0342-400639 | info@cijferadvies.nl
9.5 uit 33 reviews

Tag: klankbord

Categorieën
news Uncategorized

De volgende stap voor je onderneming: Vijf digitale tools die tijd en geld opleveren

De volgende stap voor je onderneming Vijf digitale tools die tijd en geld opleveren

Ontdek vijf innovatieve digitale tools in dit artikel die jou als ondernemer tijd en geld opleveren. Of je nu worstelt met toenemende vraag zonder extra personeel of probeert om efficiënter om te gaan je tijd. Tools zijn er om je te helpen tijd en geld te besparen. Dan kun jij je beter kunt focussen op het stimuleren van de groei van je bedrijf.

1. Beheer je klanten met een CRM-systeem 

Klantbeheer gaat een stuk makkelijker wanneer je gebruik maakt van een Customer Relation Management-systeem (CRM-systeem). Hierin kun je klantgegevens beheren, contactmomenten vastleggen en tijd besparen. Het doel van een CRM-systeem is het verkrijgen van inzicht in koopgedrag of de relatie met je klant. De kracht van zo’n systeem komt pas tot zijn recht als je met veel informatie te maken krijgt. Want hoe meer informatie, hoe waardevoller de inzichten worden.

Wanneer je het systeem in de basis goed opzet kan het invloed hebben op een hoop processen. Denk aan automatische e-mails. Maakt iemand een afspraak via je website en je hebt alles goed staan? Dan komt deze in je CRM-systeem en wordt er een afspraakherinnering gestuurd. Daarnaast kun je ook je marketingactiviteiten beter toespitsen op basis van de inzichten die een CRM oplevert.  

2. Doe je boekhouding online

Het is waarschijnlijk een van de klussen waar je veel tijd aan kwijt bent. Je boekhouding. Van bonnetjes, facturen en andere documenten heb je al snel genoeg. Boekhoudsoftware maakt het werk gewoon makkelijker. Je kunt alles online bewaren en krijgt er overzicht voor terug.

Een digitaal boekhoudsysteem koppelt ook makkelijk aan andere systemen. Het kan zelfs aan je webshop gekoppeld worden. Ga je echt aan de slag met zo’n koppeling? Dan kun je zelfs de kassa en bank koppelen. Voordat je het weet worden je facturen automatisch naar de juiste klant verstuurd. Je kassasysteem uploadt gemakkelijk alle aankopen onder de juiste categorie. Zo wordt boekhouden geen pijnpunt, maar een geautomatiseerd proces.

Boekhoudsoftware zoals e-boekhouden.nl bieden hun diensten vaak aan als abonnement. Je hebt hier behoorlijk wat keuze en het kan van een paar tientjes tot honderden euro’s per jaar kosten. Het hangt uiteindelijk allemaal af van je behoeftes. Vergelijk en kies daarom een programma wat bij jouw bedrijf past.

3. Je personeelsadministratie maar dan makkelijker

Als ondernemer met personeel heb je te maken met urenbriefjes, verlofaanvragen en administratie. Salarisadministratie hoort er ook nog bij. Je hebt misschien geen HR afdeling dus hier zit ligt aardig wat werk. Een HR-tool automatiseert de processen, waardoor werknemers meer dingen zelf kunnen regelen. Het kan je behoorlijk wat tijd en geld schelen door werknemers hier bij te betrekken.  

We zien vaak bij bedrijven die snel groeien dat de organisatie het niet bij kan benen. Dat is niet zo gek, want bepaalde processen ondergaan verandering. Personeelsadministratie wordt lastiger naar mate je meer personeel krijgt. Wees dus op tijd met het optimaliseren van dit proces. Dan verlicht je de druk op dit systeem en houdt je tijd over voor je onderneming.

4. ERP-software voor bedrijfsprocessen 

ERP staat voor Enterprise Resource Planning. De software maakt het mogelijk om verschillende bedrijfsprocessen te verbinden. Het is interessant voor bedrijven die groeien, waardoor er meerdere afdelingen ontstaan. Dankzij de software is het mogelijk om verschillende afdelingen toegang te geven tot de relevante processen. Denk hierbij aan financiële administratie en voorraadbeheer. Het kan de efficiëntie van je medewerkers verbeteren.

