Internationaal zakendoen vraagt om extra zorgvuldigheid als het gaat om je administratie. Er zijn wettelijke eisen waar je aan moet voldoen, zoals het gebruik van verschillende btw-tarieven en het vermelden van het btw-identificatienummer (btw-id) van je buitenlandse klant op je factuur. Daarnaast moet je bewijs bewaren van de uitvoer van je producten uit Nederland. De regels voor administratie verschillen voor handel binnen en buiten de EU. Vanaf 1 april 2024 zijn er nieuwe regels voor het gebruik van het btw-nultarief, vooral met betrekking tot het bewijs van de uitvoer van je producten uit Nederland.

Lever je goederen aan klanten binnen of buiten de EU? Dan gelden er specifieke regels waar je aan moet voldoen om problemen met de Belastingdienst te voorkomen. Het niet naleven van deze regels kan leiden tot naheffingen en vertragingen. In dit artikel leggen we je uit hoe je je internationale bedrijfsadministratie op orde krijgt, welke verplichtingen je hebt, en hoe je met een goede voorbereiding kunt voldoen aan de eisen van de Belastingdienst.

Administratie binnen de EU

Verkoop je producten of diensten aan bedrijven in de EU? Dan moet je het btw-id van je buitenlandse klant op de factuur vermelden en bewijsmateriaal bewaren voor je btw-aangifte. In sommige gevallen moet je ook een Intrastat-opgave doen bij het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS).

Btw-id controle en bewijsvoering

Internationale bedrijfsadministratie vereist zorgvuldige controle van btw-gegevens. Voor Nederlandse klanten vermeld je de volledige naam- en adresgegevens en je eigen btw-id op de factuur. Bij handel met andere EU-landen voeg je ook het btw-id van de klant toe. Controleer altijd of de klant een geldig btw-id heeft en een ondernemer is in een ander EU-land. Dit is nodig voor een goed georganiseerde internationale bedrijfsadministratie.

Heb je 0% btw op de factuur staan en blijkt bij controle dat de klant geen btw-aangifte doet? Dan krijg je een naheffingsaanslag en moet je alsnog de btw betalen. Bewaar bewijsstukken, zoals schermafdrukken van btw-id controles, goed in je administratie om problemen te voorkomen.

Producten en diensten leveren binnen de EU

Lever je producten aan zakelijke afnemers in andere EU-landen, dan verricht je een intracommunautaire levering (ICL). Controleer het btw-id van je klant en bewaar een schermafdruk van deze gegevens in je administratie.

Op je factuur vermeld je aanvullende gegevens. Bij een intracommunautaire levering reken je vaak 0% btw. Je moet wel duidelijk aangeven dat het om een intracommunautaire levering gaat. Dit kan met de tekst ’tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB 1968′ of ‘artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112’. Welke tekst en taal je kiest, is aan jou.

Je levert de goederen met 0% btw naar andere EU-landen. Dat komt omdat je de btw van de klant betaalt in zijn land met zijn tarief. Er zijn uitzonderingen, bijvoorbeeld bij een ABC-levering of als je klant een persoon is zonder bedrijf.

Bewijsvoering bij intracommunautaire leveringen

In je administratie moet je kunnen aantonen dat de goederen daadwerkelijk naar een ander EU-land zijn vervoerd en Nederland hebben verlaten. Dit bewijs kan bestaan uit:

• Kopieën van getekende vrachtbrieven
• Vervoersverklaringen bij afhaaltransacties
• Polissen en facturen van transportverzekeringen

Je bent verplicht om je administratie zeven jaar te bewaren voor de btw. Het helpt om dit allemaal toegankelijk en vindbaar op te slaan. Bij een controle wil je deze bewijzen eenvoudig en snel laten zien.

Afstandsverkopen aan particulieren binnen de EU

Verkoop je producten aan particuliere klanten, bijvoorbeeld via je webshop? Voor deze zogeheten afstandsverkopen geldt een gezamenlijk drempelbedrag van 10.000 euro voor alle EU-landen samen. Blijf je onder dit bedrag, dan reken je Nederlandse btw. Ga je er overheen, dan moet je de btw van het land van je klant in rekening brengen. Zorg dat je administratie goed kan bijhouden in welk land je klant zich bevindt en dat je daarover correct rapporteert.

Onze webshop specialisten kunnen je helpen om de administratie van je webshop goed te regelen. Zo weet je zeker dat je altijd aan de juiste btw-verplichtingen voldoet, zonder gedoe.

Diensten leveren binnen de EU

Lever je diensten aan bedrijven in andere EU-landen? Dan berekenen je klanten meestal zelf de btw in hun eigen land. Je stuurt een factuur zonder btw en vermeldt de tekst ‘btw verlegd’. Bewaar een schermafdruk van de controle van het btw-id van je klant.

Voor sommige diensten, zoals personenvervoer, gelden specifieke regels voor de plaats waar de btw geheven wordt. Dit betekent dat je in dat geval de btw moet betalen in het land waar de dienst wordt verleend.

