Wist je dat er in Nederland ruim 5.000 bedrijfsorganisaties zijn? Daarvan zijn er 1.300 lokale ondernemersverenigingen. Je hebt maar weinig nodig om een vereniging te starten. Vaak is een handdruk en een schouderklop al genoeg. Maar voordat je in zo’n avontuur duikt is het goed om een aantal dingen te weten. Het is bijvoorbeeld slim om wat zaken vooraf te bespreken en vast te leggen. Hoe beperk je bijvoorbeeld aansprakelijkheid als bestuur? Wat voor werkzaamheden worden door de bestuursleden gedaan?
Dus tijd om 5 tips te lezen over het goed organiseren van je vereniging.
1. Leg het vast bij de notaris
Is het verplicht? Nee. En het kost ook nog eens wat. Maar leg je het niet vast bij de notaris, dan loop je risico. Want de bestuurder kan de vereniging dan niet juridisch vertegenwoordigen. Dat betekent automatisch dat hij of zij persoonlijk aansprakelijk wordt gehouden. Dus beperk je risico’s en richt je vereniging op via de notaris. Vervolgens heb je een oprichtingsakte of statuten, waarin de belangrijkste regels vastgelegd worden. Handig, want naast de vertegenwoordiging en het kiesrecht komt ook het doel en de doelgroep hierin te staan. Hoe het vervolgens gaat met benoemingen en andere wijzigingen ligt ook vast. Zo’n document kan veel problemen voorkomen dus.
2. Maak een huishoudelijk reglement
Hoe belangrijk het document van de notaris ook is. Hier kun je niet alles in kwijt. Dus stel je als vereniging een huishoudelijk reglement op. Dit document is niet wettelijk vastgelegd en daardoor makkelijker aanpasbaar. Zet hier de volgende zaken minimaal in:
- Hoe werkt het lidmaatschap, is er sprake van contributie?
- Welke taken en bevoegdheden heeft het bestuur?
- Hoe worden besluiten genomen samen met de leden?
- Met welke frequentie wordt er vergaderd?
- Je hebt verschillende faciliteiten ter beschikking? Welke regels gelden er rondom gebruik door leden?
3. Een vereniging heeft leden nodig
Hoe meer leden je hebt, hoe meer werk een vereniging kan verrichten. Maar je komt niet zomaar aan heel veel leden. Plus je bent al snel wat mensen kwijt aan bestuursfuncties. Denk aan een voorzitter (waarschijnlijk jijzelf), secretaris, penningmeester en wat managers. Van commissieleiders tot aan community managers, je kunt het zelf bepalen. Maar commissies instellen en leden taken geven is een veel gebruikte methode. Daarnaast wil je leden natuurlijk actief betrekken, zodat het besturen gemakkelijker verloopt. Dus commissieleiders kunnen weer leden vragen om in de commissie te komen bijvoorbeeld. En een van de belangrijkste commissies is natuurlijk die van het leden werven.
4. Werk met een plancyclus
Als bestuur wil je jaarlijks je leden op de hoogte houden van de planning en begroting. Hiervoor wordt vaak een presentatie gegeven. Daarin kun je het jaarplan, beleidsplan of meerjarenplan toelichten. Je wilt transparant zijn richting je leden, want zij betalen mee aan alles wat de vereniging doet. Je kunt hiervoor vaak een Algemene Ledenvergadering (ALV) organiseren. Of je stelt een commissie aan die hiervoor verantwoordelijk is. Zolang je leden maar informeert over resultaten in geld en activiteiten. Wordt er mee ingestemd dan verlenen de leden ‘decharge’ aan het bestuur. Wat eigenlijk heel deftig is voor; we stemmen ermee in en ontlasten het bestuur van aansprakelijkheid. Het is sowieso handig om na te denken over een eventuele bestuursaansprakelijkheidsverzekering. Dan is een bestuur verzekerd tegen schadeclaims na een bestuurlijke fout.
5. Geef bestuurswisselingen door aan de KvK
Het komt regelmatig voor dat een vereniging wisselt van bestuur. Het is belangrijk dat een vereniging dat opgericht is via de notaris dit doorgeeft. Want deze vereniging is voor iedereen vindbaar in het KVK-Handelsregister. Zorg dat het register van de KVK, Google, Site enz. up to date is. Dan is het voor buitenstaanders direct duidelijk wie er op dat moment tekenbevoegd en aansprakelijk is. De vertegenwoordigers van de vereniging spelen namelijk een belangrijke rol. Ze zijn als het ware het gezicht van de vereniging. Plus, als je als je niet actief bestuurder bent wil je ook de aansprakelijkheid doorgeven. Dus zorg dat deze altijd bijgehouden worden.