Stel je hebt een bedrijf en wat personeel. Er was al een afdeling financiële administratie, maar je groeit. Dus steek je tijd in het opzetten van een marketingafdeling. Nu heb je meerdere afdelingen die naast elkaar moeten werken. Ze hebben alleen wel informatie van elkaar nodig. Een marketeer wil bijvoorbeeld aankoopcijfers hebben voor een campagne. Nu doen ze dat nog via de mail. Dankzij de ERP-software kunnen ze het gewoon opzoeken.

Nu is het aanschaffen en implementeren van ERP-software wel een hele klus. Het wordt bijvoorbeeld vaak op maat gemaakt voor bedrijven. Daarom is het verstandig om aanbieders te vergelijken en advies te vragen over de aanschaf, implementatie en mogelijkheden. Hier is een ERP Overzicht handig voor.

5. Digitale tools helpen bij automatiseren

Je hebt als ondernemer al snel in de smiezen wanneer er routinewerk ontstaat. Het zijn van die werkzaamheden in de onderneming die dagelijks, wekelijks of maandelijks terugkomen. Hier kunnen digitale tools een grote rol spelen. Nu kun je als groeiende ondernemer al dromen over drones, robots en A.I. Maar dat is misschien niet altijd de investering waard. De nieuwste technologie komt altijd met een prijskaartje. Reken dus altijd uit of de investering de tijdsbesparing waard is.

Als groeiende ondernemer liggen de grootste kansen vaak aan de software kant. Goedkoper, makkelijker te implementeren en nog steeds tijdbesparend. Bij CijferAdvies hebben we klanten die al ver zijn met het verbeteren van deze processen. Zo hebben we webshops die bijna hun gehele aankoopproces weten te automatiseren. Andere klanten werken al efficiënter met een CRM-systeem. Daar leren wij ook weer van. Dus onze tip? Kijk in je omgeving of er een ondernemer is waar je van kunt leren. Of neem contact met ons op voor een adviesgesprek.

Categorieën
news Uncategorized

Bedrijfsruimte huren als ondernemer: Hoe werkt dat?

Bedrijfsruimte huren als ondernemer: Hoe werkt dat?

Gaan de zaken goed, of begin je pas net en wil je daarom een bedrijfsruimte huren? Of het nu gaat om een kantoor, praktijk of winkel, het huren van een ruimte heeft zijn voordelen en nadelen. We bespreken in dit artikel de invloed van je investering en de verschillende soorten huurcontracten.

Overwegingen bij het huren van bedrijfsruimte

Het huren van een bedrijfsruimte biedt flexibiliteit, aangezien het opzeggen van een huurcontract vaak makkelijker is dan het verkopen van een pand. Bovendien neemt de verhuurder meestal het groot onderhoud voor zijn rekening. Dit scheelt je meteen een grote initiële investering. Maar huren betekent ook afhankelijkheid van de verhuurder. Denk bijvoorbeeld aan jaarlijkse stijgingen van huurprijzen en beperkte mogelijkheden tot tussentijdse opzegging. Het verbouwen of verduurzamen van het pand gaat ook niet zonder overleg met de verhuurder.

Flexibele alternatieven

Naast het huren van een bedrijfspand, zijn er diverse flexibele alternatieven beschikbaar. Denk hierbij aan het huren van een stoel in een kapsalon, het openen van een pop-up locatie, of het kiezen voor een flexibele werkplek in een bedrijfsverzamelgebouw waar je faciliteiten deelt met andere zelfstandigen. Afhankelijk van je situatie kun je soms beter gebruik maken van deze mogelijkheden.

De regels voor het huren van een bedrijfsruimte

Bij het (ver)huren van bedrijfsruimte gelden diverse regels, afhankelijk van het soort ruimte dat je huurt.

