op orde te krijgen!

Inhoudsopgave