Opgaaf ICP

Naast de btw-aangifte moet je ook een opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) doen, waarin je per btw-id van je buitenlandse klanten aangeeft welke leveringen en diensten je hebt verricht. Controleer voor de ICP-opgaaf altijd of de btw-id’s nog geldig zijn.

Administratie buiten de EU

Bij export van producten naar landen buiten de EU hoef je geen extra gegevens op je factuur te zetten, maar je moet wel de factuur in een taal opstellen die je klant begrijpt. We zien dat er vaak wordt gekozen voor Engels bijvoorbeeld. Er zijn ook verschillende apps die kunnen helpen met het automatisch vertalen van de factuur. Je factureert met 0% btw.

Lever je diensten in landen buiten de EU? Dan zijn er andere regels voor de btw en facturatie. Gebruik het hulpmiddel ‘Diensten in en uit het buitenland’ van de Belastingdienst om te weten wat je op de factuur moet zetten en waar je de btw-aangifte moet doen.

Bewijs van export

Voor de export van producten moet je bewijs bewaren, bijvoorbeeld:

• Douanedocumenten zoals de Confirmation of Exit (CoE).
• Correspondentie met je buitenlandse klant, zoals offertes en e-mails.
• Kopieën van getekende vervoersdocumenten.

Bewijs bij import

Bij import van producten ontvang je de factuur van je buitenlandse leverancier. Je moet wel bewijs bewaren in je administratie, zoals:

• De factuur van je douane-expediteur.
• Douanedocumenten van de douane, bijvoorbeeld het bewijs van je digitale aangifte ten invoer.
• Kopieën van vrachtbrieven.

Een boekhoudprogramma voor overzicht

Een goed boekhoudprogramma is tegenwoordig bijna noodzakelijk om je internationale administratie overzichtelijk te houden. Door verschillende grootboekrekeningen aan te maken, kun je eenvoudig inzicht krijgen in je binnenlandse en buitenlandse omzet. Dit helpt je niet alleen om je financiën goed te monitoren, maar zorgt er ook voor dat je bij controles door de Belastingdienst goed voorbereid bent.

Grootboekrekeningen instellen

Het gebruik van specifieke grootboekrekeningen maakt je administratie efficiënter en inzichtelijker. Hieronder geven we enkele voorbeelden van grootboekrekeningen die je kunt instellen voor internationale bedrijfsadministratie:

• 8000 Omzet binnenland: Voor alle omzet die je binnen Nederland realiseert.
• 8100 Omzet binnen de EU: Voor leveringen aan klanten binnen de EU, waarbij je rekening houdt met de intracommunautaire regels.
• 8200 Omzet buiten de EU: Voor leveringen aan klanten buiten de EU, waarbij je vaak werkt met 0% btw.

Je kunt er ook voor kiezen om een grootboekrekening per land aan te maken. Het gebruik van deze grootboekrekeningen zorgt ervoor dat je altijd weet waar je inkomsten vandaan komen en welke regels op welke omzet van toepassing zijn. Dit is niet alleen nuttig voor jezelf, maar ook nodig tijdens controles door de Belastingdienst.

Waarom een goed overzicht belangrijk is

Met een goed boekhoudprogramma kun je al je facturen, btw-aangiften, en grootboekrekeningen op één centrale plek beheren. Dit maakt het eenvoudiger om te voldoen aan de wettelijke eisen en geeft je direct inzicht in je financiële situatie. Het opzetten van een duidelijke structuur binnen je boekhoudprogramma voorkomt fouten en zorgt ervoor dat je altijd voldoet aan de administratieve verplichtingen.

Door specifieke grootboekrekeningen voor verschillende soorten omzet aan te maken, zorg je voor een duidelijk overzicht dat je in staat stelt om snel te reageren op veranderingen in je bedrijf. Bovendien maakt een goed georganiseerde administratie het eenvoudiger om bij een controle door de Belastingdienst direct de juiste informatie te verstrekken, waardoor je veel tijd en mogelijke boetes kunt besparen.

Kort samengevat: zo houd je je administratie op orde

Internationale bedrijfsadministratie vergt extra zorg en aandacht, maar met de juiste voorbereiding kun je veel problemen voorkomen. Zorg dat je altijd de juiste gegevens op je facturen vermeldt, dat je voldoet aan de regels voor bewijsvoering, en dat je je administratie op een gestructureerde manier bijhoudt. We zijn bijvoorbeeld nog niet eens aan alle onderdelen toegekomen. Er komt veel bij kijken en het kan soms erg complex worden. Maar een goed geregelde bedrijfsadministratie draagt bij aan internationaal succes.

Heb jij je internationale bedrijfsadministratie al goed geregeld? Neem contact met ons op en ontdek hoe wij je kunnen helpen om je administratie eenvoudig en zonder zorgen op orde te krijgen!