Optie 1. Publiek toegankelijke middenstandsbedrijfsruimte

Sommige panden, zoals winkels of horecapanden, zijn voor publiek toegankelijk. De eerste huurperiode duurt vijf jaar en kan daarna met vijf jaar worden verlengd. Tijdens deze periodes kan de verhuurder het huurcontract niet opzeggen. Jij kunt alleen het huurcontract van jouw kant ook niet opzeggen. Wil je de huurperiode verkorten? Dit kan door in het eerste huurcontract een kortere periode af te spreken. Voor zowel verhuurder als huurder geldt dezelfde opzegperiode na het eerste contract. Het tweede contract geldt automatisch voor vijf jaar.

Optie 2. Overige bedrijfsruimte

Dit omvat bijvoorbeeld opslagruimtes of kantoren. Hier kun je in overleg met de verhuurder zelf de huurperiode en contractduur bepalen. Overige bedrijfsruimtes kennen geen vaste huurperiode waarbij de verhuurder niet kan opzeggen. Je hebt wel ontruimingsbescherming, waardoor je bij de rechter om één jaar uitstel kunt vragen als de verhuurder de huur opzegt.

Energie label C is verplicht voor kantoren

Kantoorgebouwen met een oppervlakte groter dan honderd vierkante meter zijn verplicht om te beschikken over energielabel C of hoger. Indien dit niet het geval is, mag de ruimte niet gebruikt worden. Het is de verantwoordelijkheid van de verhuurder of eigenaar van het gebouw om ervoor te zorgen dat het aan deze specifieke eisen voldoet.

Wat hoort er in een huurcontract?

Je wilt zorgen voor een schriftelijk huurcontract. Download modelcontracten bij de Raad voor Onroerende Zaken (ROZ). Voeg foto’s van de ruimte toe aan het contract als bewijs van de oorspronkelijke staat. Bij het opstellen van het contract is het raadzaam een bedrijfsmakelaar of jurist in te schakelen om duidelijke afspraken te maken en mogelijke conflicten met de verhuurder te voorkomen. Hiervoor kun je eventueel gebruik maken van onze Associate Partners.

Belangrijke onderwerpen in het huurcontract zijn:

  • Beschrijving en oppervlakte van de ruimte
  • Huurprijs en betaaltermijnen
  • Bestemming van het pand
  • Huurperiode en opzegtermijn
  • Mogelijkheden tot verlenging na afloop van de huurperiode

Daarnaast zijn er afspraken over:

  • Servicekosten
  • Onderhoud
  • Onderverhuur
  • Jaarlijkse huurverhogingen
  • Gemeentelijke belastingen
  • Betaling van nutsvoorzieningen (gas, water, licht)

Huurprijs vergelijken en bestemmingsplan controleren

Bepaal de huurprijs door de tarieven van vergelijkbare ruimtes in de buurt te onderzoeken. Voor het afsluiten van het contract kun je nog over de prijs onderhandelen. Achteraf de huurprijs aanpassen gaat via een procedure. Dus onderhandel van tevoren! Makelaars gebruiken een wettelijke rekenmethode voor het vaststellen van de huurprijs voor commerciële ruimtes en vergelijken deze met andere panden.

Voordat je het huurcontract ondertekent, controleer je het bestemmingsplan bij de gemeente om te verzekeren dat je bedrijfsactiviteiten in het pand zijn toegestaan. Informeer ook naar eventuele ontwikkelings- of herinrichtingsplannen van het gebied. Deze plannen kunnen gevolgen hebben voor je bedrijfsomzet.

Indeplaatsstelling: Het overnemen van een huurcontract

Bij het overnemen van een bedrijf in een middenstandsbedrijfsruimte kun je het huurcontract van de verkoper overnemen, wat bekend staat als ‘indeplaatsstelling‘. Dit bespaart je onderhandelingen over de huurprijs en voorwaarden en voorkomt dat de verhuurder de huurprijs voor jou als nieuwe huurder verhoogt.

Btw over de huurprijs?

Bij het huren van bedrijfsruimte is de huur doorgaans vrijgesteld van omzetbelasting (btw). Hoewel dit voor jou soms een nadeel kan zijn omdat je dan de btw op onderhoudskosten niet kunt terugvragen bij de Belastingdienst. Het is wel mogelijk om af te spreken om toch btw over de huur te betalen. Als je zelf btw-plichtig bent dan vormt dit geen nadeel aangezien je de betaalde btw op de huur kunt terugvorderen.

Voor ondernemers die de Kleineondernemersregeling (KOR) gebruiken, geldt dat zij de btw niet kunnen terugvorderen. In dat geval is overleggen om zonder btw te huren een optie.

De kosten voor het huren van je bedrijfsruimte vormen bedrijfskosten en mogen worden afgetrokken bij je aangifte inkomstenbelasting. Wil je meer advies over het slim omgaan met btw bij het huren van bedrijfsruimte? CijferAdvies staat klaar om je te helpen bij het vinden van de beste aanpak voor jouw specifieke situatie.

Categorieën
news Uncategorized

Privé auto zakelijk gebruiken? Ontdek hoe je de btw slim aftrekt

Privé auto zakelijk gebruiken? Ontdek hoe je de btw slim aftrekt

Wil je de privé auto zakelijk gebruiken? De grens tussen zakelijk en privé vervaagt wanneer je als ondernemer je eigen auto gebruikt voor bedrijfsdoeleinden. Sta je voor raadsels over de btw op brandstofkosten en de aftrekbaarheid van de btw bij zakelijk autogebruik? In dit artikel duiken we dieper in de btw en leggen we je haarfijn uit hoe je de fiscale voordelen optimaal benut wanneer je je privéauto voor zakelijke doeleinden inzet.

De privé auto zakelijk gebruiken

De kosten van autorijden zijn al hoog genoeg. Maar wist je dat je de btw over het zakelijke gebruik van je privéauto kunt terugkrijgen? Hoe werkt dit precies? Kort gezegd, bij het zakelijk inzetten van je privéauto kun je de btw over de zakelijke kilometers terugvorderen. Dit kan op twee manieren:

  1. Door het zakelijke en privégebruik te registreren in je administratie.
  2. Via een BTW-correctie voor privégebruik.

Het draait allemaal om het aantonen van je zakelijke kilometers, waardoor je precies weet hoeveel btw je kunt aftrekken. Laten we beide methoden eens nader bekijken.

Methode 1: Vaststellen van zakelijk en privégebruik via administratie

Het is mogelijk om de verhouding tussen zakelijk en privégebruik van je auto bij te houden. Hoeveel kilometers zijn zakelijk en hoeveel zijn privé gereden? Stel dat je 60% van de tijd de auto privé gebruikt en 40% voor zakelijke doeleinden, dan is 40% (het zakelijke deel) van de btw op de autokosten aftrekbaar. Uiteraard dien je wel te kunnen bewijzen dat je daadwerkelijk dit percentage aan zakelijk gebruik hebt gehaald. Maar hoe pak je dat aan?

Betrouwbare kilometerregistratie

Een nauwkeurige kilometeradministratie is essentieel om het onderscheid tussen zakelijk en privégebruik van je auto vast te stellen. Dit kan met een rittenregistratie-app of handmatige documentatie, zolang het voldoet aan de eisen van de Belastingdienst.

Een andere methode is het bijhouden van reiskosten die je bij klanten in rekening brengt. Zo creëer je een overzicht van je zakelijke kilometers. Door het verschil te berekenen tussen de begin- en eindstand van je kilometerstand en je zakelijke kilometers, bepaal je hoeveel btw van je privéauto zakelijk aftrekbaar is

Alternatieve administratie

De Belastingdienst biedt ruimte om zonder strikte rittenregistratie de verhouding tussen zakelijk en privégebruik aan te tonen. Dit vereist andere bewijsstukken uit je administratie, zoals:

  • Type onderneming
  • Zakelijke doelen van de auto
  • Functie van de auto-gebruiker

Het is cruciaal dat je de Belastingdienst overtuigend inzicht geeft in de verdeling tussen zakelijk en privégebruik.

Een voorbeeld

Stel dat je jaarlijks 20.000 kilometer zakelijk rijdt met je privéauto, op een totaal van 40.000 kilometer. In dat jaar heb je uitgegeven:

  • € 4.500 aan brandstof (met €945 btw)
  • € 1.200 aan onderhoud (met €252 btw)

De btw die je kunt terugvorderen voor zakelijk gebruik van je privéauto bedraagt dan €1.197,50. Belangrijk: indien een deel van je omzet vrijgesteld is van btw, dien je de btw over de zakelijke autokosten naar verhouding aan te passen.

Methode 2: BTW-correctie voor privégebruik

Als je geen gedetailleerde administratie bijhoudt voor het privégebruik van je auto, kun je toch de btw op bijvoorbeeld onderhoud en brandstof terugvorderen. Hoe? In eerste instantie mag je alle btw aftrekken. Aan het einde van het jaar pas je een BTW-correctie toe voor het privégebruik van de auto: 1,5% van de catalogusprijs van de auto, inclusief bpm en btw.

Laten we zeggen dat je een auto aanschaft voor €35.000, inclusief btw en bpm. Je hebt de btw op de aanschaf, onderhoud en het gebruik van de auto al afgetrokken. In dit scenario betaal je (1,5% van %35.000 =) €525 aan btw. Als je de auto echter pas na 1 juli in gebruik neemt, hoef je slechts zes maanden btw te betalen, dus €262,50.

Reiskostenvergoeding aftrekken

Handig om te onthouden: vanaf 2024 kun je voor zakelijke ritten met je privéauto 0,23 cent per kilometer aftrekken. Het is echter belangrijk op te merken dat je dan geen autokosten mag aftrekken van je winst. Wel kun je een deel van de btw terugvorderen, ofwel via de BTW-correctie of op basis van de aantoonbare verhouding tussen privé- en zakelijk gebruik.

Hoe kan jij het beste zakelijk rijden?

Ontdek de beste aanpak voor jouw situatie bij het zakelijk rijden van je auto. CijferAdvies helpt je om de optimale methode te bepalen voor het aftrekken van btw op autokosten, afgestemd op jouw specifieke omstandigheden. De Belastingdienst heeft tools ontwikkeld om de BTW-aftrek te berekenen, maar het begrijpen van de juiste methode kan complex zijn. Wij staan klaar om je te begeleiden en te adviseren, zodat je vol vertrouwen de juiste keuzes kunt maken.

Categorieën
news Uncategorized

Deadline btw-aangifte gemist?

Deadline btw-aangifte gemist?

De belastingdienst teleurstellen is altijd vervelend. Het gaat namelijk vaak gepaard met boetes. Dus heb je de deadline btw-aangifte gemist? Dan ligt een boete op de loer, want als ondernemer moet je per maand, kwartaal of jaar belasting afdragen. Toch hoef je niet altijd een boete te betalen. Laten we eens uitzoeken hoe dat zit.

Maximaal mogelijke boetes

Het overkomt meer ondernemers dan je denkt. Zo waren er volgens de Belastingdienst in het tweede kwartaal van dit jaar zo’n 140.000 ondernemers te laat. Die hebben de deadline btw-aangifte gemist. Nu stuurt de fiscus tegenwoordig een sms’je of e-mail. Er wordt bijvoorbeeld aanbevolen om de aangifte van het derde kwartaal alsnog in te leveren. Lever die uiterlijk voor 7 november 2023 in en betaal direct de verschuldigde btw.

Ben je te laat met je aangifte, dan kost dat €68. Maar dat staat volgens de fiscus los van de betaling. Dus ben je te laat met je aangifte én betaal je ook de BTW niet? Dan volgt er ook nog eens een boete voor betaalverzuim. En dat kan dus oplopen tot €5.514.

Niet direct een ramp, maar wel opletten

Gelukkig is er een manier om deze boete te voorkomen. Er geldt namelijk een coulancetermijn van 7 dagen na de uiterste inleverdatum. Als de aangifte binnen die termijn binnenkomt, volgt er geen boete. Daarom roept de Belastingdienst in het bericht ondernemers op om uiterlijk 7 november de aangifte in te dienen. Niet toevallig dus 7 dagen na de deadline van 31 oktober 2023.

Het is niet meteen een ramp als een ondernemer een paar dagen te laat is. Toch is het belangrijk om op te letten, want verzuimboetes stapelen zich op als de ondernemer vaker deadlines mist. Een uitzondering hierop is de zogeheten suppletieaangifte voor de BTW. Als een ondernemer ontdekt dat er te weinig (of te veel) BTW is afgedragen, moet hij tijdig zo’n suppletieaangifte indienen. Als de Belastingdienst later vaststelt dat de ondernemer dit ten onrechte niet heeft gedaan, volgt er hoe dan ook een boete.

Kiezen voor de kleineondernemersregeling (KOR)

Om boetes te vermijden, is het natuurlijk het beste om tijdig aangifte te doen en de verschuldigde BTW voor de deadline af te dragen (dat kan tegenwoordig eenvoudig via iDeal). Voor ondernemers met een relatief beperkte BTW omzet is er ook de optie van de Kleineondernemersregeling (KOR). Ondernemers die in een jaar onder de €20.000 omzet blijven, komen mogelijk in aanmerking voor deze regeling. Deelnemers aan de KOR hoeven geen uitgebreide BTW-administratie bij te houden en ook geen BTW-aangifte in te dienen. Echter, de KOR-deelnemer mag ook geen BTW in aftrek brengen.

Het is een keuze die voor drie jaar geldt, dus ondernemers die op termijn een aanzienlijke investering verwachten inclusief BTW aftrek moeten wellicht twee keer nadenken over deelname. Ondernemers die de KOR met ingang van 2024 willen toepassen, moeten zich uiterlijk 2 december 2023 melden bij de Belastingdienst.

Wil je meer advies over financiële strategieën en administratieve optimalisatie? CijferAdvies staat klaar om je te begeleiden. Neem contact op voor een gratis gesprek en ontdek hoe wij je onderneming kunnen ondersteunen.

Categorieën
news Uncategorized

Kleine ondernemer mist professioneel klankbord

Kleine ondernemer mist klankbord header

Leeuwarden, 3 november 2023 – CijferAdvies opent een gratis spreekuur voor de kleine ondernemer in Leeuwarden en omgeving. Zo hopen zij een bijdrage te leveren aan gezond ondernemerschap in tijden van economische uitdagingen. Juist als het minder gaat met de ondernemer verandert de rol van boekhouder naar financiële huisarts.

De kleine ondernemer, zoals zzp’ers en mkb-ondernemers, mist vaak een professioneel klankbord om inzicht te krijgen in hoe ze hun bedrijfsvoering kunnen verbeteren. Ze zijn vaak gefocust op directe inkomsten en besteden minder aandacht aan hun financiële huishouding. Toch is dit aspect van het ondernemerschap essentieel. Vooral gezien de veranderende wetgeving met betrekking tot zaken als pensioenvoorzieningen voor zelfstandigen en arbeidsongeschiktheidsverzekeringen. Daarnaast spelen persoonlijke factoren zoals toeslagen, woningtekorten en familieomstandigheden een rol in het leven van ondernemers, waarbij een klankbord zeer wenselijk is.

CijferAdvies heeft zich ontwikkeld als een financiële huisarts voor ondernemers. Hoewel financiële kwesties vaak aan bod komen in de administratie, zijn er tal van andere onderwerpen die onbesproken blijven. Uit gesprekken met ondernemers is gebleken dat traditionele accountants zich vaak te veel richten op cijfers en te weinig op persoonlijk ondernemersadvies. Met de groei van het aantal kleine zelfstandigen, naar c.a. 1,3 miljoen zzp’ers, is er vooral behoefte aan een plek waar ze een luisterend oor en professioneel advies vinden.

CijferAdvies vestigt zich vanaf 1 november in Leeuwarden om ondernemers te ondersteunen bij hun administratie en ondernemersvraagstukken. Ondernemers kunnen zich aanmelden voor een eerste gratis advies door een e-mail te sturen naar i.bejjati@cijferadvies.nl. Het spreekuur wordt gehouden in het kantoorpand op Sophialaan 1A in Leeuwarden, van maandag tot en met vrijdag tussen 19.00 en 21.00 uur op afspraak.

Kleine ondernemer mist klankbord
Imad el Bejjati en Mia Koppens - eigenaren CijferAdvies Leeuwarden